The Digital Accountancy – Part 3: Why your bookkeeping practice is important

Tässä blogikirjoituksessa jatkan tarkastelua trendistä, joka liittyy taloushallinnon prosessien digitalisointiin ja automatisointiin. Kyseessä on ala, jolla tätä mahdollistava teknologia kehittyy nopeasti. Monet taloushallinnon prosessit soveltuvat hyvin digitalisointiin ja automatisointiin. Tämä johtuu siitä, että niille on usein ominaista selkeä rakenne, säännöt ja toistuvuus. Toisin sanoen suuri osa käsiteltävästä datasta on suhteellisen helppo jäsentää, ja monet niiden hallintaan käytettävät prosessit perustuvat pohjimmiltaan sääntöihin.

TL;DRKaikki taloushallinnon ohjelmistot eivät pysty support mukautumaan jokaisen organisaation erityisiin kirjanpitokäytäntöihin, ja tämä yhteensopimattomuus on yleinen syy digitalisointihankkeiden epäonnistumiseen. On olennaisen tärkeää ymmärtää omaa toimialatuntemustaan – mukaan lukien se, miten yrityksessäsi kulut koodataan, hyväksytään ja kirjataan – ennen kuin valitset digitaalisen työkalun taloushallinnon automatisointiin.

On kuitenkin syytä huomata, että tilanne voi muuttua monimutkaiseksi, ja tämä liittyy käytäntöihin, joita kyseinen organisaatio noudattaa taloushallinnon prosesseissaan. Toisin sanoen juuri kirjanpito ja kirjanpitokäytännöt. Tämä tarkoittaa, että sinun tulee olla tarkkaavainen, kun alat digitalisoida ja automatisoida taloushallinnon prosesseja. Jos tarkastelen esimerkiksi prosessia, joka liittyy kulukuitit ja kustannuslaskut, niin se ei suinkaan kata kaikkia digitaalisia työkaluja, joita käytetään kulujen hallinta, kuittien käsittely tai laskujen hallinta joka voi support mukautua juuri yrityksesi toimintatapoihin.

Keskity omaan asiantuntemukseesi

Sovellukset, jotka auttavat sinua edistämään digitaalisia ja automatisoituja taloushallinnon prosesseja, voivat olla yrityksellesi korvaamattoman tärkeitä. Ne voivat esimerkiksi auttaa vähentämään manuaalisiin ja toistuviin tehtäviin käytettyä aikaa sekä parantaa tulosten laatua ja tarkkuutta. Sinun kannattaa kuitenkin varmistaa, ettet anna myyntipuheiden ja kultaisten lupauksien hämätä sinua – varsinkaan kun kyse on erilaisista uusista ja älykkäistä järjestelmistä, jotka lupaavat hoitaa kaiken vaivattomasti. Tosiasia nimittäin on, että aivan liian usein järjestelmien todellisissa kyvyissä support juuri organisaatiosi erityistä support on rajoituksia. Siksi sinun on aina muistettava, ettei organisaatiossasi kertynyttä ainutlaatuista toimialatietoa saa unohtaa. Tässä käsiteltävällä alalla kyse on puhtaasti rahoitusalan erityisosaamisesta sekä yrityskohtaisesta osaamisesta, kun on kyse kirjanpitoperiaatteistanne ja kirjanpitokäytännöistänne ostoreskontran alalla. Tällä alueella ei mielestäni kannata tehdä kompromisseja. Tästä huolimatta ei ole koskaan haitaksi kyseenalaistaa sitä, miten asiat hoidetaan esimerkiksi järjestelmän tai ohjelmistotoimittajan toimesta – mutta sitä ei pidä tehdä hinnalla millä hyvänsä.

Tukeeko se liiketoimintaasi vai heikentääkö se sitä?

Kun päätät investoida ohjelmistoon, joka auttaa digitalisoinnissa ja automatisoinnissa, on ratkaisevan tärkeää, että selvität perusteellisesti, pystyykö ohjelmisto support täysimääräisesti. Jos pysymme esimerkissä, jossa on kyse kulu- ja kuittienhallintatyökaluista ja yrityksesi toimii useilla taloudellisilla ulottuvuuksilla, valitsemasi työkalun tulisi luonnollisesti support . Voi myös olla, että kulu- ja laskutyönkulun on oltava dynaaminen kirjauksien tai valittujen ulottuvuusarvojen perusteella. Esimerkkinä voisi olla tilanne, jossa työntekijä linkittää kulutapahtuman tiettyyn projektiin, mikä käynnistää hyväksymisprosessin, jossa kulun on hyväksyttävä kyseisen projektin projektipäällikkö eikä linjajohtaja, joka yleensä hyväksyy kulut. Tässä tapauksessa sinun tulisi kysyä itseltäsi (ja ohjelmistotoimittajalta), voidaanko juuri sinun ulottuvuusrakenteesi tukea. Jos näin ei ole tai jos toimittaja näyttää olevan täysin epävarma, kun esität kysymyksen, sinun on todella harkittava, haluatko tehdä kompromisseja vai onko parempi etsiä toinen toimittaja.

