Manuaaliseen työhön perustuvasta raskaasta hallinnollisesta taakasta…
Hidas ja joustamaton kulujen hallintaprosessi, joka vei sekä aikaa että resursseja, oli haaste, johon Alm. Brand joutui vastaamaan vuonna 2014.
Aikaisempi manuaalinen toimintatapa, jossa työntekijöiden piti täyttää lomakkeita, liittää kuitteja ja odottaa korvausta Alm. Brandin toimiston kassalta, toi mukanaan tarpeen muutokseen.
Tämä vanhentunut kulujen käsittelytapa oli suuri hallinnollinen rasite talousosastolle ja pakotti työntekijät keräämään kulutositteensa kasaan.
Tämä johti entistä suurempaan manuaalisen syöttötyön taakkaan, sillä kuluja voitiin seurata vasta silloin, kun työntekijöille maksettiin korvaukset – mikä aiheutti viivästyksiä hyväksymisprosessissa.
Acubizin käyttöönotto merkitsi kuitenkin käännekohtaa Alm. Brandille.
”Acubiz on yksi järjestelmistä, joiden käyttöönotto on sujunut helpoimmin – ja se on myös järjestelmä, josta koko organisaatiolle on koitunut suurin hyöty. Tämä johtuu siitä, että kaikki käyttävät Acubizia. Se on yksi harvoista järjestelmistämme, jonka käyttäjinä ovat kaikki työntekijät. Se on ollut valtava menestys. Kollegat ovat tyytyväisiä Acubiziin.”
Hallinto- ja palveluosaston johtaja, Alm. Brand
… digitaaliseen tehokkuuteen ja jopa kolmen päivän ajansäästöön
Acubizin käyttöönotto on mullistanut kulujen käsittelyn Alm. Brandilla. Nyt työntekijät voivat hoitaa kulunsa digitaalisesti ja liikkeellä ollessaan, jolloin he välttyvät kassajonoissa seisomiselta.
He kokevat, etteivät juurikaan kuluta rahaa yrityksen puolesta, koska kulujen kirjaaminen, hyväksyminen ja korvauksen saaminen on muuttunut niin vaivattomaksi.
Digitaalinen muutos ei ole ainoastaan keventänyt työntekijöiden työmäärää, vaan se on myös vapauttanut arvokasta aikaa ja resursseja talousosastolle.
He arvioivatkin, että talousosasto säästää kuukaudessa kahdesta kolmeen päivää.
Myös Alm. Brandin johto on erittäin tyytyväinen Acubiz-palveluun, sillä nyt he voivat hyväksyä työntekijöidensä kulut digitaalisesti ja missä tahansa. Aiemmin jokaisen kulun allekirjoittaminen käsin oli aikaa vievää, ja se jäi usein sivuun ajanpuutteen vuoksi.
Acubizin myötä kaikki on muuttunut.
Hyväksymisprosessi on nyt nopea, selkeä ja digitaalinen. Tämä tuo johtajille huomattavaa ajansäästöä. Samalla se on parantanut hyväksymisprosessin hallintaa ja helpottanut kulujen korvaamista työntekijöille.
Lue lisää Alm. Brandista heidän verkkosivusto.
