Ei-toivotusta tehtävästä nopeaan ja helppoon toteutukseen
Ennen Acubizin käyttöönottoa KAB:n kulujen käsittelyprosessi oli manuaalinen ja hidas. Toimistossa oli kassakone, ja aukioloajat olivat rajoitetut, mikä vaikeutti työntekijöiden päivittäisiä rutiineja.
Heidän piti jonottaa, täyttää lomakkeita ja saada niihin johtajiensa allekirjoitukset, mitä pidettiin usein rasitteena.
Työnkulku ei ollut työntekijöiden suosiossa. KAB:n tiimipäällikkö Louise Østvand ilmaisee turhautumistaan:
”Se oli hyvin manuaalinen prosessi, jossa yritin itse usein välttää kuluja, koska se oli yksinkertaisesti liian työlästä.”
Acubizin ansiosta tilanne on kuitenkin kääntynyt päälaelleen. Prosessi on nyt nopea ja käyttäjäystävällinen, eikä kulujen tai ajokilometrien korvaaminen ole enää motivaatiota heikentävää ja tylsää.
”Kun ostan aamiaista työntekijöilleni, otan vain kuvan kuitista, ja 10 sekuntia myöhemmin kaikki tiedot on kirjattu järjestelmään”
Joukkueenjohtaja, KAB
Yleiskatsaus, rakenne ja tyytyväiset työntekijät
Mitkä ovat Acubizin edut? Kyllä, ne ovat olleet KAB:lle kiistattomia. Ajan kannalta ne ovat vapauttaneet noin kolmanneksen siitä työajasta, joka aiemmin kului kulujen hallintaan.
”Kirjanpito on helpottunut talousosastolle, järjestelmän ylläpito on helpottunut, se tarjoaa paremman yleiskuvan ja selkeämmän rakenteen – ja viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, budjetin seuranta ja yleinen taloushallinto ovat helpottuneet. Voin myös mainita, että työntekijämme ovat nyt tyytyväisempiä”, kertoo Sebastian Schrøder, KAB:n talousjohtaja ( Controller ).
Ensisijaisena tavoitteena oli helpottaa sekä pääkonttorin että hajautettujen toimipisteiden työntekijöiden sekä asukkaiden valitsemien hallituksen jäsenten arkea tarjoamalla käyttäjäystävällinen ratkaisu kulujen käsittelyyn.
Ja tämä tavoite on saavutettu menestyksekkäästi.
Acubiz on luonut entistä tehokkaamman ja tyydyttävämmän työympäristön, jossa työntekijät voivat keskittyä ydintehtäviinsä ilman, että hallinnolliset rasitteet haittaavat heidän työtään.
Lue lisää KAB:sta heidän verkkosivusto.
