KAB:n kulujen käsittely oli ennen aikaa vievä ja turhauttava prosessi, joka oli ikävien tehtävien listan kärjessä. Se oli manuaalista, hankalaa ja hidasta.
Nykyään kaikki kulut käsitellään digitaalisesti Acubiz-sovelluksen avulla. Työntekijöiden mukaan se on käyttäjäystävällinen, helppo ja nopea.
Uusi digitaalinen lähestymistapa on antanut talousosastolle paremman valvonnan ja rakenteen. Budjettiseuranta on helpottunut, ja yleinen taloushallinto on parantunut sen ansiosta.
KAB
KAB:n juuret ulottuvat vuoteen 1920, jolloin se perustettiin Kööpenhaminassa, ja sen visiona oli luoda yhteiskunnalle hyvät asumisolosuhteet.
Kiinteistöjen hallinta
Acubiz Advanced
Ennen Acubizin käyttöönottoa KAB:n kulujen käsittelyprosessi oli manuaalinen ja hidas. Koska toimistossa oli kassakone ja aukioloaikoja oli rajoitetusti, se oli hankalaa työntekijöiden päivittäisten rutiinien kannalta.
Heidän oli jonotettava, täytettävä lomakkeita ja saatava johtajiensa allekirjoitukset, mikä koettiin usein taakaksi.
Työnkulku ei ollut työntekijöiden suosiossa. Louise Østvand, KAB:n tiimipäällikkö, ilmaisee turhautumisensa:
"Se oli hyvin manuaalinen prosessi, jossa itse yritin usein välttää kuluja, koska se oli yksinkertaisesti liian hankalaa."
Mutta Acubizin kanssa se on käännetty ylösalaisin. Prosessi on nyt nopea ja käyttäjäystävällinen, eikä kulujen tai kilometrikorvausten korvaaminen ole enää demotivoivaa ja tylsää.
"Kun ostan aamiaista työntekijöilleni, otan vain kuvan kuitista, ja 10 sekuntia myöhemmin olen rekisteröinyt kaikki tiedot."
Louise Østvand
Tiimipäällikkö, KAB
Acubizin edut? Kyllä, ne ovat olleet KAB:lle kiistattomia. Ajan näkökulmasta katsottuna he ovat vapauttaneet noin kolmanneksen työajasta, joka aiemmin kului kulujen hallintaan.
"Talousosaston kirjanpito on helpottunut, sitä on helpompi ylläpitää, se tarjoaa paremman yleiskuvan ja selkeämmän rakenteen - ja viimeisenä muttei vähäisimpänä, se on helpottanut budjettiseurantaa ja yleistä taloushallintoa".Voin myös mainita, että työntekijämme ovat nyt tyytyväisempiä", kertoo Sebastian Schrøder, KAB:n Controller .
Ensisijaisena tavoitteena oli helpottaa sekä sisäisten että hajautettujen työntekijöiden ja hallituksen jäsenten arkea tarjoamalla käyttäjäystävällinen ratkaisu kulujen käsittelyyn.
Tämä tavoite on saavutettu onnistuneesti.
Acubiz on luonut tehokkaamman ja tyydyttävämmän työympäristön, jossa työntekijät voivat keskittyä ensisijaisiin tehtäviinsä ilman hallinnollisia ongelmia.
Lue lisää KAB:stä sen verkkosivuilta.
Kulujenhallintaprosessi oli aiemmin KAB:n tylsien tehtävien listan kärjessä. Se oli manuaalinen, hankala ja hidas. Nykyään kaikki kulut hoidetaan digitaalisesti Acubiz Onen kautta. Työntekijöiden mukaan se on sekä käyttäjäystävällinen, helppo että nopea.
Rahoitusosasto on saanut paremman yleiskuvan ja rakenteen. Lisäksi talousarvion seurannasta on tullut helpompaa, ja yleinen taloushallinto on vahvistunut.
Ennen Acubizin käyttöönottoa kulujenhallinnan työnkulku oli manuaalinen, hidas ja hankala. KAB:lla oli toimistossaan kassakone, jonka aukioloaika oli harva, ja siihen liittyvä käteiskorttipääte. Työntekijöiden oli asetuttava jonoon kulujensa ja esimiehen allekirjoittaman lomakkeen kanssa. Tämä työnkulku ei ollut työntekijöiden suosiossa:
"Se oli hyvin manuaalinen prosessi, jossa yritin itse usein välttää kuluja, koska se oli yksinkertaisesti liian hankalaa", kertoo KAB:n tiimipäällikkö Louise Østvand.
Acubiz on tehnyt prosessista nopean ja käyttäjäystävällisen, eikä kulujen tai kilometrikorvausten korvaaminen ole enää demotivoivaa ja tylsää.
KAB:n on ollut helppo havaita hyödyt. Ajan näkökulmasta katsottuna he ovat vapauttaneet noin kolmanneksen kulujen hallintaan käytetystä työajasta.
"Talousosaston on ollut helpompi pitää kirjanpitoa, sitä on ollut helpompi ylläpitää, se tarjoaa paremman yleiskuvan, se tarjoaa paremman rakenteen ja se on helpottanut talousarvion seurantaa ja yleistä taloushallintoa".Voin myös mainita, että työntekijämme ovat nyt tyytyväisempiä", kertoo Sebastian Schrøder, KAB:n Controller .
Tärkein parametri oli helpottaa sisäisten työntekijöiden, hajautettujen työntekijöiden ja asukkaiden valitsemien hallituksen jäsenten arkea käyttäjäystävällisellä kulujenhallintaratkaisulla. Ja tämä on saavutettu.