On esitetty useita ehdotuksia siitä, millaisia haasteita yritys saattaa kohdata hallinnoidessaan kulujen hallinta käsitellään manuaalisesti. Jotta saat nopean yleiskuvan, olemme koonneet tähän tärkeimmät ongelmat:
TL;DRYritykset, jotka edelleen hoitavat kulujen hallintaa manuaalisesti, kohtaavat neljä toisiinsa liittyvää ongelmaa: manuaalisen syöttämisen aiheuttamat suorat aikakustannukset, reaaliaikaisten tietojen puute, joka estää ennakoivan hallinnan, kyvyttömyys soveltaa yrityksen käytäntöjä automaattisesti sekä puutteellinen kirjausketju, joka aiheuttaa säännösten noudattamiseen liittyvän riskin. Acubiz tunnistaa nämä neljä ongelmaa yleisimmiksi pullonkauloiksi, joita sen asiakkaat kohtasivat ennen siirtymistään automatisoituun kulujen hallintaan.
Suurin ja yleisin ongelma, kun prosesseja ei ole vielä automatisoitu, on manuaalinen tietojen syöttö ja käsittely.
Se ei sinänsä ole välttämättä ongelma, mutta sen seuraukset ovat usein laaja-alaisia, sillä manuaalinen työ vie erittäin paljon aikaa ja edellyttää yleensä sitä, että prosessiin osallistuu yhä useampia työntekijöitä. Tämä tarkoittaa, että useiden työntekijöiden on keskityttävä tehtäviin, jotka eivät kuulu heidän ydinosaamiseensa.
Prosessikustannukset voivat siis yhtäkkiä karata käsistä, jos korkeapalkkainen työntekijä joutuu käyttämään aikaa täyttämällä ja lähettämällä kirjekuoria, joissa on valmiit lomakkeet, ja kuitit.
Reaaliaikaisten tietojen hallinta on ratkaisevan tärkeää, jotta yrityksen hallinto tai johto pysyy tilanteen tasalla ja säilyttää kokonaiskuvan.
Ilman mahdollisuutta saada reaaliaikaista tietoa esimerkiksi tiettyyn projektiin käytetystä ajasta johdolla ei myöskään ole mahdollisuutta saada automaattista ilmoitusta, jos projektiin on käytetty enemmän aikaa kuin mitä yritykselle voidaan korvata.
Tämän vuoksi tilanteesta voi nopeasti syntyä ristiriita asiakkaan ja yrityksen välillä, jos työntekijän ajankäytöstä tai rahankäytöstä saatavien tietojen puute ei ole yrityksen käytäntöjen tai asiakkaan kanssa sovitun mukainen.
Edellinen kohta on täysin linjassa seuraavan merkittävän haasteen, eli kulujen manuaalisen käsittelyn, kanssa. Jos yritys on automatisoinut kulujen hallintaan liittyvät prosessinsa, yrityksen käytänteissä voidaan asettaa rajoituksia sen varmistamiseksi, ettei sovittua summaa enempää rahaa voida käyttää.
Samalla voidaan puuttua kahteen asiaan: vilpilliseen ylisuuriin menoihin sekä kulujen väärinkäyttöön ja niiden selvittämiseen. Yrityksen toimintaperiaatteiden sisällyttäminen käytäntöihin on siksi hyvä idea.
Se saattaa kuulostaa varsin absurdilta, mutta yksi suurimmista haasteista kulujen hallinnassa on ehdottomasti se, että raportit katoavat usein ennen kuin niitä ehditään käsitellä tai ne häviävät jonnekin prosessin varrella.
Kun käsittely tapahtuu manuaalisesti, kuluraportit virhemarginaali on aina suurempi kuin jos prosessi olisi automatisoitu. Tällä tavalla kulut voidaan kirjata heti, eikä sinun tarvitse huolehtia kuittien säilyttämisestä.
Parannettavaa löytyy lähes aina, ja sekin on osa matkaa kohti yrityksesi ja itsesi kehittämistä.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on suurin ongelma kulujen manuaalisessa hallinnassa?
Manuaalinen tietojen syöttö ja käsittely on yleisin ja merkittävin haaste. Jokainen kulu vaatii, että työntekijä syöttää tiedot järjestelmään, hyväksyjä tarkistaa paperiset asiakirjat ja talousosaston työntekijä syöttää tiedot uudelleen kirjanpitojärjestelmään. Tämä aiheuttaa tarpeetonta työtä useille henkilöille ja lisää virheiden todennäköisyyttä jokaisessa vaiheessa.
Miten manuaalinen kulujen hallinta johtaa puutteelliseen tietojen ymmärtämiseen?
Manuaaliset prosessit eivät pysty tarjoamaan reaaliaikaista tietoa. Siihen mennessä, kun matkakorvaushakemus on saapunut talousosastolle, kirjattu ja syötetty järjestelmään, kulut ovat usein jo ylittäneet budjetin tai käytäntöjen asettamat rajat ilman, että kukaan on huomannut sitä. Ilman reaaliaikaista tietoa johto ei voi ennakoivasti havaita projektien ylikulutusta tai tunnistaa, mitkä toiminnot kuluttavat suhteettoman paljon resursseja.
Miksi yrityksen kulukorvauskäytäntöjä ei voida panna tehokkaasti täytäntöön manuaalisessa prosessissa?
Manuaalisissa prosesseissa ei ole mahdollista tarkistaa lähetettyä kulukorvaushakemusta sääntöjen mukaisuuden osalta jo lähetyshetkellä. Sääntörikkomukset tulevat esiin vasta manuaalisen tarkastuksen yhteydessä, jos tarkastaja huomaa ne. Tämä tarkoittaa, että sekä tahattomat ylitykset että tahalliset petokset voivat päästä järjestelmän läpi ilman, että ne havaitaan automaattisesti, jolloin sääntöjen noudattamisen vastuu jää kokonaan yksittäisten hyväksyjien harteille.
Mitä ongelmia automaatio ratkaisee, joita manuaalinen kulujen käsittely ei pysty ratkaisemaan?
Automaatio ratkaisee kaikki neljä haastetta samanaikaisesti. Se poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen OCR-tekniikan ja korttien integroinnin avulla, tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden kuluihin reaaliaikaisen hallintapaneelin kautta, varmistaa yrityksen käytäntöjen noudattamisen jo tietojen lähetysvaiheessa ja luo kattavan digitaalisen kirjausketjun. Tuloksena on nopeampi prosessi, jossa on vähemmän virheitä ja parempi sääntöjen noudattaminen alhaisemmilla kokonaiskustannuksilla.