How long does it take to complete a manual travel settlement?

According to the Global Business Travel Association, it takes approximately 20 minutes to complete a single travel settlement manually. This involves the employee, the approver, and a finance team member, each spending a portion of that time. On top of this, 19% of settlements contain errors such as missing information or incorrect entries, each requiring an additional 18 minutes to correct.

What percentage of Danish companies are still handling expenses manually?

A 2024 Findity report found that only 23% of Danish companies used an expense management system in 2023. Acubiz's own research suggests the figure may be lower, with approximately 61% of companies still managing expenses through manual workflows. This means the majority of Danish businesses are absorbing preventable processing costs every time an employee submits an expense.

What does manual expense handling actually cost a company per report?

The cost depends on the hourly wages of the people involved. With an employee, an approver, and a finance team member each spending a share of 20 minutes per settlement, one-fifth of each person's hourly wage is a direct processing cost. Add error correction costs at 18 minutes per affected report, and the total cost per report in a medium-sized organization can easily reach several hundred Danish kroner.

What is the typical manual expense workflow that companies should replace?

The classic workflow is: the employee collects receipts and completes a travel settlement form, physically hands it to a manager for approval, and the approved form is carried to the finance department for manual entry into the accounting system. Each physical handover introduces delay, each manual entry introduces error risk, and none of the steps add analytical value compared to a digital, automated alternative.

Manuaalisen kulujen käsittelyn todelliset kustannukset

Varsinkin jos kulujen käsittely tapahtuu manuaalisesti, ja kuten otsikosta jo käy ilmi, tämä blogikirjoitus on suunnattu juuri tällaisille yrityksille. Valitettavasti yllättävän moni yritys käyttää edelleen manuaalisia työnkulkuja juuri tässä asiassa.

TL;DRFindityn vuonna 2024 julkaiseman raportin mukaan vain 23 % tanskalaisista yrityksistä käytti kulujenhallintajärjestelmää vuonna 2023, ja 61 % hoiti kulut edelleen manuaalisesti. Global Business Travel Associationin mukaan yhden matkakorvaushakemuksen käsittely kestää noin 20 minuuttia, ja 19 % niistä sisältää virheitä, joiden korjaaminen vie vielä 18 minuuttia lisää, minkä vuoksi manuaalinen kulujen käsittely aiheuttaa mitattavissa olevia ja vältettävissä olevia kustannuksia.

Ruotsalaiset kollegamme Findityssä ovat laatineet raportin vuonna 2024, josta käy ilmi, että vuonna 2023 vain 23 % tanskalaisista yrityksistä käytti kulujen hallinta järjestelmä. Luku saattaa olla jopa pienempi. Tutkimuksemme mukaan 61 % hoitaa kulut edelleen manuaalisesti.

Tarkasta luvusta riippumatta vaikuttaa perustellulta päätellä, että monet yritykset hoitavat kulujaan edelleen manuaalisesti.

Matkakulujen käsittely on kallista ja aikaa vievää

Kun puhutaan kulujen manuaalisesta käsittelystä, on väistämätöntä mainita samassa yhteydessä myös ”matkakorvaukset”. Näin on nyt tehty.

Suurin osa yrityksistä, jotka käsittelevät kulut manuaalisesti, käyttää perinteistä matkakorvausmenettelyä. Matkakorvausmenettelyn työnkulku on seuraava: keräät kulut ja kuitit joka liittyy tiettyyn toimintaan. Seuraavaksi matkalasku toimitetaan, viedään henkilökohtaisesti esimiehelle hyväksyttäväksi ja lopulta se viedään talousosasto, joka syöttää sen talousjärjestelmään.

Saatat ajatella, että tämä kuulostaa monimutkaiselta. Niin se onkin. Se on vaikeaa ja aikaa vievää sekä työntekijälle, hyväksyjälle että talousosastolle. Sen lisäksi, että se on vaikeaa, se on myös kallista.

Miksi manuaalinen kulujen hallinta on kallista?

