Why you need to get a travel expense solution right now

Kun COVID-19-pandemia on ottanut koko maailman tiukasti otteeseensa, ”uudesta normaalista” on jo kirjoitettu paljon. Siinä tarkoitetaan elämää pandemian aikana ja sen jälkeen kaikissa mahdollisissa yhteyksissä. Tietenkin voitte odottaa myös minun näkökulmiani asiaan. Siksi seuraavat pari blogikirjoitustani käsittelevät tätä aihetta, perustuen Acubiz asiaan liittyvä konteksti. Olet juuri lukenut tämän kirjoituksen otsikon ja olet ehkä ajatellut, että siinä ei ole järkeä, sillä liikematkustusta ei tällä hetkellä juuri ole. Jos ajattelet niin, olet itse asiassa väärässä. Lue eteenpäin ja selvitä, miksi – kun tarkastelen, miksi matkakulujen hallintaratkaisu on erittäin hyödyllinen, vaikka liikematkustusta ei tällä hetkellä olekaan.

TL;DRVaikka liikematkustaminen pysähtyi lähes kokonaan COVID-19-pandemian aikana, Acubizin kulujenhallintaratkaisu säilytti merkityksensä täysin, sillä se kattaa paljon muutakin kuin matkakulut: tilaukset, toimistotarvikkeet, markkinointikulut ja kaikki työntekijöiden tekemät kulut hyötyvät samasta digitaalisesta työnkulusta. Yleinen väärinkäsitys, jonka mukaan kulujenhallintaohjelmisto on sama asia kuin matkustusohjelmisto, jättää talousosastot ilman työkaluja, joita ne todellisuudessa tarvitsevat.

Kyse on paljon muustakin kuin matkustamiseen liittyvistä kuluista

Tosiasia on, että kulujen hallintaratkaisut kuten meidänkin, on perinteisesti ollut tiiviisti sidoksissa liikematkustukseen ja siihen liittyviin moniin vaatimuksiin. Olen ollut alalla jo yli 20 vuotta, ja ratkaisujen ensimmäiset versiot kehitettiinkin nimenomaan support prosessin hallitsemiseksi, joka liittyy matkakulut. Tähän on monia hyviä syitä, sillä tämän tyyppisten kulujen osalta hallinnollisen työn keventämiselle on valtava tarve. Tällainen mielikuva on juurtunut syvälle, ja se on myös syy siihen, miksi monet taloushallinnon päätöksentekijät nykyisessä tilanteessa katsovat, että kulujen automatisointiin tarkoitettu teknologia on tällä hetkellä vanhentunutta. He ajattelevat yksinkertaisesti, että teknologia liittyy läheisesti liikematkustukseen ja erityisesti kansainväliseen liikematkustukseen. Todellisuus on kuitenkin toinen.

Tiedän, että se vie aikaa, mutta kannustan markkinointiosastoani jatkuvasti muuttamaan tätä mielikuvaa, eli sitä, että Acubiz liitetään automaattisesti matkakuluihin. Mielenkiintoista on kuitenkin se, että asiakkaidemme ja käyttäjien käyttäytymisestä ratkaisun parissa voimme havaita, että se on osoittanut kelpoisuutensa laajasti kulujen hallinta joka liittyy yksinomaan matkustamiseen, mukaan lukien kansainvälinen matkustaminen. Olemme analysoineet ratkaisumme käyttöä koronakriisin aikana tähän mennessä ja verranneet sitä (samojen asiakkaiden) käyttötietoihin vastaavalta ajanjaksolta viime vuonna. Maalis- ja huhtikuun sulkutoimien aikana havaitsimme luonnollisesti merkittävän laskun ratkaisussa käsiteltyjen kulutapahtumien määrässä, mikä johtui monien toimintojen äkillisestä keskeyttämisestä. Vielä mielenkiintoisempaa on se, että olemme palanneet normaaliin tilanteeseen ja rekisteröimme järjestelmässämme jatkuvasti vakaata tasoa, joka on noin 70 % tapahtumamäärästä, kun verrataan asiakastasolla vastaavia lukuja. Kyseisten asiakkaiden puuttuvat 30 % liittyvät pääasiassa asiakkaiden kansainväliseen matkustustoimintaan.

Asia on niin, että meidän kaltaisessamme järjestelmässä käsitellään monenlaisia työntekijöiden aloitteesta syntyviä kuluja, ei pelkästään kansainvälisiin matkoihin liittyviä. Merkittävä osa aktiivisesta tapahtumamäärästä liittyy kotimaanmatkoihin sekä monenlaisiin muihin kuluihin, joita voidaan erittäin hyödyllisesti hallinnoida tämän ratkaisun avulla.

