Etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Yritysten on huolehdittava siitä, että työntekijät ovat tyytyväisiä ja motivoituneita, huolehdittava kotitoimistojen kalustuksesta sekä tarjottava asianmukaiset (myös digitaaliset) työkalut, jotka takaavat tehokkaan työpäivän.
TL;DRDansk Industrin 230 yritystä kattaneessa kyselyssä kävi ilmi, että 80 % yrityksistä suhtautuu myönteisesti etätyön lisäämiseen, ja 73 % ilmoitti tuottavuuden pysyneen ennallaan tai parantuneen. Visma Acubiz katsoo, että kotona työskenteleville työntekijöille on yrityksen vastuulla tarjota oikeat digitaaliset työkalut ja että kulujen hallinnan, työajan seurannan ja asiakirjojen käsittelyprosessien on toimittava saumattomasti mistä tahansa, jotta hybridityövoima support .
Juuri tähän digitaalisiin työkaluihin liittyvään viimeiseen kohtaan keskityn tässä blogikirjoituksessa. Jotta yhteistyö ja tehokkuus säilyvät tilanteessa, jossa suuri osa yrityksen työntekijöistä työskentelee kotona, tarvitaan digitaalisia työkaluja, jotka sekä yhdistävät etätyöntekijät toisiinsa että varmistavat tehokkaat työnkulut sekä työntekijöille että yritykselle. Ja loppujen lopuksi tämä on yrityksen vastuulla!
Dansk Industri on toteuttanut kyselyn 230 yrityksen joukossa tehdyssä kyselyssä kävi ilmi, että kahdeksan kymmenestä yrityksestä suhtautuu myönteisesti ajatukseen lisätä työntekijöiden etätyöskentelyn määrää. Vain kolme prosenttia haluaa vähentää työntekijöiden etätyöskentelyn määrää. Näin ollen vaikuttaa perustellulta päätellä, että etätyöskentely, kuten mainittiin, on tullut jäädäkseen. Voimme kutsua sitä myös hybridityöskentelyksi, joustavaksi työskentelyksi jne. Niille on yhteistä se, että työntekijät eivät ole fyysisesti läsnä toimistossa.
Olemme myös huomanneet, että etätyö. Visma Acubizissa työntekijät eivät ole koskaan aiemmin tehneet yhtä paljon etätyötä kuin tällä hetkellä. Tietenkin lukuun ottamatta sulkutoimien aikana. Onko etätyöajan lisääntyminen hyvä vai huono asia? No, onnistumme saavuttamaan kaikkien aikojen parhaat taloudelliset tulokset. Joten se ei varmaankaan voi olla niin huono asia.
Emme sanoisi, että tämä olisi etätyön suora seuraus, mutta ainakaan se ei ole heikentänyt tuottavuutta. Tämä täsmää hyvin Dansk Industrin raportin kanssa, jonka mukaan 73 prosentilla yrityksistä tuottavuus on kasvanut tai pysynyt ennallaan. Vain kolmella prosentilla tuottavuus on heikentynyt.
Meille on eduksi, että kaikki työntekijämme voivat tehdä etätyötä. Kaikki tietomme sijaitsevat turvallisesti pilvipalvelussa, joten työntekijät tarvitsevat työhönsä vain tietokoneensa ja voivat työskennellä missä tahansa. Toimistossa on kuitenkin aina tilaa niille kollegoille, jotka eivät halua tehdä etätyötä.
Yksi asia on varma. Kehitys on jo täällä. Sitä ei näytä voivan pysäyttää. Siksi yritysten on keskityttävä luomaan parhaat mahdolliset puitteet, jotta työntekijöiden etätyö onnistuu ja sujuu mahdollisimman hyvin.
Emme saa rinnastaa etätyöskentelyä tuottavuuden kasvuun ja tyytyväisiin työntekijöihin. Yritysten on pyrittävä luomaan terve tasapaino.
Etätyöskentelyn kielteisenä seurauksena voi olla yhteisöllisyyden heikkeneminen ja sosiaalisten suhteiden menettäminen. Koko sosiaalinen ulottuvuus on aihe sinänsä. Palaan tähän aiheeseen erillisessä blogikirjoituksessa. Me Visma Acubizilla olemme hyvin tietoisia tästä, minkä vuoksi olemme lisänneet erilaisia henkilöstötapahtumia sekä niiden määrää että järjestämistiheyttä.
Työelämässä voi olla turhauttavaa myös se, ettei voi esittää kollegalle pikakysymystä kasvotusten. Turhauttavaa voi olla myös tiettyjen työprosessien suorittaminen, jos ne ovat vaikeita ja vaativat apua kollegoilta. Joissakin yrityksissä tietyt prosessit hoidetaan edelleen manuaalisesti, mikä vain vaikeuttaa yhteistyötä entisestään.
Otetaanpa itsemme esimerkkinä:
Aikaisemmin työntekijöiden kulujen käsittely tapahtui manuaalisesti, paperipohjaisesti, ja siihen kuului ruskeiden kirjekuorien vaihtaminen työntekijöiden ja talousosasto. Tällaista menettelytapaa sovelletaan edelleen joissakin yrityksissä.