Kulujen manuaalinen hallinta on kallista kahdesta syystä:

Osallistuneiden työntekijöiden lukumäärä ja käytetty aika
Virheen mahdollisuus

Vanha sanonta ”aika on rahaa” pätee edelleen. Lisäksi kun puhe kääntyy matkakorvauksiin, Global Business Travel Association, matkakorvauksen käsittely kestää noin 20 minuuttia. Mielestämme tämä on varsin kohtuullista. Käsittelyyn osallistuu aina työntekijä ja talousvastaava, ja usein myös hyväksyjä. Olettaen, että kaikilla näillä henkilöillä on tuntipalkka, viidesosa tästä tuntipalkasta voidaan katsoa kulun käsittelykustannukseksi.

Myös virheiden mahdollisuus on olemassa. Samassa raportissa todetaan, että joka viidennessä (19 %) matkakorvaushakemuksessa on virheitä (puuttuvia tietoja, virheellisiä merkintöjä, epäselviä liitteitä jne.). Tämä aiheuttaa lisäkustannuksia ja vie 18 minuuttia ylimääräistä aikaa.

Mitä matkakorvausten manuaalinen käsittely maksaa?

Matkakulujen korvauksiin liittyvät kustannukset vaihtelevat riippuen siitä, keneltä asiaa kysytään. On mahdotonta löytää yhtä lukua, jota voitaisiin pitää keskimääräisenä kustannuksena. Internetissä julkaistuissa erilaisissa raporteissa mainitaan lukuja 16–58 dollaria.

Vanha, mutta usein siteerattu raportti vuodelta 2011, jonka on laatinut Aberdeen-konserni arvioi matkakorvauksen käsittelykustannuksiksi 29,38 dollaria, kun taas Global Business Travel Association arvioi kustannuksiksi 58 dollaria.

Mikä on oikein ja mikä väärin? Meillä ei ole siitä omia lukuja. Mielestämme on kaikkein oikeudenmukaisinta edetä varovaisesti. Siksi käytämme laskelmissamme vertailuarvona 30 dollaria – summaa, jonka uskomme olevan myös hyvin realistinen.

Kustannusten laskentakaava on yksinkertainen:

Matkakulujen korvaus

työntekijöiden lukumäärä

työntekijän keskimääräinen kuukausittainen matkakorvausmäärä

Kuten mainittiin, käytämme lukua 30 dollaria olettaen, että jokaisella työntekijällä on keskimäärin puolitoista matkakulut kuukaudessa. Yksinkertaisuuden vuoksi olemme laatineet esimerkkejä, joissa on 10, 50 ja 100 työntekijää (jotka kaikki hakevat matkakorvauksia).

Laskelmaesimerkeissä virheenkorjaukseen käytettyä aikaa ei ole otettu huomioon.

Yritys, jossa on 10 työntekijää:

10 työntekijän yritys käyttää kuukausittain 450 dollaria matkakulujen käsittelyyn. Tanskan kruunuina tämä on 3 140 DKK kuukaudessa ja 37 680 DKK vuodessa.

Yritys, jossa on 50 työntekijää:

50 työntekijän yritys käyttää kuukausittain 2 250 dollaria matkakulujen käsittelyyn. Tanskan kruunuina tämä on 15 700 DKK kuukaudessa ja 188 000 DKK vuodessa.

Yritys, jossa on 100 työntekijää:

Ei tarvitse olla matematiikan professori ymmärtääkseen, että 100 työntekijän yritys maksaa kaksi kertaa niin paljon kuin 50 työntekijän yritys. Se on 31 400 DKK kuukaudessa ja 376 000 DKK vuodessa.

Entä kaikki piilokustannukset?

Ilmeisten korkeiden taloudellisten kustannusten lisäksi kulujen manuaalisesta käsittelystä aiheutuu myös useita piileviä kustannuksia ja haittoja.

Ensinnäkin joudut käsittelemään valtavan määrän kuitteja.
Toiseksi kuitit voivat helposti kadota.
Kolmanneksi työntekijänne käyttävät suhteettoman paljon aikaa johonkin, mikä ei tuota lisäarvoa.
Neljänneksi on haastavaa seurata, noudattavatko työntekijät ohjeita ja käytäntöjä.
Viidenneksi, kulutositteisiin liittyvä petosriski on valitettavasti suurempi.

