How we use Acubiz

Acubizia voidaan käyttää monin eri tavoin. Voimme esimerkiksi hallinnoida kuluja ja ostoksia, jotka on tehty yrityskortit, työajan kirjaaminen, ajokilometrit, laskut jne. Näin ollen Acubizia voivat käyttää kaikki organisaation tiimit: myynti, kehitys, talous, markkinointi, henkilöstöhallinto, support jne.

TL;DRAcubizia käytetään organisaation kaikissa toiminnoissa, ei pelkästään matkustavien työntekijöiden keskuudessa. Acubizin oma tiimi jakaa konkreettisia esimerkkejä: markkinointipäällikkö hoitaa ajokilometrien kirjaamisen ja yrityskorttien tilaukset, talousjohtaja skannaa laskuja ja kirjaa työajat, kehittäjä hyväksyy korttitapahtumat ja seuraa lomapäiviä, ja asiakkuuspäällikkö hyödyntää digitaalista ajokilometrien seurantaa päivittäisissä asiakaskäynneissään.

Seuraavassa on muutamia työntekijöidemme kertomuksia siitä, miten erilaiset työntekijät hyödyntävät Acubizin eri toimintoja:

Martin, Marketing Manager

Monet ihmiset kutsuvat meidän kaltaisia järjestelmiä ”matkakulut järjestelmiä.” Ja kyllä, Acubizia voidaan käyttää matkakuluraporttis, mutta työntekijät voivat käyttää sitä myös erilaisiin työtehtäviin liittyviin kuluihin. Itse käytän Acubizia niin matkoilla kuin toimistossakin. Kun olen liikkeellä, hoidan esimerkiksi ajokilometrit tapahtumaa varten tai kulut kahvikupilliselle tai lounaalle. Lisäksi hankin toimistossa ohjelmistotilauksia ja tuotteita omalla yrityskortti. Acubizia voivat siis käyttää kaikenlaiset työntekijät – ei vain kenttätyöntekijät.

Tanja, Controller 

Käytän Acubizia moniin eri tarkoituksiin. Useimmiten käytän Acubizia laskujen skannaus ja niiden välittäminen hyväksyjille sekä kirjanpito, sillä vientitiedostot voidaan tuotu taloushallintojärjestelmäämme. Sen lisäksi käytän Acubizia myös toimittajien laskujen etsimiseen. Lopuksi käytän Acubizia työaikojen ja kulujen kirjaamiseen.

Palle, Senior Developer

Kun teen ostoksia yrityskortillani, tiedot tallentuvat automaattisesti Acubiziin. Lisäksi voin skannata yrityskulujen kuitit Acubiz-sovelluksella ja lähettää kulut hyväksyttäväksi joko Acubiz-sovelluksen tai verkkoselaimen kautta. Minä myös kirjata ylös asiakas- tai kehityshankkeisiin käyttämäni tunnit. Seuraan myös, kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä, sillä minulla on aina kirjata lomani sovelluksessa.

Frederik, asiakkuuspäällikkö

Koska olen usein poissa toimistosta asiakaskäynneillä, Kilometrimäärätoiminto on minulle erittäin rakas. On hienoa, että on olemassa digitaalinen työkalu ajokilometrien laskemiseen, eikä sitä tarvitse tehdä itse. Se Kustannusfunktio Käytän tätä kaikkiin asiakaskäynteihin liittyviin kuluihin, olipa kyseessä sitten kahvikupillinen, lounas tai jotain aivan muuta. Jos työskentelet yrityksessä, jossa kulujen käsittely tapahtuu manuaalisesti, tämä on aivan erilainen kokemus.

Kasper, vanhempi Consultant

Käytän Acubiz-sovellusta, kun käsittelen yrityskortillani tehtyjä ostoksia. Otan kuvan kuiteista heti ostoksen yhteydessä – eikä minun tarvitse enää käyttää siihen aikaa. Muita ominaisuuksia, joita käytän, ovat työajan kirjaaminen Time-moduulissamme sekä toimittajien laskujen hyväksymisessä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Voivatko Acubizia käyttää myös työntekijät, jotka eivät matkusta työasioissa?

Kyllä. Vaikka Acubiz on tarkoitettu matkakulujen ja ajokilometrien hallintaan, se on yhtä hyödyllinen myös toimistossa työskenteleville työntekijöille. Acubiz-tiimin esimerkkeinä mainittakoon markkinointihenkilöstö, joka hallinnoi ohjelmistotilauksia ja yrityskorteilla tehtyjä tuotehankintoja, taloushallinnon työntekijät, jotka kirjaavat toimittajien laskuja, sekä kehittäjät, jotka kirjaavat projektityötunteja ja lomapäiviä – kaikki samalla alustalla.

Miten Acubiz käsittelee yrityskorttitapahtumia?

Korttitapahtumat tuodaan automaattisesti suoraan Acubiz-järjestelmään. Työntekijät saavat ilmoituksen, jossa heitä pyydetään liittämään kuitti ja vahvistamaan tapahtuman tiedot, minkä jälkeen he lähettävät ne hyväksyttäväksi sovelluksen tai selaimen kautta. Tämä poistaa manuaalisen syöttämisen tarpeen ja varmistaa, että jokaiseen korttiostoon on liitetty tarvittavat asiakirjat ennen kuin se siirtyy talousosastolle.

Voiko Acubizia käyttää työajan kirjaamiseen ja projektituntien seurantaan?

Kyllä. Acubiz tukee työajan kirjaamista sekä sisäisissä että asiakasprojekteissa. Työntekijät kirjaavat työtuntinsa tiettyihin projekteihin tai asiakastileihin, ja tiedot siirretään kirjanpitojärjestelmään. Tätä tietoa käytetään sekä sisäiseen kustannusseurantaan että tarkkojen asiakaslaskujen laatimisen perustana.

Miten ajokilometrien laskenta toimii Acubizissa?

Kilometrimäärätoiminnon avulla työntekijät voivat kirjata työmatkat digitaalisesti, ja reitin laskeminen tapahtuu automaattisesti ilman manuaalisia arvioita. Tämä vähentää ylikorvausilmoituksia ja varmistaa, että korvauslaskelma on tarkka. Usein asiakaskäyntejä tekeville työntekijöille tämä poistaa tarpeen laskea ja kirjata etäisyyksiä manuaalisesti jokaisen matkan jälkeen.