Dokumentoi todellinen TCO-kustannuksesi kulujen hallintoon - ilman sokeanäköisiä alueita

Kulujen hallinnan todellinen kustannus ei ole lisenssi

TL;DRKulujen hallinnan todellinen kustannus on paljon suurempi kuin lisenssin hinta. Reilu kokonaiskustannusmalli (TCO) vertaa toimittajia johdonmukaisesti 3–5 vuoden ajanjaksolla ja sisältää tilaukset, toteutuksen, integrointien, tuen, sisäiset tunnit, vaatimustenmukaisuuden, tiedot ja poistumiskustannukset. Kun laitat hinnan kitkalle ja manuaalityölle, automaation todellinen taloudellinen arvo näkyy paljon selvemmin.

Rahoitusosastolla vallitsee erityinen hiljaisuus, kun valitaan uutta järjestelmää.

Tarjous on pöydällä. Lisenssien hinnat näyttävät kohtuullisilta. Esitys lupaa yksinkertaisuutta.

Ja kuitenkin tiedät sen.

Harvoin on juuri lisenssi itsensä, joka räjäyttää budjetin. Se on kaikki muu, mitä se tuo mukanaan: sisäiset tunnit, integrointityö, pienet maksut, jotka kasautuvat, ja kustannus siitä, että pääsee pois, kun aika tulee siirtyä eteenpäin.

Jos haluat vertailla Visma Acubizia vaihtoehtoihin, kuten SAP Concur ja Pleo, reilulla perusteella, tarvitset kokonaiskustannusmallin (TCO), joka kestää sekä johdon että tilintarkastajan kysymykset. 3–5 vuoden aikajaksolla.

Tässä kolme asiaa, joihin kannattaa keskittyä:

• Luo yksi standardi kokonaiskustannusmallia varten – ja käytä sitä johdonmukaisesti kaikkien toimittajien kanssa
• Tee hinnoittelumallit vertailukelpoisiksi: hinta per käyttäjä, per kauppa, per integraatio, per datamäärä ja per tukitaso
• Ota mukaan, mitä koet käytännössä: sisäiset tunnit, toiminnot, vaatimustenmukaisuus, integrointien käyttö ja siirtokustannukset

Tarkempi katsaus

1) Yksi malli. Ei erityissääntöjä.

Aloita kiinteillä kategorioilla, jotta lasket aina samat asiat:

• Tilaukset ja lisenssit
• Toteutus (konfigurointi, koulutus, testaus)
• Tuki ja toiminnot
• Integraatio yrityskorttien ja pankkiyhteyksien kanssa
• Tietojen tallennusruutu ja kuittien säilyttäminen (dokumentaatio)
• Integraatio rahoitusjärjestelmään ja muihin ydinpalveluihin
• Jäljitettävyys ja dokumentaatio tarkastuksille
• Siirtämisen ja irtisanomisen kustannukset (poistuminen)

Kun kaikki esitetään samassa muodossa, "halpa" ja "kallis" muuttuvat joksikin, jonka voit dokumentoida – eikä joksikin, josta sinulla on vain tunne.

2) Tee hinnat vertailukelpoisiksi, vaikka toimittajat eivät halua

Jotkut veloittavat per käyttäjä. Toiset veloittavat per kauppa. Jotkut niputtavat toiminnot moduuleiksi, lisäosiksi ja erilaisiksi tukitasoiksi.

Ratkaisu on periaatteessa yksinkertainen: määritä yksikköhinnat ja odotetut volyymit 3–5 vuodelle, jotta voit vertailla samaa vastaan. Kuinka monta käyttäjää? Kuinka monta kuluraporttia? Kuinka monta integraatiota? Kuinka paljon dataa? Mikä tukitaso?

Markkinakokemukset osoittavat, että kokonaiskustannukset voivat nousta merkittävästi volyymin kasvaessa tai kun premium-tuki ja lisäpaketteja tulee tarpeelliseksi. Mallissa tulisi siis näkyä, mitä tapahtuu organisaatiosi kasvaessa – ei vain mitä se maksaa ensimmäisenä päivänä.

3) Aseta hinta kitkalle

Samat klassiset ongelmat esiintyvät monissa organisaatioissa: liian paljon hallintotehtäviä, manuaalisia prosesseja, kadonneet kuitit, myöhäinen kulujen rekisteröinti kuukauden lopussa, hitaat hyväksynnät ja rajallinen näkyvyys.

Nämä eivät ole "pehmeitä" ongelmia. Ne ovat henkilöstön kustannuksia, virheitä ja kuukauden lopun päätöstä, joka kestää pidempään kuin pitäisi.

Tee niistä konkreettisia mallissasi. Esimerkiksi kysy:

• Paljonko kulujen hyväksyntäprosessista aiheutuu sisäisiä tunteja kuukaudessa?
• Kuinka monta kuitista vaatii manuaalista tietojen syöttöä tai lisäkäsittelyä?
• Mitä korjaukset, maksumuistutukset ja lisäkontrollit todella maksavat sinulle?

Perusajatus on seuraava: On helpompi kohdistaa ja hallita kustannus, kun se syntyy, kuin korjata se jälkikäteen. Tässä piilee usein ratkaisun todellinen rahanarvо.

TCO:ta laskettaessa sinun tulisi siksi katsoa järjestelmän hintaa pidemmälle ja harkita kirjanpitovalmiiden tietojen arvoa, automaattisesti vahvistettavia sääntöjä ja korttintegrointia, joka vähentää manuaalista työtä. Tässä voidaan kulujen hallinta tyypillisesti tehdä todella merkittävää eroa sekä ajan että riskin suhteen.

Ja muista: kulujen korvausvaatimukset harvoin ovat eristyksissä. Jos sinulla on myös pullonkauloja laskujen käsittelyssa, ne on sisällytettävä laskelmaan. Muussa tapauksessa riskit optimoida yhtä aluetta vain siirtääksesi työn muualle.

Mielen rauha

TCO ei ole näyttelyssä oleva laskentataulukko. Se on vakuutuksesi piilotettujen kustannusten varalta.

Rakenna malli, joka on reilu ja johdonmukainen kaikkien toimittajien osalta. Käytä realistisia volyymeja. Sisällytä sisäiset tunnit. Ja ota poistumiskustannukset huomioon alusta alkaen.

Se antaa sinulle mielen rauhan – ja päätöksentekokehikon, joka toimii edelleen, kun kokoushuoneen hiljaisuus korvautuu kysymyksellä: Miksi valitsimme tämän ratkaisun ensimmäisen kerran?