Etsiikö yrityksesi uutta SaaS-ratkaisu ratkaisemaan joitakin liiketoimintanne tarpeita? Siinä tapauksessa haluaisin tarjota muutamia näkökulmia siitä, mitä teidän tulisi ottaa huomioon ja pohtia ennen päätöksenne tekemistä. Koska väärän valinnan tekeminen SaaS Tällainen toimittaja ei todellakaan ole suositeltava, ja saatat joutua kärsimään taloudellisia menetyksiä pitkällä aikavälillä. Siksi sinun kannattaa tehdä perusteellinen taustatyö, tutustua markkinoihin huolellisesti ja arvioida potentiaalisia toimittajia alla olevien seikkojen perusteella.
TL;DRVäärän SaaS-toimittajan valinta voi tulla kalliiksi ja olla vaikea perua, joten Acubiz on tiivistänyt yli kahden vuosikymmenen kokemuksen ja tuhansien käyttöönottojen tulokset kymmeneen käytännönläheiseen kriteeriin ohjelmistotoimittajien arvioimiseksi. Luettelo kattaa strategian, tarpeiden määrittelyn, integraatiovaatimukset, tietoturvan, sopimusehdot sekä käyttöönoton käytännön näkökohdat ja support.
Tässä on 10 vinkkiäni, joiden merkityksen olemme Acubizissa oppineet ymmärtämään ja jotka on tärkeää ottaa huomioon ennen uuden SaaS-palveluntarjoajan valitsemista. Ja kaikella vaatimattomuudella sanottuna, tietomme ja kokemuksemme ovat varsin laajat, sillä olemme toteuttaneet tuhansia käyttöönottoja yli kahden vuosikymmenen aikana.
Aloita selvittämällä, haluatko noudattaa Best-of-Breed- vai Best-of-Suite-strategiaa. Toisin sanoen, haluatko hankkia ohjelmistoja ja sovelluksia lähtökohtana se, että käytettävissäsi on parhaat mahdolliset työkalut tiettyjen tehtävien ratkaisemiseksi (Best-of-Breed). Vai pitäisikö hankinta perustua siihen, että haluat keskittää suurimman osan yhteistyöstäsi yhden toimittajan kanssa (Best-of-Suite). Sveitsiläinen linkkuveitsi (Best-of-Suite) voi olla hyvä ratkaisu, jos sen eri osat ovat laadukkaita, mutta samalla saatat joutua tyytymään keskinkertaisiin saksisiin, veitsiin, sahoihin jne. Olen aiemmin kirjoittanut blogikirjoituksen, jossa käsitellään paljon syvällisemmin näiden kahden strategian etuja ja haittoja; ”Best-of-Breed” vai ”Best-of-Suite”.
On ehdottoman tärkeää, että määrität, mitä tarpeita ratkaisun tulisi sinulle täyttää. Onko sinulle tärkeää, että se on käyttäjäystävällinen, että se säästää aikaa vai että se integroituu helposti muihin järjestelmiisi? Tee luettelo tarpeistasi ja päätä, mitkä ominaisuudet ovat sinulle tärkeimpiä. Oman kokemuksemme perusteella sekä alkuvaiheen keskustelut että itse käyttöönottoprosessi sujuvat paljon helpommin ja nopeammin, jos olet etukäteen miettinyt, mitä prosesseja on muutettava. Ja mitä yksityiskohtaisemmin, sitä parempi.
Tämä on ehdottomasti yksi tärkeimmistä neuvoista. Sinun on pidettävä mielessä, että sinä ja palveluntarjoajasi jaatte vastuun tietoturvasta, kun kyse on SaaS-ratkaisuista. Siitä voi tulla kallis asia, jos palveluntarjoajan tietoturvastandardit eivät ole riittävällä tasolla. Voit helposti pyytää dokumentaatiota siitä, miten palveluntarjoaja aikoo käsitellä arkaluonteisia tietojasi. Toisin sanoen, tarkista, käsitteleekö palveluntarjoaja tietojasi turvallisesti ja asianmukaisesti nykyisten standardien sekä yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Voit selvittää, ovatko palveluntarjoajan tietoturvastandardit korkeatasoiset, tarkastamalla sen sertifikaatit. Onko sillä esimerkiksi ISAE 3402 Tyypin II sertifiointi – kansainvälisesti tunnustettu standardi, joka todistaa ja takaa, että palveluntarjoajat hallitsevat omat valvontamenettelynsä, toimintansa ja yleiset liiketoimintakäytäntönsä.
