Ostoreskontran automatisointi: säästä aikaa

Mielestäni on aina tärkeää, että yritysjohtajat pyrkivät jatkuvasti tehostamaan hallinnollisia prosesseja ja tehtäviä. Ja varsinkin nyt se on tärkeämpää kuin koskaan. Suurin osa taloushallinnon ammattilaisista on kuullut ostoreskontraprosessin digitalisoinnista ja automatisoinnista. Monet talousosastoYritykset, jotka eivät vielä ole siirtyneet digitaaliseen toimintaan tällä alalla, ovat ottaneet ostoreskontran automatisoinnin (AP-automatisointi) tulevien hankkeidensa listalle. Siksi uskon, että useimmat ovat kuulleet sen eduista: Vi täytyy säästää aikaa, me täytyy työskennellä tehokkaammin, ja me täytyy lisätä tuottavuutta. Tässä blogikirjoituksessa aion perustella, miksi ostoreskontran automatisointi kannattaa ottaa käyttöön juuri nyt.

TL;DRInstitute of Finance Managementin tutkimuksen mukaan ostolaskujen käsittelyn automatisointi voi lisätä taloushallinnon työntekijän käsittelemien toimittajien laskujen määrää jopa 16-kertaiseksi verrattuna manuaaliseen käsittelyyn. Acubiz pitää tätä tuottavuuden parannusta houkuttelevana kaikenkokoisille organisaatioille, mukaan lukien pienemmät yritykset, joissa vähäisemmällä henkilöstömäärällä saavutetut tehokkuushyödyt ovat vieläkin merkittävämpiä.

Merkittävä tuottavuuden kasvu talousosastolla

Merkittävin etu, joka liittyy ostoreskontran prosessin digitalisointiin ja automatisointiin, on se, että se nostaa merkittävästi talousosaston työntekijöiden tuottavuutta. Tutkimusten mukaan, muun muassa Rahoitushallinnon instituutti, paljastaa, että talousosaston kokopäiväinen työntekijä pystyy käsittelemään 16 kertaa enemmän toimittajien laskuja, kun ne käsitellään digitaalisesti manuaaliseen käsittelyyn verrattuna. Kyseessä on huomattava tuottavuuden parannus. Vaikutus vaihtelee luonnollisesti yrityksen koon ja volyymin mukaan. Toisinaan kuulen, että pienet ja keskisuuret yritykset kiistävät ostolaskujen automaation tarpeellisuuden. He perustelevat tätä alhaisella laskumäärällä ja katsovat, ettei investointi ole kannattava. Oman kokemukseni mukaan suuremmissa organisaatioissa havaittu automatisoinnin tarve on olemassa myös pienemmissä yrityksissä, puhumattakaan siitä, että niiden talousosastolla on vähemmän henkilöstöä. Kun työntekijöiden resursseja vapautuu tällä tavalla, on tärkeää pohtia, miten edetä. Periaatteessa on kaksi vaihtoehtoa: joko hyödyntää suorat säästöt henkilöstön vähentämisen kautta tai käyttää vapautuneet resurssit arvokkaampaan työhön. Esimerkkejä arvokkaammasta työstä voisivat olla strategisemman lähestymistavan luominen toimittajiin ja myyjiin, keskittyen parempiin maksuehtoihin, käteisalennuksiin nopeampien laskujen maksamisen kautta jne. Tämä on myös tapa löytää rahaa. Asia on siinä, että toimittajien laskujen manuaalinen käsittely on aikaa vievää ja rutiinipohjaista työtä, ja on aina hyvä idea poistaa tällaiset tehtävät, koska aika voidaan käyttää paremmin. Useimmissa tapauksissa ostolaskujen automatisoinnille voidaan rakentaa vankka liiketoimintaperuste.

Entä organisaation muut osat?

Toimittajien laskujen käsittelyyn liittyvä digitaalinen ja automatisoitu prosessi ei hyödytä pelkästään talousosastoa. Tällainen prosessi sisältää myös hyväksymisprosessin, joka mahdollistaa laskujen helpon ja tehokkaan seurannan ja hyväksymisen koko yrityksessä. Manuaalinen prosessi aiheuttaa tyypillisesti erittäin pitkiä käsittelyaikoja, koska käsittely tapahtuu (kokonaan tai osittain) paperimuodossa tai sähköpostin välityksellä ilman automaatiota. Seurauksena ovat usein maksuviivästykset ja niistä aiheutuvat muistutusmaksut sekä epätarkkuudet kustannusraportoinnissa.

Miltä automatisoitu ja digitaalinen prosessi näyttää?

Yleisesti ottaen automatisoidussa ostoreskontraprosessissa on kolme vaihetta:

1. Skannaus ja tietojen kerääminen
2. Laskujen käsittelyprosessi
3. Integrointi ERP-järjestelmään / taloushallintojärjestelmään

Prosessi on kuvattu myös alla

Vaiheessa 1 Digitalisointi alkaa skannauksesta ja tietojen keräämisestä. Ja ei, vaikka saattaisitkin jo vastaanottaa suurimman osan laskuista PDF-tiedostoina, se ei tarkoita, että prosessisi olisi digitaalinen. Sinun on kerättävä laskuista olennaiset tiedot riippumatta siitä, ovatko ne paperimuodossa vai saapuvatko ne sähköisessä muodossa. Sen jälkeen tiedot on jäsenneltävä, jotta niitä voidaan käsitellä digitaalisesti jatkokäsittelyä varten.

