Onko kulujenhallintaratkaisusi riittävän helppokäyttöinen? Kolme merkkiä, jotka voit tarkistaa heti

Intuitiivista käyttöliittymää pidetään usein vain mukavana lisäominaisuutena. Käytännössä se on kuitenkin edellytys sille, että digitalisaatio tuo todellista lisäarvoa taloushallintoon.

Jos kulujenhallintaratkaisusi vaatii liikaa selittämistä, seurauksena on yleensä myöhästyneet rekisteröinnit, kiertotavat hyväksymisprosesseissa ja jälleen yksi paikka, jossa tietoja joudutaan korjaamaan manuaalisesti.

On syytä muistaa, että monet talousjohtajat pitävät digitalisaatiota ensisijaisena prioriteettina. Tämä tavoite toteutuu kuitenkin vain, jos kulujenhallintaratkaisua voidaan käyttää koko organisaatiossa – ei pelkästään talousosaston kokeneiden käyttäjien keskuudessa.

TL;DRIntuitiivinen kulujenhallintaratkaisu ei ole ylellisyyttä: se ratkaisee, toimiiko digitalisaatio todella koko organisaatiossasi. Acubiz on suunniteltu muille kuin taloushallinnon työntekijöille: mobiililaitteille optimoitu kuittien tallennus, selkeät hyväksymisprosessit ja tiedot, jotka siirtyvät ERP-järjestelmään ilman manuaalista puhdistusta. Tässä on kolme merkkiä siitä, että nykyinen ratkaisusi saattaa olla riittämätön.

Tässä on kolme selkeää merkkiä siitä, että kulujenhallintaratkaisusi on riittävän helppokäyttöinen päivittäisiin taloushallinnon toimintoihin:

• Se auttaa työntekijää toimimaan oikein juuri siinä hetkessä, kun kulu syntyy
• Se tekee hyväksynnästä ja valvonnasta suoraviivaista ilman, että säännösten noudattaminen ja kirjausketju vaarantuvat
• Se tarjoaa varausvalmiita tietoja, joten analysointia ja raportointia ei tarvitse aloittaa Excelissä

1. Työntekijä voi rekisteröityä paikan päällä

Tyypillinen ongelma on, että kulukorvaushakemukset kirjataan vasta kuukauden lopussa. Tämä antaa vääristyneen kuvan kyseisen jakson kulutuksesta ja aiheuttaa tarpeettoman pullonkaulan taloushallinnossa.

Siksi mobiilirekisteröinti ei ole pelkkä ominaisuus. Se on keino saada käyttäytyminen tapahtumaan juuri oikealla hetkellä – kun kuitti on vielä käsillä ja meno on tuoreena mielessä.

BDO Tanska siirtyi hankalasta kuittien tallentamis- ja skannausprosessista reaaliaikaiseen kirjaamiseen sovelluksessa. Kuten BDO:n kirjanpidon vanhempi Consultant , Nina Hjorthmose, toteaa:

”Nyt he voivat helposti ottaa kuvan kuitistaan ja täyttää kulukorvaushakemuksen heti paikan päällä.”

Juuri tällainen kitka ratkaisee, noudatetaanko menettelyä käytännössä.

2. Johtajat voivat hyväksyä asiat nopeasti ja oikein

Monet talousosastot kamppailevat hitaiden ja hankalien hyväksymisprosessien kanssa. Intuitiivisen ratkaisun avulla hyväksyminen sujuu helposti ja oikein – jopa silloin, kun esimies on matkoilla.

Tämä toistuu jatkuvasti asiakastapauksissa. Morsø Jernstøberi siirtyi loputtomista rekisteröintivaiheista yhteen yhdistettyyn maksutapahtumaan, joka voidaan hyväksyä yhdellä napautuksella matkapuhelimella. KAB:ssa manuaalinen prosessi, jossa tapaukset kasaantuivat, korvattiin digitaalisella rekisteröinnillä, joka kestää vain muutaman sekunnin – ja tämän suorana seurauksena budjetin seuranta parani.

Myös Acubizin oma Proof of Concept -kysely korostaa, että ratkaisua valittaessa tärkeimpänä prioriteettina oli käyttäjäystävällinen sovellus. Tämä vastaa hyvin tuttua todellisuutta: paperi, kadonneet kuitit, myöhästyneet rekisteröinnit ja liian monet manuaaliset vaiheet liittyvät usein tiiviisti toisiinsa.

3. Tiedot siirtyvät eteenpäin ilman ylimääräistä puhdistusta

Talousjohtajalle ja taloushallinnon johtajalle tavoitteena ei ole pelkästään helppo kirjaaminen. Tavoitteena on käyttökelpoista dataa – kirjanpitoon valmista, johdonmukaista ja täydellisen kirjausketjun sisältävää.

Siksi on järkevää ottaa käyttöön yhtenäinen kulujen käsittelyprosessi: kirjaamisesta hyväksymiseen ja kirjaamiseen asti, integroituna ERP-järjestelmään ja palkanlaskentaan, jotta talousosaston ei tarvitse syöttää samoja tietoja useaan eri paikkaan.

