Etsi
Sulje tämä hakukenttä.

Asiakastarina

Louis Poulsen

Rahoitusosastolle ei tule enää ikäviä yllätyksiä. Nyt on täydellinen valvonta ja jatkuva yleiskatsaus, ja työntekijät voivat saada korvausvaatimuksensa nopeammin.

"Koska matkustan usein ja päiväni alkavat aamukuudelta ja päättyvät keskiyöhön, minulla on vähän aikaa kuluraportteihin. Vuosia sitten olin yksi niistä työntekijöistä, jotka kehottivat johtoa löytämään helpomman tavan tehdä se. Sen vuoksi olin hyvin tyytyväinen, kun otimme käyttöön Acubiz EMS:n. Se on todella kätevä työkalu, joka säästää puolet siitä ajasta, jonka käytin ennen matkakuluihini. Tämä tarkoittaa, että voin nyt keskittyä siihen, mitä minun on tarkoitus tehdä. Mikä hyödyttää minua ja yritystä."

Sune Kristensen

Kansainvälisen liiketoiminnan kehittäjä, Louis Poulsen

Matkakuluja voidaan valvoa paremmin

Louis Poulsenin valmistavassa tehtaassa Vejenissä (Jyllannissa, Tanskassa) työmatkoihin liittyvät kulut eivät enää ole yllätys. Kulujenhallintaprosessien automatisoinnin myötä talousosasto tietää tarkalleen, mitä on odotettavissa. Ja työntekijät hyötyvät nopeammista korvauksista.

"Aiemmin meillä ei ollut juurikaan tietoa korvausten määrästä.Se heikensi yleiskuvaamme taloudesta ja aiheutti meille ikäviä yllätyksiä, kun työntekijä toimitti matkakuitteja kuukausia taaksepäin, ja kulut kasvoivat huomattavasti. Mutta nyt Acubiz Expense Mangement Service -palvelun avulla pystymme seuraamaan kuluja kuukausittain. Tämä hyöty on valtava ja valtava etu monella tasolla", sanoo Gitte Rasmussen, Louis Poulsenin talousosaston controller.

Kädessä pidettävistä automaattisiin

Kulujen hallinnan automatisointi kattaa tällä hetkellä osia yrityksestä. Toistaiseksi osa ulkomaisista tytäryhtiöistä käyttää vielä vanhaa "käsikäyttöistä" järjestelmää, mikä tuo Gitte Rasmussenille hyvin näkyviin hyvät ja huonot puolet.

"Niissätytäryhtiöissä, joissa ei ole vielä otettu käyttöön Acubiz EMS:ää ja joissa käytetään edelleen taulukkolaskentaa ja paperikuitteja, on selvää, että niillä ei ole samanlaista taloudellista yleiskuvaa", hän sanoo.

Ja nämä toimipaikat käyttävät paljon enemmän aikaa kulujen hallintaan. Sekä asiakirjojen keräämiseen työntekijöiltä, erien täsmäyttämiseen, kulujen kirjaamiseen, korvausten maksamiseen työntekijöille ja - viimeisenä mutta ei vähäisimpänä - työntekijöiden muistuttamiseen kuluraporttien toimittamisesta.

Edut kaikille

Gitte Rasmussen ja hänen kollegansa kokevat valtavia ajansäästöjä. Säästöt olivat alkuperäinen syy siihen, että Louis Poulsen päätti 15 vuotta sitten hankkia Acubizin kulujenhallintaohjelmiston ja ottaa järjestelmän käyttöön kaikissa tytäryhtiöissä. Ja aikasäästöt koskevat myös työntekijöitä.

"En ole koskaan kuullut kenenkään nauttivan kuluraportin tekemisestä. Päinvastoin, kaikki pitävät sitä rasittavana, liian hankalana ja epätarkkana. Mutta Acubiz on luonut varsin intuitiivisen käyttöliittymän. Kaikki työntekijöiden luottokorttikulut tuodaan suoraan järjestelmään heti tapahtuman jälkeen. Lisäksi kulujen valikoima on valmiiksi määritelty, joten sinun ei tarvitse ilmoittaa, mihin rahat on käytetty. Ainoastaan silloin, kun työntekijä syö ulkona, hänen on ilmoitettava kululaji; tämä on yleisesti suosittu yksinkertaistus", Gitte Rasmussen sanoo.

Kuitenkin käy niin, että jotkut työntekijät eivät saa kuluraporttejaan valmiiksi ajoissa. Tässä tilanteessa sisäänrakennettu, automaattinen muistutusmenettely on kätevä.

Vankka täytäntöönpano

Aluksi Louis Poulsen otti käyttöön Acubiz EMS -järjestelmän 130 usein matkustavan johtajan ja työntekijän käyttöön, joilla on yritystoiminnan eurokortti. Se otettiin ensin käyttöön Tanskassa, sitten Ruotsissa, Norjassa ja Saksassa, ja myöhemmin vuorossa ovat muut tytäryhtiöt.

"Ensinnäkin huolehdimme siitä, että kaikilla on eurokortti. Toiseksi panostamme siihen, että työntekijät koulutetaan ennen kuin he alkavat käyttää järjestelmää. Tietotekniikka ei ole kaikille työntekijöille yhtä helppoa, ja meidän on oltava valmiita support niille, joille se on vaikeaa", Gitte Rasmussen sanoo.

Acubizin ja Louis Poulsenin välinen yhteistyö on Gitte Rasmussenin mielestä moitteetonta, ja hän on tyytyväinen siihen, että Acubiz ei epäröi auttaa ongelman ilmetessä - riippumatta siitä, kuka on vastuussa.

Louis Poulsenista

Louis Poulsen on kansainvälinen valaisinvalmistaja ja osa Polaris Private Equity -yhtiötä. Louis Poulsen palvelee ammatti- ja yksityisvalaistusmarkkinoita sekä tuottaa ja kehittää valaistusratkaisuja sisä- ja ulkokäyttöön. Tunnetaan legendaarisen PH-lampun valmistajana. Perustettiin vuonna 2007. Tuotanto Vejenissä, Tanskassa ja pääkonttori Kööpenhaminassa.

Lisää asiakastarinoita