Täysin suoraviivainen ja digitaalinen prosessi myyntisaatavaosastolla ei ole vain suurten organisaatioiden etuoikeus.
TL;DRMyyntisaamiset ja ostovelat ovat tyypillisesti kaksi kalleinta taloushallinnon prosessia, jotka ovat myös eniten riippuvaisia hitaasta manuaalisesta työstä. Acubiz kattaa tämän yhtälön työntekijöiden kulujen puolen ja katsoo, että laajempi siirtyminen digitaaliseen kirjanpitoon edellyttää kaikkien taloushallinnon ydinprosessien osien järjestelmällistä käsittelyä, ei vain yhtä kerrallaan.
Olen aina ollut kiinnostunut automaatiosta ja digitalisoinnista. Itse asiassa olen omassa yrityksessäni, Acubizissa, omistautunut suurimman osan urastani juuri tälle alalle.
Acubizin ydinosaamisalueena on työntekijöiden aiheuttamien kulujen käsittelyprosessi. Toisin sanoen tavoitteenamme on varmistaa digitaalinen ja automatisoitu prosessi kulun syntymisestä sen kirjaamiseen ja kirjanpitoon saakka. Tähän sisältyvät kaikki asiaan liittyvät lakisääteiset asiakirjavaatimukset, kohdistusvaihtoehdot, hyväksymisprosessin vaatimukset sekä vaatimukset, jotka liittyvät yrityksen toimintaperiaatteet sekä varsinainen kirjanpitomerkintä.
Tämän tyyppisiin kuluihin liittyvä prosessi on vain yksi monista koko taloushallinnon prosessikokonaisuudessa. Tai toisin sanoen: yksi osa matkaa kohti digitaalista kirjanpitoa. Tässä blogikirjoituksessa käsittelen myyntisaamisiin ja ostovelkoihin liittyviä prosesseja sekä esittelen muutamia työkaluja, jotka auttavat optimoimaan ja digitalisoimaan niitä. Kyseessä ovat kaksi taloushallinnon ydinprosessia, jotka ovat tyypillisesti myös kaksi kalleinta prosessia – mutta miksi niin monet yritykset luottavat edelleen hitaaseen manuaaliseen työhön, kun on kyse myynti- ja ostoreskontrasta?
Velallisten hallintaan liittyy monia osaprosesseja, ja siitä tulee nopeasti monimutkainen asia, jossa on lukuisia sudenkuoppia, jotka voivat mahdollisesti vahingoittaa yritystä.
Perinteisesti myyntisaamisten käsittelyyn on kuulunut monia manuaalisia tehtäviä prosessin eri vaiheissa, kuten luottokelpoisuuden tarkistukset, maksujen kirjaaminen ja kirjanpitoon merkitseminen, pankkitilien täsmäytys, maksumuistutukset, ilmoitukset, valitusten käsittely, perintä jne. Tehokas prosessi, joka kattaa kaikki nämä osa-alueet, auttaa optimoimaan kassavirtaa ja parantamaan maksuvalmiutta. Useat tutkimukset osoittavat, että yritykset, joilla on tehokas kassavirta, voivat kasvaa nopeammin ja niiden arvo on yleensä korkeampi. Joten, jotta talousosasto, vakaa kassavirran ja maksuvalmiuden hallinta on yksi tärkeimmistä välineistä, joita tarvitaan liiketoiminnan suuntaamiseksi kohti parempaa tulosta.
Täysin suoraviivainen ja digitaalinen prosessi myyntisaamisten hallinnassa ei ole vain suurten organisaatioiden etuoikeus. En tarkoita, että kaikilla suurilla organisaatioilla olisi sujuva, digitaalinen ja automatisoitu myyntisaamisten hallintaprosessi – monilla onkin vielä parantamisen varaa. Mutta se sopii myös pienille ja keskisuurille yrityksille, ja markkinoilla on laaja valikoima helposti saatavilla olevia ratkaisuja ja palveluita, jotka auttavat kaiken kokoisia yrityksiä siirtymään kohti digitaalista myyntisaamisten hallintaprosessia.
Olen listannut alla muutamia esimerkkejä, jotka kannattaa tarkistaa:
Aivan kuten myyntisaamisten käsittelyprosessissa, myös ostovelkojen hallintaan liittyy lukuisia osaprosesseja, ja myös tässä yhteydessä on otettava huomioon tärkeitä seikkoja. Myös ostoreskontran käsittely voi vaatia paljon aikaa vievää työtä. Pelkästään toimittajien laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessi, mukaan lukien sen varmistaminen, että laskutiedot vastaavat tilattua ja toimitettua tavaraa, voi viedä tuntikausia. Tämä ajankäyttö ei rajoitu pelkästään talousosastoon, vaan koskee koko organisaatiota. Lisäksi maksujen hallintatapa vaikuttaa myös kassavirtaan ja maksuvalmiuteen.