Pitkän kokemuksen omaavalla toimittajalla on luonnollisesti myös runsaasti kokemusta, johon se voi tukeutua toteuttaessaan ratkaisua yrityksellesi. Sen ratkaisu heijastaa usein käyttäjien tarpeiden ymmärtämistä, joka on syntynyt vuosien asiakasyhteistyön ja siitä johtuvien mukautusten kautta. Tämä ei tarkoita, että vasta perustettu SaaS-toimittaja ei sopisi sinulle, sillä markkinoilla on runsaasti osaavia, vasta aloittaneita ja suhteellisen ”nuoria” toimittajia. Kokemus ei myöskään ole sama asia kuin asiantuntemus, mutta kokeneet toimittajat ymmärtävät usein tarkasti tarpeesi ja opastavat sinua hyvin koko prosessin läpi alusta loppuun.
Tämä on itsestään selvä neuvo, mutta on aina järkevää tarkistaa potentiaalisen toimittajan – tai ylipäätään liikekumppanin – taloudellinen tilanne. On tietysti varmempaa, ettei toimittajasi mene konkurssiin, jos se johtaa kannattavaa ja vakaata yritystä. Useimmiten Tanskalaisyritysten tilinpäätökset ovat saatavilla Tanskan kansallisessa CVR-rekisterissä.
Monilla toimittajilla on verkkosivuillaan referenssiasiakkaita, ja tämä voi olla hyvä tapa saada lisätietoa toimittajasta. Voit myös pyytää toimittajalta, voisiko se järjestää sinulle yhteyden joihinkin asiakkaisiinsa. Tässä yhteydessä on tärkeää, että keskustelet asiakkaiden kanssa, jotka ovat saaneet ratkaisun käyttöönoton päätökseen ja joilla on käytössään uusin versio. Keskustele asiakkaiden kanssa, jotka ovat sinun kaltaisiasi ja joilla on samanlaiset tarpeet – esimerkiksi jotka toimivat samalla toimialalla kuin sinä, joilla on sama kohderyhmä tai jotka ovat kooltaan samanlaisia. Kysy heiltä kokemuksista ratkaisusta, käyttöönottoprosessista ja toimittajan palvelusta.
Selvitä, onko toimittajan takana oleva organisaatio vahva ja monipuolinen. Organisaation on kyettävä sekä support toteuttamaan turvallinen ja tehokas käyttöönotto sekä tarjoamaan jatkokoulutusta ja support oikeaa osaamista. Samalla on tärkeää, että toimittajasi ja sen asiantuntijat ovat valmiita vastaamaan muutoksiin ja juuri sinun tarpeisiisi. Muutoksia nimittäin tulee, ja on äärimmäisen tärkeää, että toimittaja pystyy hallitsemaan ne.
Mielestäni tämä on todella hyvä neuvo. Voit pyytää toimittajalta pääsyä testiversioon tai ilmaiseen kokeiluversioon ennen lopullisen päätöksesi tekemistä. Näin saat konkreettisen kokemuksen ratkaisusta ja hyvän käsityksen siitä, mitä se tarjoaa. Huomaa kuitenkin, että kaikki SaaS-toimittajat eivät tarjoa tätä mahdollisuutta.
On olennaisen tärkeää, että ratkaisun päivittäiset käyttäjät kokevat sen helppokäyttöiseksi. Jos näin ei ole, uuden SaaS-ratkaisun hankinta on mielestäni epäonnistunut. Tarkista muun muassa, kuinka intuitiivinen ratkaisu on, pääsetkö nopeasti ja muutamalla napsautuksella käsiksi tarvitsemiisi toimintoihin ja onko ratkaisu saatavilla niillä alustoilla, joilla sitä tarvitset.
