Dokumentoi todellinen kustannuskokonaisuutesi kulujen hallinnasta – ilman sokeat pisteet

Kulujen hallinnan todellinen kustannus ei ole lisenssi

TL;DRKulujen hallinnan todellinen kustannus on paljon enemmän kuin pelkkä lisenssin hinta. Oikeudenmukainen kokonaiskustannusmalli (TCO) vertailee toimittajia johdonmukaisesti 3–5 vuoden ajanjaksolla ja sisältää tilaukset, käyttöönotonn, integraaatiot, tuen, sisäiset tunnit, vaatimustenmukaisuuden, tiedot ja poistumiset. Kun laitat hinnan kitkalle ja manuaaliselle työlle, automatisoinnin todellinen taloudellinen arvo on paljon helpompi nähdä.

Rahoitusosastolla vallitsee erityinen hiljaisuus, kun uutta järjestelmää valitaan.

Tarjous on pöydällä. Lisenssihinnat näyttävät kohtuullisilta. Esitys lupaa yksinkertaisuutta.

Ja silti tiedät sen.

Harvoin on itse lisenssi, joka räjäyttää budjetin. Se on kaikki, mitä siihen liittyy: sisäiset tunnit, integrointityöt, pienet maksut, jotka kasaantuvat, ja kustannus siitä, että poistut järjestelmästä, kun on aika siirtyä eteenpäin.

Jos haluat verrata Visma Acubizia vaihtoehtoihin, kuten SAP Concur ja Pleo, oikeudenmukaisella tavalla, tarvitset kokonaiskustannusmallin (TCO), joka kestää sekä johdon että tilintarkastajan kyselyitä. 3–5 vuoden ajanjaksolla.

Tässä on kolme asiaa, joihin kannattaa keskittyä:

• Luo yksi standardi kokonaiskustannusmallin – ja käytä sitä johdonmukaisesti kaikissa toimittajissa
• Tee hinnoittelumallit vertailukelpoisiksi: kustannus per käyttäjä, per tapahtuma, per integraatio, per tietomäärä ja per tukitaso
• Sisällytä se, mitä koet käytännössä: sisäiset tunnit, toiminnot, vaatimustenmukaisuus, integraalien käyttö ja siirtokustannukset

Tarkempi katsaus

1) Yksi malli. Ei erityissääntöjä.

Aloita kiinteillä kategorioilla, jotta lasket aina samoja asioita:

• Tilaukset ja lisenssit
• Käyttöönotto (konfiguraatio, koulutus, testaus)
• Tuki ja toiminnot
• Integraatio yrityskorttien ja pankkiyhteyksien kanssa
• Tietovarastointi ja kuittiarkistointi (dokumentaatio)
• Integraatio rahoitusjärjestelmän ja muiden keskeiset järjestelmien kanssa
• Jäljitettävyys ja dokumentaatio auditointia varten
• Siirtämisen ja päättämisen kustannukset (poistuminen)

Kun kaikki esitetään samassa muodossa, "halpa" ja "kallis" tulevat dokumentoiduksi – eikä se ole vain tunne.

2) Tee hinnat vertailukelpoisiksi, vaikka toimittajat eivät halua

Jotkut veloittavat per käyttäjä. Toiset per tapahtuma. Jotkut niputtavat toiminnallisuuden moduuleiksi, lisäosiksi ja eri tukitasoiksi.

Ratkaisu on periaatteessa yksinkertainen: määritä yksikköhinnat ja odotettavat volyymit 3–5 vuodelle, jotta voit verrata samaa samalla. Kuinka monta käyttäjää? Kuinka monta kuluraporttia? Kuinka monta integraatiota? Kuinka paljon tietoja? Mikä tukitaso?

Markkinakokemukset osoittavat, että kokonaiskustannukset voivat nousta merkittävästi, kun volyymit kasvavat, tai kun premium-tuki ja lisäpaketit tulevat tarpeellisiksi. Mallisi tulisi siksi näyttää, mitä tapahtuu, kun organisaatio kasvaa – ei vain se, mitä se maksaa ensimmäisenä päivänä.

3) Aseta hinta kitkalle

Samat klassiset ongelmat ilmaantuvat monissa organisaatioissa: liiallinen hallintotöiden määrä, manuaaliset prosessit, kadonneita kuitteja, myöhästyneet kulujen kirjaukset kuukauden lopussa, hitaat hyväksynnät ja rajallinen näkyvyys.

Nämä eivät ole "pehmeitä" ongelmia. Ne ovat henkilöstökuluja, virheitä ja kuukauden lopun sulkemista, joka kestää pidempään kuin pitäisi.

Tee ne konkreettisiksi mallissasi. Kysy esimerkiksi:

• Paljonko kulunhyväksyntäprosessisi maksaa sisäisissä työtunneissa kuukaudessa?
• Kuinka monta kuittia vaatii manuaalista tietojen syöttöä tai lisäkäsittelyä?
• Mitä korjaukset, maksmuistutukset ja lisäkontrollit todellisuudessa maksavat sinulle?

Perusajatus on seuraava: Kustannusta on helpompi kohdistaa ja hallita, kun se syntyy, kuin korjata se jälkikäteen. Tässä on usein ratkaisun todellinen taloudellinen arvo.

Kun lasket TCO:ta, sinun tulisi siis katsoa järjestelmän hintaa pidemmälle ja harkita kirjanpitovalmiin datan arvoa, automaattisesti täytäntöönpantuja sääntöjä ja korttien integrointia, joka vähentää manuaalista työtä. Tällöin kulujen hallinta voi tyypillisesti tuoda todellista muutosta sekä aikaan että riskeihin.

Ja muista: kululaskut eivät harvoin ole eristyksissä. Jos sinulla on myös pullonkauloja laskun käsittelyssa, ne on sisällytettävä laskelmaan. Muussa tapauksessa saatat optimoida vain yhtä aluetta ja siirtää työn muualle.

Mielenrauha

TCO ei ole näyttöjen vuoksi laadittu laskentataulukko. Se on vakuutuksesi piilotettujen kustannusten varalta.

Rakenna malli, joka on oikeudenmukainen ja johdonmukainen kaikilla toimittajilla. Käytä realistisia volyymeja. Sisällytä sisäiset työtunnit. Ja huomioi poistumiskustannukset heti alusta alkaen.

Se antaa sinulle mielenrauhan – ja päätöksentekokehikon, joka kestää myös silloin, kun kokouksessa vallitseva hiljaisuus korvataan kysymyksellä: Miksi valitsimme tämän ratkaisun alun perin?