Kun puhutaan ostovelkojen ja velkojiin liittyvän hallinnoinnin hoidosta, on olemassa myös digitaalisia työkaluja, jotka voivat auttaa tämän prosessin automatisoinnissa. Tällaiset työkalut luokitellaan usein nimellä ”laskujen hallinta” ja ”purchase to pay” -ratkaisut. Yleensä nämä järjestelmät digitalisoivat ja tehostavat prosessia ostotilauksen tekemisestä sen kirjaamiseen ja maksamiseen asti. Toisin sanoen siitä hetkestä, kun tilaaja tilaa tavaroita tai palveluita, ostotilauksen hyväksymiseen (mahdollisesti useilla tasoilla) ja kirjanpitoon sekä maksun suorittamiseen asti. Tämän tyyppiset ohjelmistot digitalisoivat yleensä myös laskut ja jäsentävät niiden tietosisällön. Kun etsit tällaista ratkaisua, on tärkeää tutkia vaihtoehdot perusteellisesti ja varmistaa, että järjestelmä vastaa yrityksesi vaatimuksia. Esimerkiksi ”purchase to pay” -ratkaisuksi luokitellut ratkaisut sopivat parhaiten organisaatioille, joilla on monimutkainen ostoreskontraprosessi.
Olen löytänyt täältä muutamia esimerkkejä hyvistä ratkaisuista:
Kuten alussa mainitsin, Acubizin ydinosaamisalue liittyy työntekijöiden aiheuttamiin kuluihin, esimerkiksi matkustamiseen liittyviin kuluihin. Sitä kutsutaan myös Kulujen hallinta tai menojen tai maksujen käsittely tai matkakulut. Useimmissa yrityksissä tämän käsittely kuuluu tyypillisesti ostoreskontraprosessiin. Erityisesti kulujen hallinnan osalta digitaalinen palvelu on erittäin järkevä ratkaisu, sillä monet kuitit saapuvat edelleen perinteisessä fyysisessä (paperisessa) muodossa. Olet varmaan myös huomannut, että mainitsin, että meillä on valmiina myös laskujenhallintaratkaisu. Mistä se johtuu, saatat miettiä? No, se johtuu siitä, että varsinainen työnkulku, johon sisältyy hyväksyntä, kirjanpitomerkintä ja kulukuitien sekä toimittajien laskujen kirjanpito, on hyvin samankaltainen (ellei yritykselläsi ole monimutkaisia vaatimuksia toimittajien laskujen suhteen). Siksi on järkevää, että sekä käyttäjät että hyväksyjät hoitavat tehtävät samankaltaisella tavalla, tutun käyttöliittymän kautta.
Olen täysin vakuuttunut siitä, että automatisoitu kirjanpito ja tilinpito tuovat yritykselle kilpailuetuja. Pelkästään se tosiasia, että kun optimoit kassavirtaa ja maksuvalmiutta sekä myyntisaamisten että ostovelkojen osalta, saat lisää taloudellista liikkumavaraa. Lisäksi automatisoinnin avulla voit säästää aikaa. Tämä vapauttaa aikaa tuottavaan työhön, joka luo arvoa.
Toivotamme teille turvallista matkaa kohti digitaalista kirjanpitoa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä ovat tyypillisen talousosaston kalleimmat prosessit?
Myyntisaamiset ja ostovelat ovat yleensä kaksi kalleinta hallinnoitavaa taloushallinnon prosessia. Molempiin liittyy suuria tapahtumamääriä, lukuisia manuaalisia työvaiheita sekä merkittävä virheiden ja viivästysten riski. Tästä huolimatta monet yritykset luottavat näillä aloilla edelleen manuaalisiin prosesseihin.
Miltä täysin digitaalinen myyntisaamisten käsittelyprosessi näyttää?
Digitaalinen myyntisaamisten hallintaprosessi hoitaa luottotarkistukset, maksujen kirjaamisen, pankkitilien täsmäytyksen, maksumuistutukset ja perinnän ilman manuaalista puuttumista kussakin vaiheessa. Tutkimukset osoittavat, että yrityksillä, joilla on tehokkaat myyntisaamisten hallintaprosessit, on parempi kassavirta, ne kasvavat nopeammin ja niiden arvo on korkeampi kuin yrityksillä, joiden prosessit ovat manuaalisia ja hitaampia.
Miten kulujen hallinta sopii osaksi laajempaa digitaalisen kirjanpidon käsitettä?
Työntekijöiden kulujen hallinta on yksi osa laajempaa taloushallinnon prosessien kokonaisuutta. Acubiz kattaa prosessin kulun kulun syntymisestä dokumentointiin, hyväksyntään ja kirjanpitomerkintään asti. Tämä liittyy laajempaan tavoitteeseen luoda täysin digitaalinen ja automatisoitu taloushallinto, joka kattaa kaikki tapahtumatyypit.
Onko täysin digitaalinen kirjanpito mahdollista vain suurille organisaatioille?
Ei. Täysin digitaalinen AR-prosessi ja automatisoidut taloushallinnon työnkulut ovat kaikkien kokoluokkien organisaatioiden ulottuvilla. Teknologia ja SaaS-toimitusmallit ovat tuoneet aiemmin vain suuryrityksille varatun toiminnallisuuden myös pienten ja keskisuurten yritysten ulottuville kohtuullisin kustannuksin.