Manuaaliset kulukorvaushakemukset, kuittipinot ja hyväksynnät, jotka saapuvat juuri kuun lopun tilinpäätöksen aikaan, eivät ole pelkästään ärsyttäviä. Ne vievät aikaa, jota voitaisiin käyttää budjetin seurantaan, kassavirran hallintaan ja niihin analyyseihin, joita johto todella odottaa.
Siksi kulujen hallinnan ja laskujen käsittelyprosessien automatisoinnissa ei ole kyse siitä, että otettaisiin käyttöön vielä yksi järjestelmä lisää. Kyse on siitä, että kirjaaminen, dokumentointi ja luokittelu siirretään lähemmäksi hetkeä, jolloin kulu syntyy. Näin talousosasto saa heti kirjanpitoon valmiit tiedot ja täydellisen kirjausketjun – sen sijaan, että sen pitäisi koota kaikki tiedot yhteen vasta jälkikäteen.
TL;DRKulujen hallinnan automatisointi Acubiz-järjestelmän avulla siirtää kirjaamisen ja hyväksynnän kulun syntymishetkeen. Talousosastot saavat kirjanpitoon valmiita tietoja, joihin liittyy täydellinen kirjausketju, eikä kuukauden lopussa tarvitse enää kiirehtiä. Riippumattomien analyysien mukaan käsittely nopeutuu 50–82 %, mikä vapauttaa talousosaston resursseja strategiseen analysointiin tietojen syöttämisen sijaan.
Kulujen hallinta ja toimittajien laskujen käsittely vievät helposti paljon aikaa, koska prosessiin liittyy paljon toistuvia tehtäviä: tietojen syöttö, kuittien etsiminen, tarkistaminen, korjaaminen ja jälkikäteen kirjaaminen. Riippumattomien analyysien mukaan automaation avulla käsittelynopeus kasvaa 50–82 %, ja eräässä konkreettisessa esimerkissä käsittelyaika lyheni 17,4 päivästä 3,1 päivään – samalla kun laskukohtaiset kustannukset laskivat merkittävästi.
Asia on yksinkertainen: kun tiedot siirtyvät automaattisesti kuitista ja tapahtumasta pääkirjaan, sekä käsittelyaika että virheet vähenevät. Kuten Acubizin Martin Eriksen usein toteaa, tämä vapauttaa taloushallinnon tietojen syöttötyöstä, jolloin aikaa jää enemmän priorisointiin ja neuvontatyöhön, joka perustuu ajankohtaisiin tietoihin.
Monet talousosastot kamppailevat hitaiden ja hankalien hyväksymisprosessien kanssa. Intuitiivisen ratkaisun avulla hyväksyminen sujuu helposti ja oikein – jopa silloin, kun esimies on matkoilla.
Tämä toistuu jatkuvasti asiakastapauksissa. Morsø Jernstøberi siirtyi loputtomista rekisteröintivaiheista yhteen yhdistettyyn maksutapahtumaan, joka voidaan hyväksyä yhdellä napautuksella matkapuhelimella. KAB:ssa manuaalinen prosessi, jossa tapaukset kasaantuivat, korvattiin digitaalisella rekisteröinnillä, joka kestää vain muutaman sekunnin – ja tämän suorana seurauksena budjetin seuranta parani.
Myös Acubizin oma Proof of Concept -kysely korostaa, että ratkaisua valittaessa tärkeimpänä prioriteettina oli käyttäjäystävällinen sovellus. Tämä vastaa hyvin tuttua todellisuutta: paperi, kadonneet kuitit, myöhästyneet rekisteröinnit ja liian monet manuaaliset vaiheet liittyvät usein tiiviisti toisiinsa.
Talousjohtajalle ja taloushallinnon johtajalle tavoitteena ei ole pelkästään helppo kirjaaminen. Tavoitteena on käyttökelpoista dataa – kirjanpitoon valmista, johdonmukaista ja täydellisen kirjausketjun sisältävää.
Siksi on järkevää ottaa käyttöön yhtenäinen kulujen käsittelyprosessi: kirjaamisesta hyväksymiseen ja kirjaamiseen asti, integroituna ERP-järjestelmään ja palkanlaskentaan, jotta talousosaston ei tarvitse syöttää samoja tietoja useaan eri paikkaan.
Jos myös toimittajien laskujen käsittelyssä on pullonkauloja, automaattisen laskujen tulkinnan ja digitaalisten hyväksymisprosessien avulla voidaan vähentää manuaalista syöttötyötä ja virheitä. Ja kun työajan kirjaaminen on lakisääteinen vaatimus, on hyödyllistä integroida dokumentointi ja seuranta samaan mobiilisovellukseen kuin muu kirjaamisprosessi.
