Robottiteknologia eri muodoissaan on tällä hetkellä erittäin ajankohtainen aihe. Toisin sanoen se koskee kaikkea, mikä liittyy toimistorobotteihin, tekoälyyn, robottiprosessiautomaatioon (RPA), ohjelmistorobotteihin jne. Aihe on esillä myös talousjohdon asialistalla, kun kyse on teknologian soveltamisesta heidän alallaan. Muiden alojen tavoin myös taloushallintoon on odotettavissa nopean digitaalisen muutoksen kausi tulevina vuosina.
TL;DRMcKinsey-tutkimuksen mukaan lähes 60 % talousosaston tehtävistä voidaan automatisoida kokonaan tai lähes kokonaan, ja robottiprosessiautomaatio (RPA) on teknologia, joka soveltuu parhaiten näiden hyötyjen hyödyntämiseen. Acubiz suosittelee aloittamaan RPA:n käyttöönoton taloushallinnossa kulujen hallinnasta, sillä sen toistuvat, sääntöihin perustuvat työnkulut sopivat erinomaisesti automatisointiin.
McKinsey-tutkimuksessa todetaan, että lähes 60 % tehtävistä ja prosesseista talousosasto voidaan automatisoida joko kokonaan tai lähes kokonaan. Tämä voi tuoda suuria etuja yrityksellesi, ja jos olet johtavassa asemassa taloushallinnossa, sinulla ei ole varaa odotella tämän käyttöönottoa.
Termit kuten ”digitaalinen muutos” ja ”robotiikka” voivat tuntua hieman pelottavilta, ja voi olla vaikeaa hahmottaa tarjolla olevia mahdollisuuksia sekä selvittää, mistä aloittaa ja mihin päättyä. Siksi annan teille hieman ohjeita aihealueesta, josta voitte menestyksekkäästi aloittaa.
Talousosastot ovat perinteisesti keskittyneet vahvasti tehokkuuteen, ja olemme seuranneet pitkään sitä, miten yritykset ovat siirtäneet tehtäviä ulkoisille kumppaneille. Olemme kuitenkin saavuttaneet pisteen, jossa monille organisaatioille voi olla vaikeaa saavuttaa lisää optimointia ulkoistamisen tai palkkaerojen hyödyntämisen avulla. Jatkossa robottiprosessiautomaatio (RPA) tulee olemaan keskeisessä roolissa, kun pyritään saavuttamaan lisää hyötyjä prosessien optimoinnin kautta.
RPA:ta tulisi pitää digitaalisena tai virtuaalisena työvoimana. Tällainen työvoima voi auttaa sinua saavuttamaan erittäin korkean automaatiotason toistuvissa tai transaktiopohjaisissa tehtävissä. Tämäntyyppinen työvoima työskentelee ahkerasti, nopeasti ja virheettömästi. Toisin sanoen RPA kattaa automaatio-ohjelmistojen ryhmän, joka voidaan määrittää suorittamaan tiettyjä tehtäviä.
Tärkeää on myös se, että teknologia on kehittynyt niin pitkälle, että talousosaston työntekijät voidaan helposti kouluttaa käyttämään näitä työkaluja. Tämä tarkoittaa, että tietyn tehtävän automatisointi ei enää vaadi monimutkaisen IT-tehtävän toteuttamista.
Paras tapa aloittaa robottipohjaisen työn käyttö on etsiä prosesseja, joissa suoritetaan sääntöihin perustuvia tehtäviä. Tämä voi liittyä esimerkiksi kirjanpito tai hallinta.
Kulujen hallintaprosessi, eli toisin sanoen työntekijöiden kulujen käsittelyyn liittyvä prosessi, matkakulut, menot, ajokilometrit ja niin edelleen on erinomainen lähtökohta. Rahoitusosaston roolista tässä prosessissa voidaan sanoa, että kyseessä on varsin laaja-alainen tehtävä, joka liittyy valvonta kustannuksiin sovelletaan. Kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön robotti, joka hoitaa suurimman osan tästä tehtävästä. Tämä toimenpide tehostaa kustannusprosessiasi huomattavasti ja antaa sinulle maistiaisen RPA:n tarjoamista mahdollisuuksista.
