Kirjanpito ja säännösten noudattaminen reaaliajassa

Acubiz tehostaa kulujen hallintaa automatisoimalla yrityskorttien tapahtumien kirjaamisen kirjanpitoon. Sen ”Fast Track” -järjestelmä mahdollistaa sääntöjen mukaisen kulujen kirjaamisen reaaliajassa, mikä usein poistaa manuaalisen tarkistuksen tarpeen. Digitaalisten jäljitysketjujen ja räätälöityjen yrityskäytäntöjen avulla Acubiz varmistaa ajantasaisen, tehokkaan ja sääntöjen mukaisen kirjanpidon sekä vähentää perinteistä paperityötä.

TL;DRAcubizin Fast Track -järjestelmän avulla lakisääteisten vaatimusten ja yrityksen käytäntöjen mukaiset yrityskorttikulut voidaan kirjata kirjanpitoon automaattisesti reaaliajassa, jolloin perinteinen hyväksyntä- ja asiakirjojen tarkastusvaihe ohitetaan kokonaan. Yhdeksän kymmenestä Acubiz-asiakkaasta käyttää nykyään Fast Track -järjestelmää, minkä ansiosta reaaliaikainen automaattinen kirjanpito on muuttunut poikkeuksesta uudeksi standardiksi.

Yhdistämällä yrityksen luottokorttis ja automaation ansiosta Acubiz on poistanut tarpeen tarkistaa tarpeettomasti kuluja, jotka ovat lainsäädännön ja paikallisten vaatimusten mukaisia yrityksen toimintaperiaatteet.

Vanha kunnon matkakuluraportti Se, että yrityksen on hyväksyttävä kulut onnistuneen työmatkan jälkeen, on pian jo menneisyyttä.

Tämä ei koske pelkästään perinteistä, manuaalista kulujen korvaamista Excel-taulukoiden ja Münchenin matkalta kertyneen kuittipinon avulla. Se koskee myös uudempaa digitaalista korvausmenettelyä, jossa käytetään sähköisessä muodossa olevaa visuaalista dokumentaatiota – johon sisältyy usein älypuhelimella kuvattuja kuitteja. Tanskalainen fintech-yritys Acubiz on luottokorttitietojen ja automaation avulla vienyt kehityksen seuraavalle tasolle, jolloin sähköisessä muodossa olevan visuaalisen dokumentaation hyväksyminen on usein täysin tarpeetonta.

Acubiz kutsuu sitä ”Pikakurssi”kun kulut voidaan kirjata kirjanpitoon automaattisesti reaaliajassa, koska ne täyttävät kaikki lakisääteiset vaatimukset sekä yrityksen kulukäytännöt.”

”90 prosenttia asiakkaistamme käyttää Fast Track -palvelua, josta on tullut meille uusi standardi, kun taas perinteiset matkakuluraportit digitaalisine asiakirjoineen kuuluvat jo menneisyyteen. Fast Track -palvelua ja perinteistä matkakuluraporttia voidaan kuitenkin edelleen yhdistää aina, kun se on järkevää,” sanoo Kim Pawrup, Acubizin tietoturvajohtaja.

Suora kirjanpito

Acubiz-järjestelmän avulla kuitit voidaan maksaa kahdella tavalla: perinteisellä tavalla, jolloin työntekijä maksaa kulut käteisellä tai omalla kortillaan, tai yrityksen luottokortilla. Ensimmäinen vaihtoehto edellyttää jälkikäteistä hyväksyntää talousosasto. Monet yritykset asettavat kuitenkin kuluille pienen enimmäismäärän, jotta aikaa ei kulu turhaan tarkistamiseen. Toinen vaihtoehto on digitaalinen, ja se voidaan automatisoida kirjanpitomääräysten, verosäännösten ja yrityksen omien käytäntöjen mukaisesti.

”Digitaalinen jälki kertoo, missä yrityskorttia on käytetty, kuinka paljon on kulutettu, mikä valuutta on käytetty ja milloin tapahtuma on tapahtunut. Tietojen avulla hyväksyntä ja kirjanpito voidaan automatisoida, sillä kun vahvistat sovelluksessa tiedot sähköisen jäljen perusteella, monet kohdat voidaan jo merkitä hoidetuiksi. Tietenkin voimme edelleen määrittää ratkaisun niin, että otat kuvan ja liität asiakirjat manuaalisesti. Kun työntekijä vahvistaa ostoksen, joka täyttää yrityksen itse järjestelmään määrittämät kulurajat ja käyttötarkoitukset, on syytä pohtia, tarvitseeko useampi henkilö tarkistaa kyseiset asiakirjat. Sen sijaan ostos voidaan kirjata suoraan yrityksen taloushallintojärjestelmään, joka on integroitu ratkaisuun. Joissakin maissa paikallinen lainsäädäntö edellyttää alkuperäisen kuitin säilyttämistä, mutta useimmat ratkaisumme käyttäjät voivat hävittää kuitin, kun se on rekisteröity”, Kim Pawrup selittää.

