Do your employees cheat with their travel expenses?

Aivan! Otsikko saattaa kuulostaa hieman ankaralta. Tosiasia kuitenkin on, että kulupetokset ovat todellinen haaste monille yrityksille. Useimmat organisaatiot tietävät, että niitä tapahtuu, mutta harvat ovat tietoisia ongelman laajuudesta. Ota itsellesi kuppi hyvää kahvia ja lue eteenpäin. Acubizin Lars jakaa näkemyksiään aiheesta.

TL;DRKulupetokset ovat yleisempiä kuin useimmat talousjohtajat kuvittelevat, ja ne ilmenevät useissa eri muodoissa: yksityiskulujen virheellinen luokittelu yrityskuluiksi, summien paisuttelu, keksityt kuitit, päällekkäiset hakemukset sekä ajokilometrien liioittelu. Acubizin havaintojen mukaan jo pelkästään sähköinen reittilaskelma vähentää ajokilometrien korvauskustannuksia jopa 15 %, ja yrityskortit vähentävät merkittävästi käteisnostoihin liittyviä petoksia, joita on vaikeinta havaita.

Miten petos tunnistetaan?

Ihmisvirheet tai väärinkäsitykset voidaan usein erottaa tahallisesta petoksesta. Virheisiin ja väärinkäsityksiin voi johtaa monia eri tekijöitä. Syynä voivat olla epäselvät säännöt, vanhojen Excel-taulukoiden käyttö, joissa laskelmat eivät enää päde, tai jotain niin yksinkertaista kuin yhteenlaskuvirheet. Ongelman laajuuden ymmärtäminen ja petosten tunnistaminen voidaan jakaa eri osa-alueisiin:

• Virheelliset kulut: Työntekijä pyytää korvausta yksityisestä kulusta, mutta väittää sen liittyvän työhön.
• Liian suuri kulujen korvaus: Korvaushakemus, jonka tarkoitus on oikea, mutta summa on liian suuri.
• Keksityt kulut: Työntekijä hakee korvausta keksityistä ostoksista. Usein mukana on kopio väärennetystä kuitista.
• Toistuvat hyvitykset: Kun työntekijä ilmoittaa saman kulun useita kertoja.
• Kilometrikorvaus: Työntekijä ilmoittaa ajaneensa enemmän kilometrejä kuin todellisuudessa on ajettu.

Asiakkaamme kertovat, että liian suuren kilometrimäärän ilmoittaminen liittyen ajokorvaus on yleinen huijausmuoto. Olemme havainneet, että sähköisen reittilaskennan käyttö joko Googlen kautta tai älypuhelimen GPS-paikannuksen avulla voi tuoda jopa 15 prosentin säästöt yrityksen ajokorvauskustannuksissa. Kaikki on suhteellista, mutta kyseessä voi olla huomattava rahasumma.

Entä käteisnostojen osalta?

Käteisnostojen hallinta voi olla haastavaa, koska työntekijät nostavat käteistä luottokorttien sijaan, ja käteistä on vaikeampi valvoa. Kokemuksemme mukaan yritysluottokorttien käyttöönotto vähentää käteistapahtumien määrää – joissa on helpompi huijata. Tärkein syy tähän on se, että kuitin ja luottokorttitapahtuman välillä ei voida valvoa ostopaikkaa.

Huijarit ovat kekseliäitä

Edellä mainitut määritelmät auttavat ymmärtämään niitä eri alueita, joilla petoksia esiintyy usein. Todellisuudessa työntekijöiden keinoilla huijata, kiertää valvontatoimia tai hyödyntää prosessien ja järjestelmien heikkouksia ei kuitenkaan ole rajoja. Hyvä uutinen on, että erilaisten tutkimusten mukaan vain 5 % työntekijöistä on vastuussa 82 %:sta kaikista petoksista. Tehtävä on siis yksinkertainen – meidän täytyy ”vain” löytää tuo 5 %.

Kulujen väärinkäytön piilokustannukset

Vaikka kulujen väärinkäyttöä voi olla vaikea havaita, sen kielteiset vaikutukset ovat helposti tunnistettavissa. Petokset voivat tulla kalliiksi kaiken kokoisille yrityksille, mutta pienemmille yrityksille kustannukset vaikuttavat voimakkaammin. Tutkimusten mukaan alle 100 työntekijän yrityksillä on keskimäärin 28 % suuremmat tappiot kuin yrityksillä, joissa on 100 tai enemmän työntekijää. Miten tämä on mahdollista? Syynä on se, että digitaalinen Travel & Kulujen hallinta Järjestelmät ovat harvinaisempia pienyrityksissä. Vain harvoilla yrityksillä on käytössään tehokas ja automatisoitu kulujen hallintajärjestelmä. Joihinkin näistä järjestelmistä voi kuulua myös toimintoja käyttäjien käyttäytymisen seurantaan sekä käytäntöjen ja sääntöjen automaattiseen valvontaan. Suuremmissa yrityksissä on tyypillisesti yksi tai useampi kokopäiväinen valvoja, joka keskittyy nimenomaan valvontatehtäviin. Riippumatta siitä, millaista lähestymistapaa yritys noudattaa kulujen hallinnassa, ei ole olemassa täysin varmaa ratkaisua, jolla kulupetokset voitaisiin kokonaan estää.