Mikä siis on ratkaisu?

Ratkaisu on löytää järjestelmä, joka pystyy digitalisoimaan ja automatisoimaan koko prosessin alusta loppuun. Voimme tehdä sen osoitteessa Visma Acubiz. Ja olemme tehneet niin jo vuodesta 1997 lähtien.

Voimme ymmärtää, että matkakorvausmenettelyt ovat järkeviä, jos yritykselläsi ei ole järjestelmää kulujen käsittelyyn. Tällä tavalla kaikki liitteet ”kerätään” yhteen. Acubizin kanssa suosittelemme ”Fast Track” -konseptin käyttöä, jossa käyttäjä käsittelee ja vahvistaa kulun heti, kun se syntyy. Tällöin kulu korvataan välittömästi, eikä se esimerkiksi aiheuta ylikuormitusta talousosastolle kuukauden lopussa, kun kaikkia matkakorvauksia joudutaan käsittelemään samanaikaisesti.

Verrataanpa laskelmaesimerkkien lukuja joidenkin omien asiakkaidemme tilanteeseen. Voidaan todeta, että hankkimalla digitaalisen ja automatisoidun ratkaisun kulujen hallintaan voidaan säästää huomattava summa rahaa.

Useimmissa tapauksissa voit säästää 66 % tai jopa enemmän luopumalla manuaalisista työnkulkuista.

Silloin ei jää muuta kuin sanoa: aloita!

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka kauan manuaalisen matkakorvauslaskennan suorittaminen kestää?

Global Business Travel Associationin mukaan yhden matkakorvaushakemuksen käsittely manuaalisesti kestää noin 20 minuuttia. Prosessiin osallistuvat työntekijä, hyväksyjä ja talousosaston työntekijä, joista kukin käyttää osan tästä ajasta. Tämän lisäksi 19 % korvaushakemuksista sisältää virheitä, kuten puuttuvia tietoja tai virheellisiä merkintöjä, joiden korjaaminen vie kussakin tapauksessa 18 minuuttia lisää.

Kuinka suuri osuus tanskalaisista yrityksistä hoitaa edelleen kulujen käsittelyn manuaalisesti?

Findityn vuonna 2024 julkaiseman raportin mukaan vain 23 % tanskalaisista yrityksistä käytti kulujenhallintajärjestelmää vuonna 2023. Acubizin oman tutkimuksen mukaan luku saattaa olla vieläkin pienempi, sillä noin 61 % yrityksistä hoitaa kulujen käsittelyn edelleen manuaalisesti. Tämä tarkoittaa, että suurin osa tanskalaisista yrityksistä kantaa tarpeettomia käsittelykustannuksia joka kerta, kun työntekijä toimittaa kululaskun.

Mitä manuaalinen kulujen käsittely tosiasiassa maksaa yritykselle raporttia kohden?

Kustannukset riippuvat prosessiin osallistuvien henkilöiden tuntipalkoista. Jos työntekijä, hyväksyjä ja talousosaston jäsen käyttävät kukin 20 minuuttia kutakin tilitystä kohti, viidesosa kunkin henkilön tuntipalkasta on suora käsittelykustannus. Kun tähän lisätään virheiden korjauskustannukset, jotka ovat 18 minuuttia kutakin virheellistä raporttia kohti, raporttikohtaiset kokonaiskustannukset keskisuuressa organisaatiossa voivat helposti nousta useisiin satoihin Tanskan kruunuun.

Mikä on tyypillinen manuaalinen kulujen käsittelyprosessi, jonka yritysten tulisi korvata?

Perinteinen työnkulku on seuraava: työntekijä kerää kuitit ja täyttää matkakorvauslomakkeen, luovuttaa sen henkilökohtaisesti esimiehelle hyväksyttäväksi, ja hyväksytty lomake viedään talousosastolle, jossa tiedot syötetään manuaalisesti kirjanpitojärjestelmään. Jokainen fyysinen luovutus aiheuttaa viivettä, jokainen manuaalinen syöttö lisää virheriskiä, eikä mikään näistä vaiheista tuo analyyttistä lisäarvoa verrattuna digitaaliseen, automatisoituun vaihtoehtoon.