Jos päätät tehdä kompromisseja, vaarannat sen, että ratkaisun käyttöönotosta odotetut vaikutukset ja hyödyt jäävät toteutumatta. Tämä tarkoittaa, että joudut käyttämään huomattavia resursseja tietojen jälkikäsittelyyn ja menetät siten tehokkuusetuja. Pahimmassa tapauksessa kompromissi voi jopa johtaa siihen, että alat heikentää omaa liiketoimintaasi, koska asetat oma-alueesi asiantuntemuksen ja siitä johdetut vaatimukset toissijaisiksi ja alat ottaa käyttöön ohjelmiston sen rajoituksista huolimatta (olipa olet niistä tietoinen tai et). Tässä esimerkissä, jossa puhumme kulujen ja kuittien käsittelystä, se, että luovut mahdollisuudesta esimerkiksi linkittää tapahtumia taloudellisiin ulottuvuuksiisi, tarkoittaa, että sinulla on vaikeuksia laatia yksityiskohtaisia raportteja ja saada käsitystä liiketoimintasi taloudellisesta suorituskyvystä. Siitä voi nopeasti tulla kallista.

Alan paras tarkoittaa parhaita olosuhteita

Haluan tehdä asian selväksi: jos kirjanpitosi on edes hieman monimutkaista, sinun kannattaa etsiä luokkansa paras ratkaisuja support -sivuston kautta taloushallinnon digitalisointiin. Kun puhutaan kulujen hallinnasta, on selvää, että joitakin ratkaisuja on erittäin vaikea vertailla keskenään, vaikka ne pohjimmiltaan hyödyntävät samaa prosessia. Otetaan esimerkiksi sisäänrakennettu toiminto, joka on tarkoitettu kuluraporttitiettyjen yritysten maksukorttitoimittajien palkka- ja palkanlaskentajärjestelmiin tai -sovelluksiin integroituina, jotka mahdollistavat tapahtumien dokumentoinnin. Tällaisissa ratkaisuissa ei yksinkertaisesti ole tarvittavia vaihtoehtoja taloudellisten ulottuvuuksien tai työnkulkujen määrittämiseen siten, että ne sopisivat juuri teidän toimintaanne. Jos tällaisia ratkaisuja verrataan todellisiin alan parhaisiin kulujenhallintaratkaisuihin, voisi kai sanoa, että Se on kuin vertailisi taloushallintojärjestelmää Excel-taulukkoon.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Miksi jotkut rahoitusalan digitalisointihankkeet epäonnistuvat, vaikka ohjelmisto olisi teknisesti toimiva?

Monet digitaaliset työkalut eivät pysty mukautumaan tietyn organisaation erityisiin kirjanpitokäytäntöihin. Kun ohjelmisto ei support yritys tosiasiallisesti kirjaa tai hyväksyy kuluja, syntyy kiertotapoja, käyttöaste laskee eikä odotettuja hyötyjä saavuteta. Työkalu voi olla teknisesti vaikuttava, mutta silti sopia huonosti organisaatiolle.

Mitä on rahoitusalan asiantuntemus ja miksi sillä on merkitystä ohjelmistovalinnassa?

Toimialatuntemus tarkoittaa kertynyttä ymmärrystä siitä, miten juuri organisaatiosi hoitaa taloushallinnon prosesseja: kirjanpitokäytännöt, hyväksymishierarkiat, tilirakenteet ja säännösten noudattamista koskevat vaatimukset. Tätä tietoa ei saa menettää digitalisoinnin yhteydessä. Ohjelmisto, joka ei kykene ottamaan tätä huomioon, pakottaa tekemään ei-toivottuja prosessimuutoksia.

Mihin talousjohdon edustajien tulisi kiinnittää huomiota arvioidessaan kulujen tai laskujen hallintaohjelmistoja?

Suhtaudu varauksella myyntiväitteisiin, joiden mukaan järjestelmä pystyy ”hoitamaan kaiken vaivattomasti”. Arvioi, pystyykö ohjelmisto todella support juuri support kirjanpitokäytäntöjä, eikä pelkästään yleisiä käyttötapauksia. Pyydä suosituksia yrityksiltä, joiden kirjanpito on yhtä monimutkaista kuin teidän.

Miten taloushallinnon tiimien tulisi lähestyä digitalisointia menettämättä tärkeää prosessiosaamista?

Kartoita nykyinen prosessisi yksityiskohtaisesti ennen ohjelmiston valintaa. Kirjaa ylös, miten kulut kirjataan, mitä hyväksymissääntöjä sovelletaan ja miltä kirjanpitomerkinnät näyttävät. Käytä tätä vaatimustiedostona toimittajia arvioidessasi ja testaa järjestelmää yrityksesi todellisissa tilanteissa ennen sitoutumista.