Ota säännöt ja käytännöt hallintaan

Kun säännöt ja toimintaperiaatteet on laadittu ja kirjattu ylös, työntekijöiden on helpompi ymmärtää tarkalleen, mikä katsotaan sääntörikkomukseksi. Myös valvojien on helpompi selvittää, mitkä työntekijät noudattavat sääntöjä ja mitkä eivät. Lisäksi on helpompi reagoida ja tehdä päätöksiä tilanteissa, joissa sääntörikkomuksia tapahtuu.

Rakenne ja prosessi

On tärkeää määritellä oikea kustannusrakenne. Kannustan aina kuvaamaan ”mihin olet käyttänyt rahaa” sen sijaan, että pohdittaisiin ”mille tilille se tulisi kirjata”. Suurin osa työntekijöistä ei työskentele talousosasto eivätkä ymmärrä käsitteitä kuten ”rahti arvonlisäverolla” ja ”rahti ilman arvonlisäveroa”. Kyse on nimenomaan siitä, että suunnitellaan selkeästi määritelty rakenne ja prosessi, joka vastaa käyttäjien tarpeita heidän omissa olosuhteissaan. Tiesitkö, että ”muut kulut” muodostavat joissakin organisaatioissa viidenneksi suurimman kululuokan – usein jopa 8 % kaikista matka- ja kulutapahtumista. Se on enemmän kuin matkapuhelimet, taksipalvelut ja muut selkeästi määritellyt luokat. Harkitse ”muiden kulujen” erittelyä, jotta tapahtumat on helppo erottaa toisistaan. Se vähentää väärinkäytösten riskiä.

Tehosta prosessia ja ota käyttöön petosten torjuntatoimenpiteet

Uskon vakaasti, että automatisoidun kuluraportointijärjestelmän käyttöönotto ja yrityksen luottokortti on yksinkertaisin tapa estää kulutapahtumien ja matkakulujen väärinkäyttö. Yrityksen toimintaperiaatteet, valvonta, luottokorttien hallinta, matkustusmääräykset ja päivittäiset kulut voidaan hoitaa helposti oikean ratkaisun avulla. Oikea ratkaisu varmistaa myös yrityksen sääntöjen ja vaatimusten noudattamisen. Advanced Raportointi, dokumentoidut sähköiset hyväksymisprosessit ja robottiteknologia vaikeuttavat petollisten kulujen huomaamatta jäämistä.

Haluatko tietää lisää?

Tässä artikkelissa olen esitellyt muutamia vinkkejä siitä, miten voit saada yrityksesi kulut kunnolla hallintaan. Hanki Vaiheittainen opas kulujen käsittelyprosessin täydellisen digitalisoinnin aloittamiseen löytyy täältä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat yleisimmät työntekijöiden kulupetosten muodot?

Artikkelissa mainitaan viisi tapaa: yksityisten kulujen kirjaaminen liiketoimintakuluiksi; oikean kulun ilmoittaminen, mutta summan liioittelu; kulujen keksiminen kokonaan väärennetyillä kuiteilla; saman kulun ilmoittaminen useita kertoja; sekä ajokilometrien liioittelu. Näistä ajokilometrien liioittelu on Acubizin asiakkaiden yleisimmin ilmoittama ongelma, ja siihen voidaan puuttua suoraan GPS-pohjaisen reittilaskennan tai Googlen reittilaskennan avulla.

Kuinka paljon rahaa yritys voi säästää käyttämällä sähköistä ajokilometrien laskentaa itseilmoituksen sijaan?

Acubizin asiakaskokemuksen perusteella siirtyminen työntekijöiden itse ilmoittamista etäisyyksistä GPS:n tai Google Mapsin avulla tehtävään sähköiseen reittilaskelmaan vähentää ajokorvauskustannuksia jopa 15 %. Yrityksille, joilla on laaja kenttämyynti- tai huoltotiimi, tämä luku voi merkitä huomattavaa vuotuista säästöä.

Miksi käteisnostojen valvonta on erityisen vaikeaa kulupetosten torjumiseksi?

Kun työntekijä nostaa käteistä korttimaksun sijaan, ostoksen paikkaa ja luonnetta ei voida tarkistaa riippumattomasti. Ainoa asiakirja on käteisnostokuitti, ei kauppiaan kirjanpitotietoa. Yrityskorttien käyttöönotto vähentää käteismaksuja merkittävästi, minkä ansiosta vahvistamattomien kulujen ilmoittaminen vaikeutuu huomattavasti.

Miten Acubiz auttaa yrityksiä havaitsemaan ja estämään päällekkäisiä kulukorvaushakemuksia?

Acubizin automaattiset valvontatoiminnot merkitsevät ne tapahtumat, jotka vastaavat jo lähetettyjä kuluilmoituksia keskeisten parametrien, kuten summan, päivämäärän ja toimittajan, perusteella. Mahdolliset päällekkäisyydet pidetään tarkastettavina ennen kuin ne etenevät hyväksyjälle, mikä estää sekä vahingossa tapahtuvat uudelleenlähetykset että tahalliset yritykset hakea samaa kulua kahdesti.