Vaiheessa 2 automaattinen työnkulku käynnistyy. Työnkulku huolehtii laskutietojen täydentämisestä hyväksymisketjulla sekä kirjanpidosta ja kirjanpito asiaan liittyvät tiedot. Markkinoiden parhaat järjestelmät tarjoavat mobiilikäytön tähän prosessin osaan. Tämän ansiosta työ voidaan suorittaa ajasta ja paikasta riippumatta.

Vaiheessa 3 käsitellyt tiedot toimitetaan ERP- tai taloushallintojärjestelmään, jotta kirjanpito ja tilitykset voidaan hoitaa.

Tässä kuvataan perusprosessi eli arvoketju, ja markkinoilla on ratkaisuja, jotka tarjoavat erilaisia konfigurointivaihtoehtoja ja lisämoduuleja. Erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, jotka haluavat aloittaa ostoreskontran automatisoinnin, on kuitenkin tärkeää löytää yksinkertainen ja turvallinen ratkaisu, joka tarjoaa kokonaisvaltaisen toiminnallisuuden – skannauksesta ja tietojen keräämisestä työnkulkuun ja kirjanpitoon valmiin tulosteen toimittamiseen.

Kuinka paljon rahaa siitä saa?

Acubizilla meillä on asiakastapauksia, joissa on dokumentoitu jopa 80 %:n säästöt laskujen käsittely kustannukset. Tätä tukevat useat tutkimukset, kuten tämä tutkimus, joka on peräisin Levvel Research, joiden mukaan yritykset, jotka automatisoivat ostoreskontraprosessinsa, säästävät keskimäärin 84 % siihen liittyvistä kustannuksista. Kuten alussa totesin, prosessien optimointiin panostaminen on aina tärkeää. Aikana, jolloin liiketoiminnan harjoittamisen olosuhteet ovat paineen alla, tämän merkitys korostuu entisestään. Monille yrityksille ostoreskontran automatisointi on ”nopea voitto”, eikä sen toteuttamisen tarvitse olla monimutkainen projekti. Tässä on erittäin merkittävä mahdollisuus saavuttaa tuottavuusparannus juuri nyt – tässä ja tällä hetkellä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka paljon tuottavampaa digitaalinen ostolaskujen käsittely on manuaaliseen verrattuna?

Finance Management -instituutin tutkimuksen mukaan kokopäiväinen taloushallinnon työntekijä pystyy käsittelemään 16 kertaa enemmän toimittajien laskuja digitaalisesti kuin manuaalisesti. Tämä on merkittävä tuottavuuden parannus, joka pätee yrityksen koosta riippumatta.

Kannattaako pienet ja keskisuuret yritykset investoida AP-automaatioon?

Kyllä. Pienyritysten yleinen vastalause on, että niiden laskujen määrä on liian pieni, jotta investointi kannattaisi. Mutta kun taloushallinnon henkilöstöä on vähemmän, tehokkuudella on entistäkin suurempi merkitys. Ostolaskujen käsittelyn automatisoinnista saatavat tuottavuushyödyt ovat suhteellisesti yhtä arvokkaita pienessä taloushallintotiimissä kuin suuressakin.

Mitä tapahtuu vapautuneelle taloushallinnon henkilöstölle, kun ostolaskujen käsittelyn automatisointi on otettu käyttöön?

On olemassa kaksi pääasiallista lähestymistapaa: suorat kustannussäästöt henkilöstömäärän vähentämisen kautta tai henkilöstön siirtäminen arvokkaampiin tehtäviin. Esimerkkejä arvokkaammista tehtävistä ovat talousanalyysi, raportointi, ennustaminen sekä liiketoimintakumppanuuteen liittyvät tehtävät, jotka todella vaativat ihmisen harkintaa.

Miksi yrityksen pitäisi panostaa ostoreskontran automatisointiin juuri nyt sen sijaan, että odottaisi?

Tuottavuutta ja kilpailukykyä koskevat perustelut ovat aina vahvoja, mutta ne ovat erityisen vakuuttavia juuri nyt, kun yhä useammat organisaatiot modernisoivat taloushallintoaan. Varhaiset käyttöönottajat saavat toiminnallisen edun, ja teknologia on kehittynyt niin pitkälle, että käyttöönoton riskit ovat vähäiset.

Mitä ostoreskontran automatisointi yleensä sisältää?

AP-automaatio kattaa saapuvien toimittajien laskujen digitaalisen käsittelyn: laskujen tallennuksen, tietojen poiminnan, luokittelun, hyväksymisprosessit sekä kirjaamisen kirjanpitojärjestelmään. Tavoitteena on poistaa manuaaliset työvaiheet prosessista säilyttäen samalla kattavat kirjausketjut ja vaatimustenmukaisuusasiakirjat.