Lorem ipsum dolor sit amet consectetur. Sagittis quam est ultrices nulla aliquam ipsum malesuada congue etiam. Risus nibh aliquam sed tincidunt ipsum duis interdum id.
Acubiz ja matkatoimisto ATPI ovat aloittaneet yhteistyön matkakulujen hallinnan tehostamiseksi. Niiden yhteinen ratkaisu integroi lentovaraukset saumattomasti yrityksen ERP-järjestelmän kuluseurantaa. ATPI huolehtii matkojen optimaalisesta suunnittelusta, kun taas Acubiz digitalisoi kulujen käsittelyprosessin, mikä vähentää manuaalista työtä ja tarjoaa selkeämmän yleiskuvan kuluista.
TL;DRAcubiz ja liikematkatoimisto ATPI ovat integroineet järjestelmänsä siten, että lentovaraukset siirtyvät automaattisesti kulujenhallintaprosessiin: näin matkakulujen kuitien manuaalinen käsittely poistuu. Talousosastot saavat kattavan, digitaalisen kirjausketjun varausvahvistuksesta ERP-kirjaukseen asti ilman välissä olevia manuaalisia vaiheita.
Acubizin ja liikematkatoimisto ATPI:n välinen kumppanuus auttaa yrityksiä luomaan saumattoman digitaalisen prosessin lentolippujen varaamisesta aina matkakulut ERP-järjestelmässä. Nykyään monet yhteiset asiakkaamme hyötyvät täysin integroiduista digitaalisista ratkaisuista.
Acubiz tekee yhteistyötä monien matkatoimistojen kanssa, joiden yhteistyö maailmanlaajuisen liikematkatoimisto ATPI:n kanssa ulottuu vuosien taakse. ATPI on erikoistunut merenkulkualaan ja varmistaa, että merimiehet ja muut offshore-työntekijät pääsevät määränpäihinsä ympäri maailmaa – oikeaan aikaan ja parhaaseen hintaan. Matkojen optimaalinen ja hyvissä ajoin tapahtuva suunnittelu edellyttää tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa – muuten matkakulut voivat tulla ikävänä yllätyksenä, sanoo ATPI Tanskan toimitusjohtaja Kim Fuglsang:
”Perinteisesti olemme keskittyneet tuottamaan asiakkaille säästöjä hyvän suunnittelun avulla, jotta voimme taata parhaat lentolippuhinnat. Jatkamme tätä työtä, mutta Acubizin kanssa solmitun kumppanuuden kautta luomme yhteisille asiakkaillemme kattavan digitaalisen ratkaisun matkustuspalveluiden alalla. Paremman kokonaiskuvan ja osastojen välisten tehokkaiden sisäisten prosessien ansiosta yritykset voivat saavuttaa entistä suurempia säästöjä.”
ATPI:n varausjärjestelmän ja Acubizin digitaalisen järjestelmän integrointi Kulujen hallinta Acubiz EMS -palvelu luo saumattoman digitaalisen prosessin lentolipun varaamisesta matkan laskutukseen ja kulujen kirjaamiseen yrityksen ERP-järjestelmään. Asiakkaan tarpeiden mukaan ATPI ”merkitään” lentoyhtiön laskut työntekijän ja projektin nimillä varausjärjestelmässään. Sen jälkeen lentolipun PDF-tiedosto lähetetään suoraan matkustavan työntekijän Acubiz EMS -järjestelmään, jossa se yhdistetään automaattisesti matkatilin tapahtumaan. Tämä prosessi tuottaa asiakkaille lisäarvoa monin tavoin, jatkaa Kim Fuglsang:
”Yleensä talousosasto saa yhteensä matkalasku matkatoimistoilta, ja talousvastaavan on sen jälkeen lähetettävä laskut manuaalisesti kyseisille matkustaville työntekijöille. Tämä prosessi poistuu kokonaan, kun varausjärjestelmämme ja matkatilimme integroidaan Acubizin sovellukseen ja verkkopohjaiseen kulujenhallintapalveluun. Jos lentolippuun on merkitty projektin nimi sekä vastuullisten projektipäälliköiden ja matkavastaavien nimet, yritys saa uuden kokonaiskuvan tiettyjen projektien matkakustannuksista ja pystyy ennustamaan kassavirtaa huomattavasti tarkemmin. Tästä on yrityksille ehdottomasti hyötyä.”
Acubiz EMS auttaa yrityksiä digitalisoimaan koko matkakulujen laskutusprosessin ja kuluraportit. Henkilöstökuluihin sisältyvät yleensä ajokustannukset, ruoka ja juoma sekä juna- ja lentoliput, mutta niihin voidaan sisällyttää myös monia muita henkilöstöön liittyviä kuluja, jotka maksetaan luottokortilla tai käteisellä.
