Kuinka automatisoida laskujen käsittely | Visma Acubiz

Haluatko tietää lisää miksi sinun pitäisi automatisoida laskujen käsittely? Lue lisää täältä.

TL;DRLaskujen käsittelyn automatisointi etenee viiden vaiheen kautta: digitaalinen vastaanotto EHF-järjestelmän tai tekoälypohjaisen skannauksen avulla, automatisoitu tarkistus älykkäiden reitityssääntöjen avulla, tekoälypohjainen kirjaaminen ja ostotilausten täsmäytys, mikä lyhentää käsittelyaikaa jopa 70 %, ERP-integraatio reaaliaikaisia päivityksiä varten sekä maksujen automatisointi. Compello, Acubizin laskujenhallinnan kumppani, tarjoaa yli 40 ERP-integraatiota, mukaan lukien Microsoft, Visma, SAP ja 24SevenOffice.

Automaation edut

• Parantaa tehokkuutta ja säästää aikaa
• Tarjoaa suuremman tarkkuuden ja vähemmän virheitä
• Alentaa kustannuksia
• Vapauttaa työntekijöitä muihin merkityksellisiin tehtäviin
• Tee siitä joustavan ja helposti laajennettavan
• Kerää tietoja ja tarjoaa arvokkaita näkemyksiä

Kuinka se tehdään – vaihe vaiheelta

Yksi asia on puhua siitä. Toinen asia on toteuttaa se käytännössä. Tässä on viisi vaihetta, jotka sinun on suoritettava laskujen käsittelyn automatisoimiseksi.

Vaihe 1: Digitaalinen kuitti laskuista

Laskujen käsittely alkaa heti, kun lasku saapuu. Voit säästää paljon aikaa ja välttää vaivaa, jos automatisoit kuitti.

• Pyydä toimittajiasi lähettämään laskut EHF-muodossa. Se takaa oikean rakenteen ja helpottaa tietojen tulkintaa.
• Käytätkö vielä PDF-tiedostoja tai paperilaskutusta? Compello skannaa ja tulkitsee tekoälyn avulla kaikenlaisia laskuja – jopa 99,6 %:n tarkkuudella.
• Järjestelmä poimii automaattisesti tiedot, kuten summat, KID-tunnukset, tilinumeroita, laskutuspäivät ja laskunumerot – jolloin manuaalista syöttöä ei tarvita.

Vaihe 2: Automaattinen tarkistus ja hyväksyntä

Kun lasku on vastaanotettu, se on tarkistettava ja hyväksyttävä – prosessi, joka aiheuttaa usein pullonkauloja, mutta joka voidaan automatisoida pitkälle.

• Määritä ”älykkäitä sääntöjä” tarkistusten automatisoimiseksi. Esimerkiksi: ”Jos toimittaja = X ja summa on alle 5 000 kr., lähetä suoraan hyväksyttäväksi.”
• Käytä esimerkiksi sarjakohtaista hyväksyntää ja summarajoituksia, jotta laskut ohjautuvat automaattisesti organisaation oikeille henkilöille.
• Hyväksynnät voidaan tehdä suoraan mobiililaitteella – joten prosessi ei jumitu, vaikka joku olisi lomalla tai tekisi etätyötä.

Vaihe 3: Kirjaaminen ja täsmäyttäminen

Nyt lasku on kirjattava kirjanpitoon ja kirjanpitoon – tässä vaiheessa automaatio voi lyhentää käsittelyaikaa jopa 70 prosenttia.

• Käytä PO-match-toimintoa laskujen ja ostotilausten täsmäyttämiseen rivitasolle asti.
• Viitetarkistusten avulla voit esimerkiksi liittää laskun ajoneuvon rekisterinumeroon, tehonumeroon tai tiettyyn projektiin.
• Tekoälypohjainen automaattinen kirjanpito valitsee oikean tilin automaattisesti aiempien tietojen perusteella. Se säästää aikaa ja vähentää korjausvirheitä.

Vaihe 4: Integrointi ERP- ja taloushallintojärjestelmiin

Laskutusratkaisun ja taloushallintojärjestelmän tiivis integrointi varmistaa, että automaatio ei pääty hyväksymisvaiheeseen, vaan jatkuu aina kirjaamiseen asti.