Kuten Acubizin asiakkuusjohtaja ( Marketing Director ) Martin Eriksen toteaa: Ratkaisun ei pitäisi tuntua ”sovellukselta”, vaan infrastruktuurilta, joka poistaa talousprosessien esteitä.
Kun käyttöliittymä on intuitiivinen, työ siirtyy lähemmäksi sen lähdettä – työntekijää ja hyväksyjää – ja talousosasto saa aikansa takaisin.
Intuitiivisen kulujenhallintaratkaisun toimivuutta voidaan käytännössä arvioida yhden tekijän perusteella:
Helpottuvatko rekisteröinti, hyväksyntä ja julkaiseminen päivittäisessä toiminnassa – ilman, että valvonta ja säännösten noudattaminen heikkenevät?
Jos prosessissanne esiintyy edelleen paperisia kuitteja, myöhästyneitä rekisteröintejä ja manuaalisia korjauksia, syynä ei yleensä ole haluttomuus. Ongelmana on työnkulku, joka ei tue käyttäjiä riittävästi.
Kun suunnittelu ja käytäntö toimivat yhdessä, hyödyt ovat konkreettisia: hallinnollinen työmäärä vähenee, virheitä syntyy vähemmän ja taloudellinen tilanne on läpinäkyvä, minkä perusteella voidaan ryhtyä toimenpiteisiin vielä silloin, kun päätökset ovat ajankohtaisia.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka paljon aikaa kulujen hallinnan automatisointi todellisuudessa säästää?
Riippumattomien analyysien mukaan kulujen hallinnan automatisointi nopeuttaa käsittelyä 50–82 %. Konkreettisesti ilmaistuna eräs organisaatio lyhensi käsittelyaikaa 17,4 päivästä 3,1 päivään kulukierrosta kohti. Säästöt syntyvät manuaalisen tietojen syöttämisen, kuittien perimisen ja jälkikäteen tehtävien korjausten poistamisesta: Acubiz hoitaa nämä tehtävät automaattisesti.
Mitä ”kirjanpitovalmiit tiedot” tarkoittavat kulujen hallinnassa?
Kirjanpitoon valmiit tiedot tarkoittavat, että jokainen kulu saapuu kirjanpito- tai ERP-järjestelmään jo luokiteltuna, kulukäytännön mukaisesti tarkistettuna ja kuittiin tai korttitapahtumaan liitettynä. Acubizin avulla manuaalista uudelleenkirjaamista tai korjaamista ei tarvita ennen kirjaamista: talousosastosi saa puhtaan tietokokonaisuuden suoraan työntekijöiden rekisteröinneistä.
Miten Acubiz integroituu ERP-järjestelmiin automatisoitua kulujen hallintaa varten?
Acubiz integroituu Skandinaviassa ja Euroopassa yleisimmin käytettyihin ERP-järjestelmiin, kuten Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP ja moniin muihin. Integraatio on kaksisuuntaista: tilikartta ja kustannuspaikat synkronoidaan ERP-järjestelmästä Acubiziin, ja hyväksytyt kulut siirtyvät takaisin automaattisesti kirjanpitovalmiina kirjanpitomerkintöinä.
Mitä kuiteille tapahtuu, kun kulut kirjataan reaaliajassa?
Työntekijät kuvaavat kuitit Acubiz-mobiilisovelluksella heti ostoksen jälkeen. Sovellus lukee summan, päivämäärän ja myyjän OCR-tekniikan avulla, täyttää kululomakkeen valmiiksi ja yhdistää tuotteen tarvittaessa vastaavaan korttitapahtumaan. Alkuperäinen kuva tallennetaan ja liitetään hyväksyttyyn kululomakkeeseen, mikä täyttää kirjanpito- ja tilintarkastusvaatimukset.
Sopiiiko kulujen hallinnan automatisointi pienille ja keskisuurille yrityksille?
Kyllä. Acubizia käyttävät tanskalaiset ja skandinaaviset yritykset, joiden henkilöstömäärä vaihtelee noin 50 työntekijästä useisiin tuhansiin. Alusta skaalautuu henkilöstömäärän ja tapahtumamäärän mukaan, ja käyttöönotto kestää yleensä 4–8 viikkoa. Sijoituksen tuotto näkyy usein jo ensimmäisen vuosineljänneksen aikana: erityisesti yrityksissä, jotka hallinnoivat kulujaan tällä hetkellä taulukoiden tai sähköpostin avulla.