Lähettäjä: matkakuluraporttiyleiseen kulujen hallintaan

Analysoimme jatkuvasti Acubizin käyttöä, ja tiesimme jo aiemmin, että monet asiakkaistamme ovat ymmärtäneet asian ja käyttävät ratkaisuamme paljon muuhunkin kuin matkakuluihin. COVID-19 on muuttanut liikematkustuksen olosuhteet täysin, ja vaikka uskonkin, että kansainvälinen matkustaminen elpyy jossain vaiheessa, uskon myös, että tällä alalla tapahtuu useita pysyviä muutoksia. Palaan tähän aiheeseen seuraavassa blogikirjoituksessani, jonka aiheena on ”Uusi normaali”. Tällä hetkellä tärkeintä on, että talouspäätöksentekijöiden tulisi ajatella yleistä kulujen hallintaa matkakulujen raportoinnin sijaan. Tarve on olemassa – vaikka kansainvälinen matkustaminen onkin tällä hetkellä vähäistä.

Kun selitän tätä muille, käytän yleensä esimerkkinä asiakkaidemme joukossa olevia asunto-osuuskuntia, kuten KAB Esimerkiksi. Näissä tapauksissa suuri osa käyttäjistä on kiinteistöissä työskenteleviä siivoojia ja huoltomiehiä. He käyttävät Acubizia esimerkiksi silloin, kun tarvitsevat ruuvipaketin rikkoutuneen ovenkahvan korjaamiseen. He menevät yksinkertaisesti tavarataloon ja ostavat ruuvit tai mitä tahansa muuta, mitä he saattavat tarvita tietyn tehtävän suorittamiseen, ja kirjaavat sitten kyseisen ostoksen kulukirjaukseksi. Tämä tapahtuu paikan päällä – digitaalisesti ja kaikkine tarvittavine asiakirjoineen. Ja on sanottava, että käyttäjäprofiilina talonmies on melko kaukana tyypillisestä liikematkustajasta – mutta tarve tehokas kulujen hallinta on, kuten sanoin, edelleen olemassa.

Kyse on yksinkertaisesti seuraaviin asioihin liittyvän hallinnollisen prosessin digitalisoinnista ja automatisoinnista: kaikenlaiset kulut joita työntekijät käynnistävät suorittaessaan työtehtäviään. Olemme kaikki kokeneet, kuinka COVID-19-pandemia on mullistanut monia asioita kansalaisten ja yritysten kannalta, mutta yksi asia on varma: COVID-19 ei pysäytä työskentelytapojemme digitalisointia ja automatisointia! Jos yrityksenä päätätte keskeyttää tai lykätä digitalisointihankkeita virheellisten oletusten perusteella, saatatte joutua epäsuotuisaan asemaan verrattuna niihin, jotka jatkavat digitalisointipyrkimyksiään täysillä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Onko kulujenhallintaohjelmisto hyödyllinen vain silloin, kun työntekijät matkustavat usein?

Ei. Vaikka kulujenhallintatyökalut kehitettiin alun perin matkakulujen hallintaan, niiden soveltamisala on laajentunut kattamaan kaikki työntekijöihin liittyvät kustannukset: tilaukset, markkinointikulut, laitehankinnat, ateriat ja paljon muuta. Vaikka liikematkoja ei olisi lainkaan, sama digitaalinen työnkulku kuittien tallentamiseen, hyväksymiseen ja kirjanpitoon tuo silti lisäarvoa.

Mitä muita kululuokkia Acubiz käsittelee matkakulujen lisäksi?

Acubiz kattaa työntekijöiden kulut laajasti, mukaan lukien edustuskulut, ohjelmistotilaukset, mainonta- ja mediakulut, kuljetuskulut, ateriat sekä toimistotarvikkeet. Kaikki, mikä edellyttää asiakirjoja, hyväksyntää ja kirjanpitoa, kuuluu palvelun piiriin riippumatta siitä, liittyykö asiaan työmatka vai ei.

Miksi jotkut talousjohtajat katsovat, että kulujenhallintatyökalut eivät ole tällä hetkellä merkityksellisiä?

Tämä käsitys juontaa juurensa historiasta: kulujenhallintaratkaisujen varhaiset versiot kehitettiin nimenomaan matkakulujen raportointia varten. Tämä mielikuva on säilynyt, ja sen vuoksi jotkut päätöksentekijät pitävät teknologiaa matkustamiseen sidottuna. Todellisuudessa asiakkaiden käyttötiedot osoittavat, että ratkaisun hyöty ulottuu selvästi matkustamisen ulkopuolelle.

Milloin on oikea hetki ottaa käyttöön digitaalinen kulujenhallintaratkaisu?

Oikea ajankohta on ennen kuin sitä tarvitaan kiireellisesti. Järjestelmän käyttöönotto on itse asiassa ihanteellista aikana, jolloin liiketoiminnan volyymi on alhaisempi, kuten matkustuksen hiljenemisen aikana. Se mahdollistaa sujuvamman käyttöönoton, asianmukaisen koulutuksen ja prosessien hienosäätöä ennen kuin toiminta vilkastuu uudelleen. Huippusesonkien odottaminen aiheuttaa tarpeetonta painetta.