• Compellolla on yli 40 integraatiota, muun muassa Microsoftin, Visman, SAP:n ja 24SevenOfficen kanssa.
• Käytä API-integraatioita varmistaaksesi reaaliaikaiset päivitykset ja välttääksesi tiedostojen vaihtoa, päällekkäisiä syöttöjä ja versiointiongelmia.
• Kun lasku on hyväksytty ja kirjattu, se lähetetään automaattisesti ERP-järjestelmäänne ilman, että kenenkään tarvitsee tehdä mitään.

Vaihe 5: Jatkuva arviointi ja optimointi

Automaatio ei ole vain kertaluonteinen hanke. Se vaatii jatkuvia muutoksia, jotta saavutetaan yli 90 prosentin automaatiotaso, johon tehokkaimmat yritykset pääsevät.

• Seuraa automaation astetta hallintapaneelin avulla – se näyttää, kuinka suuri osa prosessista sujuu automaattisesti ja missä on parantamisen varaa.
• Mittaa käsittelyaikaa, virheasteita ja pullonkauloja. Hyödynnä saatuja tietoja sääntöjen, perustietojen tai toimittajien tiedostomuotojen mukauttamiseen.
• Päivitä työnkulkujasi jatkuvasti ja yhtenäistä laskujen muotoja pyytämällä toimittajia lähettämään laskut EHF-muodossa.

Haluatko kokeilla sitä käytännössä?

Europris saavutti 93 prosentin automaatioasteen noudattamalla edellä mainittuja vaiheita, mikä vapautti arvokasta aikaa talousosasto tärkeämpiin tehtäviin.

Ota meihin yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta, jos haluat automatisoida laskujen käsittelyn ja saavuttaa vastaavia tuloksia!

Haluatko tietää lisää?

Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitkä ovat laskujen käsittelyn automatisoinnin viisi vaihetta?

Ensimmäinen vaihe: digitaalinen kuitti, mieluiten EHF-muodossa, tai PDF-tiedostojen tekoälyskannaus jopa 99,6 %:n tarkkuudella. Toinen vaihe: automatisoitu tarkistus ja hyväksyntä älykkäiden sääntöjen ja mobiililaitteilla tehtävien hyväksyntöjen avulla. Kolmas vaihe: automatisoitu kirjaaminen ja ostotilausten täsmäytys, mikä voi lyhentää käsittelyaikaa jopa 70 %. Neljäs vaihe: ERP-integraatio saumattoman tiedonkulun varmistamiseksi. Viides vaihe: maksujen automatisointi prosessin loppuun saattamiseksi ilman manuaalisia pankkisiirtoja.

Kuinka tarkkaa tekoälyyn perustuva laskujen skannaus on verrattuna manuaaliseen tietojen syöttämiseen?

Compellon tekoälypohjainen laskujen skannaus saavuttaa jopa 99,6 %:n tarkkuuden tärkeiden tietojen, kuten summien, KID-numeroiden, tilinumeroiden, laskun päivämäärien ja laskunumeroiden, poimimisessa PDF-tiedostoista ja paperilaskusta. Tämä on huomattavasti tarkempaa kuin manuaalinen tietojen syöttö, jossa on altis kirjoitusvirheille ja joka vaatii korjausaikaa, jonka tekoälymenetelmä eliminoi.

Mitä PO-matching tarkoittaa ja miten se säästää aikaa laskujen käsittelyssä?

Ostotilauksen täsmäytys vertaa saapuvaa laskua automaattisesti vastaavaan ostotilaukseen rivitasolle asti. Jos lasku vastaa ostotilausta määritettyjen toleranssien puitteissa, se voidaan hyväksyä ja kirjata ilman manuaalista tarkastusta. Tämä on yksi arvokkaimmista automatisointivaiheista, joka pystyy käsittelemään suurimman osan vakituisten toimittajien laskuista ilman ihmisen osallistumista.

Mihin ERP-järjestelmiin Compellon laskunautomaatioratkaisu integroituu?

Compellolla on yli 40 integraatiota, mukaan lukien Microsoft Dynamics, Visma, SAP ja 24SevenOffice. Nämä integraatiot hyödyntävät sovellusrajapintoja (API) reaaliaikaisten tietopäivitysten varmistamiseksi tiedostopohjaisten siirtojen sijaan, mikä tarkoittaa, että laskutiedot virtaavat kirjanpitojärjestelmään jatkuvasti eikä erissä. Tämä parantaa raportoinnin tarkkuutta ja vähentää päällekkäisten kirjauksien riskiä.