Ein intuitives System für viele verschiedene Nutzer
Die DBU hatte ein klares Ziel vor Augen: ein Spesenmanagementsystem, das intuitiv zu bedienen und auf die verschiedenen Nutzergruppen innerhalb der Organisation zugeschnitten ist.
„Die DBU ist eine komplexe Organisation, in der immer wieder die Frage auftaucht: Sollen wir ein Standardsystem kaufen oder ein eigenes entwickeln? Acubiz passte perfekt zu uns. Wir stießen auf große Bereitschaft, die Konfiguration anzupassen, sodass Mitarbeiter auf eine bestimmte Art und Weise auf das System zugreifen, Sitzungsteilnehmer auf eine andere und Spieler auf eine dritte“, erklärt Heidi Lüthje, IT-Leiterin.
„Wir haben die bereits vorhandene Logik des Anbieters genutzt. Die Kategorien, zum Beispiel ‚Spieler‘ – ‚Mannschaft‘ – ‚Spiel‘, und dann eine Auswahl von beispielsweise 10 Zielzahlen. Das macht die Navigation einfach und intuitiv.“
Buchhaltungsassistent, DBU
Schrittweise Einführung innerhalb der Organisation
Um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten, wurden die Nutzer in drei Gruppen unterteilt: Mitarbeiter – darunter Trainer, Schiedsrichter und ehrenamtliche Helfer –, Tagungsteilnehmer sowie Fußballfunktionäre und Spieler.
„Für jede Gruppe haben wir geprüft, ob es sinnvoll ist, sie als Benutzer anzulegen. Schiedsrichter sind beispielsweise nicht als Benutzer angelegt. Zumindest noch nicht. Wenn es jedoch für manche Schiedsrichter in bestimmten Situationen von Vorteil ist, werden wir sie als Benutzer anlegen“, erklärt Bettina Holm Tange Jensen.
„Andererseits gibt es Situationen, in denen Nutzer zum ersten und einzigen Mal Ausgaben in Höhe von 14 DKK haben. In diesem Fall fotografiert der Nutzer den Beleg, und anschließend erhält er von einem anderen regelmäßigen App-Nutzer eine MobilePay-Überweisung. Es liegt dann an dieser Person, den Beleg in Acubiz One hochzuladen und sich das Geld erstatten zu lassen“, erklärt Bo Grøn-Iversen, ehemaliger Finanzvorstand bei der DBU.
Benutzer mit unterschiedlichen Ausgangspunkten
Den drei Kollegen ist bewusst, dass die Nutzer unterschiedliche Hintergründe haben und über unterschiedliche technische Kenntnisse verfügen. Einige sind sehr jung und technisch versiert, während andere vielleicht noch nicht viel Erfahrung mit der Verwaltung von Ausgaben haben – und es gibt sogar welche, die kein Smartphone besitzen.
„Unsere Nutzer sind unterschiedlich. Manche brechen schon beim Drücken einer Taste in kalten Schweiß aus, während andere es einfach tun. Aber sie werden es lieben lernen. Wenn ich neuen Mitarbeitern die Lösung vorstelle, sagen sie alle: ‚Wow, das ist clever‘“, erklärt Bo Grøn-Iversen.
Im Rahmen der Einführungsphase wurden Benutzerhandbücher für die verschiedenen Nutzergruppen erstellt. Außerdem stand die Finanzabteilung zwei bis drei Wochen lang zwischen 11 und 12 Uhr für Fragen zur Verfügung.
„Teamleiter und Ausschusssekretäre erhielten eine gesonderte Einführung, da sie als Sprecher der Endnutzer fungieren. Wenn man sie überzeugt, überzeugt man auch die übrigen Nutzer“, sagt Bettina Holm Tange Jensen.
Überblick und deutlich bessere Nutzung der Ressourcen
Die Einführung des Spesenmanagementsystems von Acubiz hat den Arbeitsalltag bei der DBU grundlegend verändert. Früher nahmen die Ordner pro Geschäftsjahr zwei Regale ein – jetzt ist es weniger als die Hälfte davon. Diese Umstellung ist nur einer von vielen Vorteilen, die den gesamten Arbeitsprozess verändert haben.
„Man vergisst schnell, wie schwierig es früher einmal war. Die Vorteile sind zahlreich: Wir haben keine Registrierkassen mehr, alle Nutzer haben einen vollständigen Überblick über ihre Ausgaben, und alle Daten werden jede Nacht mit Informationen aus dem Finanzsystem aktualisiert. Außerdem gibt es nur noch sehr wenige Ablehnungen und Rückfragen“, erklärt Bettina Holm Tange Jensen und fügt hinzu:
„Vor der Einführung von Acubiz verbrachten wir den größten Teil des Tages damit, spesenbezogene Daten in das Finanzsystem einzugeben. Heute benötigen wir täglich etwa eine Stunde für die Kostenkontrolle. Das wird sich wahrscheinlich auf ein oder zwei Tage im Monat reduzieren. Und wenn die Wirtschaftsprüfer kommen, drücken wir einfach auf ‚Drucken‘, anstatt die Informationen in Ordnern suchen zu müssen.“
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