Das neue Acubiz

Ein Kauf dauert Sekunden. Warum sollte der Rest länger dauern?

Das neue Acubiz übernimmt mehr von dem, was nach dem Kauf passiert, automatisch: Beleg, Kontierung, Kontrolle und Freigabe. Es befindet sich derzeit in der Beta-Phase, und Sie können zu den Ersten gehören, die es sehen.

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Geprüft anhand Ihrer Unternehmensrichtlinien

The Acubiz dashboard with to-do list, pending expenses and recent activity

Was gibt es Neues bei Acubiz?

Die Veränderung ist keine längere Liste von Funktionen. Es ist, wie viel von der Arbeit erledigt wird ohne dass jemand sie erledigt.

Arbeit, die sich von selbst erledigt

Weniger manuelle Schritte für den Mitarbeiter, den Genehmiger und die Finanzabteilung.

Konversationeller KI-Assistent

Hilft Mitarbeitern, gleich beim ersten Mal korrekt einzureichen, unterstützt den Genehmiger und beantwortet Fragen zu Ihrer Richtlinie.

Automatische Kontierung

KI verknüpft die Ausgabe mit Konto, Kostenstelle und Dimensionen und lernt aus Ihren eigenen Mustern.

Intelligente Genehmigungsabläufe

Leitet an den richtigen Genehmiger weiter, markiert Abweichungen und genehmigt automatisch, was innerhalb der Richtlinie liegt.

Echtzeit-Analysen

Kontinuierliche Einblicke und automatische Warnmeldungen, damit Budgetabweichungen frühzeitig erkannt werden.

Kontrolle, die Schritt hält

Entwickelt für europäische Anforderungen: DSGVO, EU-Mehrwertsteuer und CSRD-Berichterstattung.

Unveränderlicher Audit-Trail

Zeitgestempelte Protokolle für jede Transaktion, Zugriffs- und Änderungsprotokolle sowie schreibgeschützter Zugang für Ihren Prüfer.

DSGVO-native Datenarchitektur

Daten in EU-Infrastruktur, integrierte Löschworkflows und rollenbasierter Zugriff mit vollständiger Protokollierung.

Mehrwertsteuer- und Steuerregeln je Land

Automatische Mehrwertsteuerkontierung, Validierung gegen nationale Vorschriften und prüfungsfertige Dokumentation.

CO₂ und Nachhaltigkeit

Automatische CO₂-Kennzeichnung je Ausgabe und Reiseart, bereit für Scope-3-Berichterstattung.

Integrationen

Vorgefertigte Verbindungen und eine offene API, damit der Ablauf bis zur Buchhaltung zusammenhält.

ERP-Systeme

Verbindungen zu Visma.NET, e-conomic, SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle und den anderen Visma-ERPs.

Lohnabrechnung und HR

Dataløn und Intega, zusätzlich automatische Bereitstellung und Deaktivierung von Benutzern über Entra ID.

Firmenkarten

Transaktionen werden automatisch importiert, inklusive virtueller Karten, und ohne manuellen Abgleich verbucht.

Offene REST-API und Webhooks

Dokumentierte API und ereignisgesteuerte Webhooks für Ihre eigenen Systeme und BI-Tools.

In der App

Durch den Ablauf wischen: Übersicht, Beleg, Kontierung und Firmenfahrt.

Everything in one place — **Alles an einem Ort**Was zur Auszahlung ansteht, was noch Entwurf ist und was auf jemand anderen wartet.

Photograph the receipt — **Fotografieren Sie den Beleg**Die App erkennt die Kanten. Sie müssen nichts zuschneiden oder anpassen.

Read, not typed — **Gelesen, nicht getippt**Betrag, Währung, Land und Datum werden direkt vom Beleg übernommen.

Every line accounted for — **Jede Position verbucht**Die Artikel auf dem Beleg werden einzeln aufgeführt, mit aufgeteilter Mehrwertsteuer.

Mileage without the odometer — **Firmenfahrt ohne Kilometerzähler**Wählen Sie die Route. Die Entfernung und die bereits gefahrene Strecke werden berechnet.

Out and back — **Hin- und Rückfahrt**Rückfahrt mit einem Klick, die Entfernung wird automatisch übernommen.

Wie kann Ihr Unternehmen dies nutzen?

Derselbe Ablauf löst vier verschiedene Probleme gleichzeitig. Hier sehen Sie, was sich für jeden von ihnen ändert.

Mitarbeiter

Erledigt in dem Moment, in dem Sie zahlen

Kartenausgaben erscheinen von selbst
Fotografieren Sie den Beleg für alles andere
Es sagt Ihnen sofort, wenn etwas fehlt

Genehmiger

Nur das, was wirklich Ihre Beurteilung erfordert

Es genehmigt routinemäßige Ausgaben, die innerhalb der Richtlinie liegen
Es markiert, was falsch aussieht, und erklärt warum
Genehmigen Sie den Rest in Sekunden von Ihrem Telefon aus

Management

Ausgaben im Blick behalten, solange Sie noch handeln können

Ausgaben in dem Moment, in dem sie entstehen, nicht erst zum Monatsende
Eine Benachrichtigung, wenn ein Budget zu überschreiten droht
CO₂ pro Abteilung und Reiseart

Finanzen

Kümmern Sie sich um die Ausnahmen, nicht um jeden einzelnen Beleg

Es schlägt die Kontierung vor und lernt aus Ihren eigenen Daten
Es wendet im laufenden Prozess die Mehrwertsteuer und länderspezifische Regeln an
Ein prüfungssicherer Nachweis für jede Transaktion

Fragen zum neuen Acubiz

Das System schlägt vor, Sie entscheiden. Kontierung und Weiterleitung sind Vorschläge, die eine Person ändern kann, und alles, was außerhalb der Richtlinie liegt, wird markiert, statt verarbeitet zu werden. Jeder Schritt wird protokolliert, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, was das System und was eine Person getan hat.

Sie legen die Regeln fest. Richtlinien werden pro Abteilung oder Region definiert, Verstöße werden in Echtzeit erkannt und können blockiert werden, und Sie entscheiden, was automatisch genehmigt werden darf. Finance kümmert sich um die Ausnahmen statt um jede einzelne Transaktion.

USt-Codes werden länderspezifisch zugewiesen und in Echtzeit anhand nationaler Vorschriften validiert, und das Dokumentationspaket wird prüfungsbereit erstellt.

Ein Kauf dauert Sekunden. Warum sollte der Rest länger dauern?