Kim Pawrup, Acubizin Sales :
”Yritykset, joissa on paljon matkustavia työntekijöitä, voivat hyötyä suuresti Acubizin yhteistyöstä matkatoimistojen – kuten ATPI:n – kanssa. Talousosaston tarvitsee vähemmän aikaa toimia välittäjänä matkatoimiston ja matkustavan työntekijän välillä. Acubiz EMS -järjestelmässä työntekijän ei myöskään tarvitse käyttää niin paljon aikaa kuluraporttien laatimiseen, koska aikaa vievä matkaraporttien manuaalinen käsittely hoituu digitaalisesti ja voidaan hoitaa mobiilisovelluksellamme Acubiz One. Vastaavasti talousosaston ei tarvitse käsitellä työntekijöiden matkaraportteja ja kuitteja manuaalisesti – ne ovat automaattisesti saatavilla Acubiz EMS:ssä ja ne voidaan siirtää suoraan yrityksen taloushallintojärjestelmään. Arvonluontia syntyy monella tasolla integroimalla ja optimoimalla asiakkaiden sisäisiä prosesseja, jotka liittyvät matkustusratkaisuihin ja matkakulujen korvaamiseen.”
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten Acubiz integroituu matkanvarausjärjestelmiin?
Acubiz integroituu matkatoimistojen ja varausjärjestelmien kanssa, jolloin vahvistetut varaukset tuodaan automaattisesti kulueriksi. Työntekijöiden ei enää tarvitse ladata lentolippuja tai hotellikuitteja manuaalisesti: varaus tiedot saapuvat Acubiziin suoraan matkatoimistosta, ja niissä on valmiiksi täytettynä toimittaja, summa ja matkapäivät.
Mitä tapahtuu lentolipuille ja matkakuitteille Acubiz-ohjelmistossa?
Matkatoimistojen järjestelmistä tuodut liput ja kuitit näkyvät työntekijän Acubiz-sovelluksessa kululuonnoksina, jotka ovat valmiina kohdistettaviksi projektiin tai kustannuspaikkaan ja lähetettäviksi hyväksyttäväksi. Hyväksyttyinä ne siirtyvät automaattisesti ERP-järjestelmään. Alkuperäiset asiakirjat tallennetaan digitaalisesti, ja ne täyttävät kirjanpitolain vaatimukset kuittien säilyttämisestä.
Miten täysin digitaalinen matkakulujen käsittelyprosessi toimii varauksesta ERP-järjestelmään asti?
Työntekijä tekee varauksen matkatoimiston (kuten ATPI) kautta. Varaus tiedot lähetetään Acubiziin, jossa ne näkyvät kululomakkeen luonnoksena. Työntekijä täydentää puuttuvat tiedot ja lähettää lomakkeen. Esimies hyväksyy sen Acubiz-sovelluksen kautta. Hyväksytty matkakulu kirjataan automaattisesti ERP-järjestelmään. Missään vaiheessa ei tarvita paperia, sähköpostia eikä manuaalista tietojen syöttämistä uudelleen.
support Acubiz support matkatoimistoja ja varausalustoja?
Kyllä. Vaikka ATPI on keskeinen kumppani, Acubiz tekee yhteistyötä useiden matkatoimistojen kanssa ja tukee tietojen tuontia useista eri matkanhallintajärjestelmistä. Integraatio perustuu matkailualalla käytettyihin vakiomuotoisiin tiedostomuotoihin, minkä ansiosta se on yhteensopiva useimpien tanskalaisissa ja skandinaavisissa yrityksissä käytettyjen suurimpien palveluntarjoajien järjestelmien kanssa.
Pystyykö Acubiz käsittelemään merenkulun kaltaisten erikoisalojen työntekijöiden matkakuluja?
Kyllä. Acubizin ja ATPI:n kumppanuus on suunnattu nimenomaan merenkulkualan yritysten tarpeisiin, joissa miehistön matkalogistiikka on monimutkaista ja asiakirjavaatimukset tiukkoja. Acubiz pystyy käsittelemään monivaiheisia matkoja, kansainvälisiä matkoja ja alalle ominaisia kustannusluokkia – kaikki osana samaa kulujenhallintaprosessia, jota käytetään yleisissä liikematkoissa.
Olemme erittäin iloisia voidessamme ilmoittaa, että olemme aloittaneet yhteistyön Medius. Medius...
Visma Acubiz ja TIMEmSYSTEM esittelevät ylpeänä yhteistyökumppaninsa mTIME:n – huippuluokan...