Skannaus kuitit, Excel-taulukoiden täyttäminen ja tulostaminen sekä niiden toimittaminen esimiehelle ja talousosastolle on vaivalloinen ja aikaa vievä prosessi. Varsinkin jos työskentelet kotitoimistossa – sillä silloin se on lykättävä siihen asti, kunnes olet seuraavan kerran toimistolla.
Visma Acubiz digitalisoi ja automatisoi kulujen käsittelyyn liittyvän koko prosessin – tapahtumista aina kirjanpito. Työntekijöiden tarvitsee vain käyttää puhelimiaan kulujen kirjaamiseen. Asiakkaamme kertovat, että Acubiz helpottaa käyttäjiensä kulujen käsittelyä. Samalla sekä he että talousosasto säästävät aikaa.
Esimerkit osoittavat, kuinka tarjoamme digitaalisen työkalun, jolle on yhdentekevää, työskenteletkö kotona vai toimistossa. Työ hoituu yhtä tehokkaasti kummassakin tapauksessa. Juuri tällaisia digitaalisia työkaluja yrityksen on otettava käyttöön.
Emme suinkaan ole ainoa yritys, joka helpottaa kotona työskentelevien työntekijöiden arkea. Onneksi on olemassa monia loistavia sovelluksia, jotka tehostavat työpäivää kotitoimistossa. Me kuulumme luokkaan ”työkalut, jotka varmistavat työntekijöiden tehokkaat työnkulut”, kun taas luokkaan ”työkalut, jotka yhdistävät kotona työskenteleviä” kuuluvat esimerkiksi Slack ja Zoom.
Jotta työntekijälle voidaan taata parhaat mahdolliset olosuhteet menestyksekkääseen etätyöskentelyyn, on hyvä mitata työntekijöiden tyytyväisyyttä säännöllisesti. Vismassa käytämme Peakon, Workday, joka on loistava työkalu, jonka avulla saamme käsityksen siitä, mitä voimme tehdä vielä paremmin. Kyse ei ole pelkästään siitä, että luomme työntekijöille parhaat mahdolliset puitteet suorituskyvyn maksimoimiseksi, vaan myös siitä, että seuraamme työntekijöiden hyvinvointia, sitoutumista ja muita tekijöitä. Tämä on erityisen tärkeää nyt, kun kaikki työntekijämme eivät ole fyysisesti toimistolla, kuten olemme aiemmin tottuneet.
Vastauksena tämän blogikirjoituksen otsikossa esitettyyn kysymykseen: sinun on tarjottava työntekijöillesi oikeat digitaaliset työkalut, sillä etätyöskentely on yleistymässä tanskalaisissa yrityksissä. Tämä tarkoittaa, että työntekijän on pystyttävä hoitamaan kaikki työtehtävänsä – riippumatta siitä, tapahtuuko työskentely kotona vai yrityksen toimistossa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka suuri osuus yrityksistä on havainnut tuottavuuden kasvaneen tai pysyneen ennallaan etätyön myötä?
Tässä julkaisussa mainitun Dansk Industrin 230 tanskalaisyritystä kattavan kyselyn mukaan 73 prosentilla tuottavuus oli kasvanut tai pysynyt ennallaan etätyön ansiosta. Vain 3 prosenttia ilmoitti tuottavuuden heikentyneen. Kahdeksan kymmenestä yrityksestä ilmoitti olevansa valmiita lisäämään työntekijöiden etätyöskentelyaikaa.
Mitä digitaalisia työkaluja etätyöntekijät tarvitsevat kulujen hallintaan kotona?
Etätyöntekijät tarvitsevat pilvipohjaisen kulujenhallintatyökalun, johon kuuluu mobiilisovellus, joka hoitaa kuittien tallennuksen, yrityskorttitapahtumien hyväksynnän, ajokilometrien kirjaamisen ja työajan seurannan ilman, että heidän tarvitsee käyttää toimiston verkkoa. Koko työnkulku ostosta kirjanpitoon on voitava hoitaa henkilökohtaisella laitteella.
Kenen vastuulla on tarjota digitaalisia työkaluja etätyöntekijöille?
Viestissä todetaan selvästi, että kotona työskentelevien työntekijöiden varustaminen sopivilla digitaalisilla työkaluilla on yrityksen vastuulla, ei työntekijän. Tähän kuuluvat paitsi viestintä- ja yhteistyötyökalut myös talous- ja hallinnolliset työnkulut, kuten kulujen hallinta, joita työntekijät tarvitsevat tehtäviensä hoitamiseen ja korvauksien saamiseksi asianmukaisesti.
Miten Visma Acubiz support tai etätyöskentelyä?
Kaikki Acubiz-tiedot tallennetaan pilvipalveluun, joten työntekijät tarvitsevat vain tietokoneen tai älypuhelimen päästäkseen käyttämään alustan kaikkia toimintoja mistä tahansa. Tämä tarkoittaa, että kulujen ilmoittaminen, laskujen hyväksyminen, työajan kirjaaminen ja ajokilometrien kirjaaminen toimivat täsmälleen samalla tavalla riippumatta siitä, onko työntekijä toimistossa vai kotona.