Laadun ja hinnan välillä on aina yhteys – kuten minkä tahansa muunkin tuotteen tai ratkaisun kohdalla. Edullisempi ratkaisu voi monissa tapauksissa täyttää tarpeesi mainiosti, mutta pidä mielessä hinta-laatusuhde. Huomaa, että jos jokin tuote on halpa, se voi joskus tarkoittaa, että toimittaja on säästänyt kustannuksissa tai jättänyt pois tiettyjä toimintoja tai palveluita. Siksi sinun tulee ennen kaikkea selvittää, täyttääkö toimittaja tarpeesi ja pystyykö se tarjoamaan ratkaisun, joka tehostaa työnkulkujasi merkittävästi.
Jos käydään läpi kaikki edellä mainitut kohdat, olet jo hyvällä tiellä löytääksesi itsellesi sopivan SaaS-palveluntarjoajan. Kun olet valinnut toimittajan, muista keskittyä työntekijöihin. Sillä vaikka kuinka käänneltäisit asiaa ja korostaisit kaikkia liiketoiminnalle koituvia etuja, on ratkaisevan tärkeää, että työntekijät ottavat uuden ratkaisun omakseen. Se vaikuttaa heidän arkeensa uusien rutiinien, työnkulkujen jne. muodossa. Ja sinun suurin tehtäväsi yrityksenä on saada heidät mukaan ja saada heidät ottamaan vastuu uudesta ratkaisusta.
Yhteenvetona voidaan siis todeta, että jotta SaaS-ratkaisu olisi menestys, se edellyttää potentiaalisten toimittajien huolellista seulontaa ja sen jälkeen hyvää muutoksenhallinta milloin se on tarkoitus toteuttaa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Pitäisikö yrityksen noudattaa ”Best-of-Breed”- vai ”Best-of-Suite”-SaaS-strategiaa?
Se riippuu prioriteeteista. ”Best-of-Breed” tarkoittaa, että jokaiseen tehtävään valitaan paras erikoistunut työkalu. ”Best-of-Suite” tarkoittaa, että useat toiminnot yhdistetään yhden toimittajan ratkaisuksi. ”Best-of-Suite” vähentää toimittajien määrää, mutta siihen liittyy riski, että suorituskyky jää tietyillä alueilla keskinkertaiseksi. ”Best-of-Breed” tarjoaa parempaa toiminnallisuutta, mutta vaatii enemmän integraatiotyötä.
Mikä on tärkein ensimmäinen askel uuden SaaS-palveluntarjoajan arvioinnissa?
Määritä tarpeesi selkeästi ennen kuin alat tarkastella eri toimittajia. Kirjaa ylös, mitä ongelmia ratkaisun on ratkaistava, mitkä ominaisuudet ovat ehdottomasti välttämättömiä ja miten menestystä mitataan. Tämä valmistautuminen tekee toimittajakeskusteluista tuottavampia ja estää sinua antamasta periksi vaikuttavien ominaisuusdemojen edessä, vaikka et itse asiassa tarvitse kyseisiä ominaisuuksia.
Kuinka tärkeä integrointikyky on SaaS-ohjelmistoa valittaessa?
Erittäin tärkeää. SaaS-ratkaisut toimivat harvoin erillään muista järjestelmistä: niiden on oltava yhteydessä yrityksesi ERP-järjestelmään, palkanlaskentajärjestelmään, HR-alustaan ja muihin työkaluihin. Saatavilla olevien integraatioiden kattavuuden ja luotettavuuden arvioiminen jo varhaisessa vaiheessa estää kalliit räätälöidyt kehitystyöt sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen.
Mihin sopimusehtoihin kannattaa kiinnittää huomiota SaaS-palveluntarjoajaa valittaessa?
Tarkasteltavia avainkäsitteitä ovat muun muassa tietojen omistusoikeus ja siirrettävyys, irtisanomisehdot, hintojen korotuksia koskevat määräykset, palvelutasosopimuksen (SLA) sitoumukset sekä support . On yhtä tärkeää ymmärtää, mitä tapahtuu, jos joudut poistumaan alustalta, kuin selvittää alustalle liittymisen ehdot.