Jos myös toimittajien laskujen käsittelyssä on pullonkauloja, automaattisen laskujen tulkinnan ja digitaalisten hyväksymisprosessien avulla voidaan vähentää manuaalista syöttötyötä ja virheitä. Ja kun työajan kirjaaminen on lakisääteinen vaatimus, on hyödyllistä integroida dokumentointi ja seuranta samaan mobiilisovellukseen kuin muu kirjaamisprosessi.

Kuten Acubizin asiakkuusjohtaja ( Marketing Director ) Martin Eriksen toteaa: Ratkaisun ei pitäisi tuntua ”sovellukselta”, vaan infrastruktuurilta, joka poistaa talousprosessien esteitä.

Kun käyttöliittymä on intuitiivinen, työ siirtyy lähemmäksi sen lähdettä – työntekijää ja hyväksyjää – ja talousosasto saa aikansa takaisin.

Mielenrauha kuukauden lopun tilinpäätöksessä alkaa jo päivittäisessä toiminnassa

Intuitiivisen kulujenhallintaratkaisun toimivuutta voidaan käytännössä arvioida yhden tekijän perusteella:

Helpottuvatko rekisteröinti, hyväksyntä ja julkaiseminen päivittäisessä toiminnassa – ilman, että valvonta ja säännösten noudattaminen heikkenevät?

Jos prosessissanne esiintyy edelleen paperisia kuitteja, myöhästyneitä rekisteröintejä ja manuaalisia korjauksia, syynä ei yleensä ole haluttomuus. Ongelmana on työnkulku, joka ei tue käyttäjiä riittävästi.

Kun suunnittelu ja käytäntö toimivat yhdessä, hyödyt ovat konkreettisia: hallinnollinen työmäärä vähenee, virheitä syntyy vähemmän ja taloudellinen tilanne on läpinäkyvä, minkä perusteella voidaan ryhtyä toimenpiteisiin vielä silloin, kun päätökset ovat ajankohtaisia.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä tekee kulujenhallintaratkaisusta aidosti intuitiivisen?

Intuitiivisen ratkaisun ansiosta tavallinen työntekijä ei tarvitse erillistä koulutusta yksinkertaisen kulukorvaushakemuksen tekemiseen. Se opastaa käyttäjää pakollisten kenttien täyttämisessä, tallentaa kuittitiedot automaattisesti OCR-tekniikan avulla ja antaa selkeää palautetta, jos tietoja puuttuu tai ne eivät ole käytäntöjen mukaisia. Acubiz on suunniteltu siten, että työntekijä voi kirjata ja lähettää kulukorvaushakemuksen alle 60 sekunnissa mobiililaitteella.

Miksi työntekijät viivyttelevät kulujen kirjaamista, kun menettely on liian monimutkainen?

Tärkein syy on kognitiivinen kitka. Jos kulun kirjaaminen vaatii useita vaiheita, manuaalista tietojen syöttöä ja tuntemattoman käyttöliittymän selaamista, työntekijät lykkäävät sitä kuukauden loppuun asti – tai jättävät sen kokonaan tekemättä. Tämä johtaa puutteellisiin kirjanpitoihin, kadonneisiin kuitteihin ja siihen, että talousosasto joutuu pyytämään työntekijöiltä asiakirjoja ennen kuin tilinpäätös voidaan tehdä.

Miten hyvän kulujenhallintaratkaisun tulisi hoitaa kuittien tallennus mobiililaitteilla?

Hyvin suunnitellussa ratkaisussa käytetään OCR-tekniikkaa kuittikuvan lukemiseen ja kenttien, kuten summan, päivämäärän, valuutan ja myyjän, esitäyttämiseen. Työntekijän tulisi tarvita vain vahvistaa tai muokata esitäytettyjä arvoja ja lisätä yrityksen käytäntöjen edellyttämät tiedot, kuten projekti tai kustannuspaikka. Acubiz hoitaa tämän suoraan mobiilisovelluksessaan, jolloin manuaalista tietojen syöttöä ei tarvita yleisimpien kuittityyppien kohdalla.

Miltä hyvä hyväksymisprosessi näyttää kulujen hallinnassa?

Hyvä hyväksymisprosessi on selkeä, nopea ja käytäntöjen mukainen. Hyväksyjät saavat ilmoituksen, jossa on kaikki kulutiedot, mukaan lukien kuitin kuva, ja voivat hyväksyä tai pyytää lisätietoja yhdellä napautuksella. Automaattinen eskalointi hoitaa poissaolotilanteet, ja järjestelmä kirjaa jokaisen toiminnon aikaleimalla. Acubizin hyväksymisprosessi on suunniteltu siten, että yksinkertaisen kulukorvaushakemuksen käsittely kestää alle kaksi minuuttia.

Miten talousjohtaja voi arvioida, toimiiko kulujenhallintaratkaisu?

Keskeisiä indikaattoreita ovat muun muassa: keskimääräinen aika kulun syntymisestä kirjaamiseen, 24 tunnin kuluessa ostosta kirjattujen kulujen osuus, hyväksymiskierron kesto sekä sääntöpoikkeamien osuus. Acubiz tarjoaa näitä mittareita sisältävän hallintapaneelin, jonka avulla talousjohtajat voivat tunnistaa pullonkauloja: sijaitsevatko ne työntekijöiden, hyväksyjien vai itse talousosaston puolella.