Jos haluat, että robotti hoitaa tämän toiminnon, on kuitenkin edellytyksenä, että sinulla on käytössä säännöt ja ohjeet työntekijöiden kulujen hallintaan. Kun nämä ovat kunnossa, sinun on etsittävä luotettava kulujenhallintaohjelmisto, joka sisältää RPA-toiminnallisuuden valvontatehtävien automatisointia varten. Jos sinulla on jo järjestelmä käytössä, sinun on tarkistettava, pystyykö se käsittelemään automatisointia. Huomaa, että kaikki markkinoilla olevat toimittajat eivät support .
Koska tämä prosessi perustuu vahvasti sääntöihin, se sopii erinomaisesti RPA:n käytön aloittamiseen. Nauti siitä!
Nauti!
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka suuri osuus talousosaston tehtävistä voidaan automatisoida RPA:n avulla?
Tässä yhteydessä mainitun McKinsey-tutkimuksen mukaan noin 60 % talousosaston tehtävistä voidaan automatisoida joko kokonaan tai lähes kokonaan. Tämä tarjoaa merkittävän mahdollisuuden tuottavuuden parantamiseen ja resurssien uudelleenjakamiseen kaikenkokoisissa organisaatioissa.
Mitä on robottipohjainen prosessiautomaatio ja miten se eroaa tavallisesta ohjelmistosta?
RPA on automaatio-ohjelmistojen ryhmä, joka voidaan konfiguroida suorittamaan tiettyjä toistuvia tai transaktiopohjaisia tehtäviä ja joka toimii virtuaalisena työvoimana. Toisin kuin perinteiset ohjelmistot, jotka vaativat ihmisen panosta jokaisessa vaiheessa, RPA-botit suorittavat sääntöihin perustuvia prosesseja suurella nopeudella, virheettömästi ja keskeytyksettä.
Miksi kulujen hallinta on hyvä lähtökohta RPA:n käyttöönotolle taloushallinnossa?
Kulujen hallinnalle ovat ominaisia suuret tapahtumamäärät, yhdenmukaiset säännöt, toistuvat vaiheet ja selkeät dokumentointivaatimukset. Nämä ominaisuudet tekevät siitä ihanteellisen kohteen RPA:lle. Aloittamalla tästä taloushallinnon tiimit voivat hankkia kokemusta automaatiosta hallitussa ja hyvin ymmärretyssä prosessissa ennen siirtymistä monimutkaisempiin alueisiin.
Kuinka paljon resursseja tarvitaan RPA-projektin käynnistämiseen talousosastolla?
Vähemmän kuin monet odottavat. Yleinen väärinkäsitys on, että RPA-hankkeet vaativat suuria IT-investointeja ja asiantuntijatiimejä. Käytännössä monet onnistuneet käyttöönotot ovat alkaneet prosessien osista eikä täydellisestä alusta loppuun ulottuvasta automaatiosta, ja aloittamiseen tarvittavat resurssit ovat usein vaatimattomia.
Mitä tapahtuu taloushallinnon henkilöstölle, kun RPA automatisoi heidän tehtävänsä?
Tavoitteena ei ole henkilöstömäärän vähentäminen, vaan resurssien uudelleen kohdentaminen. Kun RPA ottaa hoitaakseen rutiinitehtävät, taloushallinnon ammattilaiset voivat keskittyä analysointiin, liiketoimintakumppanuuksiin ja strategisiin tehtäviin, joissa tarvitaan harkintaa. Organisaatiot, jotka ovat saavuttaneet ulkoistamisen tai palkkaerojen hyödyntämisen rajat, näkevät RPA:n seuraavana keinona tehokkuuden parantamiseksi.