Monet yritykset päättävät tarkastaa kuluja pistokokein kulutyypeittäin. Esimerkiksi kymmenen prosenttia automaattisesti kirjatusta kuluista tarkastetaan satunnaisesti.

Sähköinen jälki

Vaikka käteisellä maksetun kulun kuitin hyväksyminen saattaa edellyttää silmämääräistä tarkastusta, yrityksen luottokorttitapahtumien tarkastus voidaan hoitaa täysin digitaalisesti. Kun työntekijä käyttää yrityksen luottokorttia, on helppo havaita tapahtumat, jotka rikkovat yrityksen matkustussääntöjä tai jotka saattavat olla jopa laittomia. Jos työntekijä ei vahvista asiakirjan sisältöä ja tarkoitusta, sovellus pyytää sitä heti, kun tapahtuma on suoritettu.

Väärin luokiteltu kulu havaitaan, kun sen asiakirjat täsmäävät sähköisen jäljen kanssa, joka johtaa takaisin paikkaan, jossa korttia käytettiin. Kaikki paikat, joissa luottokortteja voi käyttää, on rekisteröity toimialakoodilla (ns. MCC-koodilla), joka määrittää kauppiaan tyypin.

”Me tulemme mukaan prosessiin vasta, kun rahat on jo käytetty, mutta voimme heti havaita, onko rahaa käytetty väärin, ja ilmoittaa asiasta yrityksen hyväksyjälle reaaliajassa. Yritys voi jopa asettaa rajoituksia sille, mihin MCC-koodeihin korttia saa käyttää.”

Dynaaminen matkustussääntö

Yritys voi räätälöidä Acubiz-ratkaisunsa omien erityistarpeidensa mukaisesti. Se voi määrittää, että tietynlaiset kulut kirjataan järjestelmään automaattisesti, kun taas toiset vaativat edelleen hyväksynnän. Yritys voi myös määrittää yksilöllisiä sääntöjä jokaiselle työntekijälleen.

”Voit määrittää monia erilaisia riippuvuussuhteita, ja kyse on ennen kaikkea siitä, että yrityksen sisällä vältetään tarpeetonta resurssien tuhlausta. Näin vältät ajanhukkaa jo selvillä olevien asioiden tarkastelussa. Yrityskorttien ja automaation yhdistelmä tehostaa kirjanpitoa ja sääntöjen noudattamista, ja yrityksen matkustussäännöt muuttuvat dynaamiseksi työkaluksi käyttäytymisen ohjaamiseen – ja kaikki tämä tapahtuu reaaliajassa.”

Tietoa Acubizista

Olemme erikoistuneet matkakulujen, kuluraporttien, toimittajien laskujen, ajokilometrien ja korvausten digitaaliseen käsittelyyn, työajan kirjaaminen, jne. Yrityksemme perustettiin vuonna 1997, ja tällä hetkellä meillä on asiakkaita 43 maassa. Acubiz-järjestelmää käyttävät monenlaiset organisaatiot, yksittäisestä käyttäjästä koostuvista yhden hengen yrityksistä aina 15 000 käyttäjän suuryrityksiin asti. Meillä on sopimukset kaikkien yrityskorttien tarjoajien kanssa. Lisäksi Acubiz mahdollistaa ulkomaisen arvonlisäveron automaattisen palautuksen.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä on Acubiz Fast Track ja miten se toimii?

Fast Track on Acubizin järjestelmä, jonka avulla sääntöjen mukaiset kulut kirjataan automaattisesti kirjanpitoon reaaliajassa ilman manuaalista tarkistusta. Kun yrityskorttitapahtuma täyttää kaikki sovellettavat lakisääteiset vaatimukset ja yrityksen kulukäytännöt, kulu kirjataan välittömästi ilman, että ihmisen suorittamaa tarkistusta tarvitaan. 90 % Acubizin asiakkaista käyttää nykyään tätä ominaisuutta.

Mitkä ehdot on täytettävä, jotta kulu voidaan kirjata automaattisesti Fast Track -menettelyn mukaisesti?

Kulun on täytettävä kaikki asiaankuuluvat lakisääteiset vaatimukset sekä yrityksen omat kulukäytännöt, sellaisina kuin ne on määritetty Acubiz-järjestelmässä. Tähän sisältyy se, että tapahtumaan on liitetty asianmukaiset asiakirjat ja että kaikki luokkakohtaiset säännöt on täytetty. Kulut, jotka eivät täytä kaikkia ehtoja, käsitellään tavanomaisen manuaalisen tarkastusprosessin mukaisesti.

Toimiiko Fast Track sekä yrityskorttimaksuissa että työntekijöiden käteiskuluissa?

Fast Track on suunniteltu ensisijaisesti yrityskorttitapahtumia varten. Käteiskulut ja työntekijöiden omakustanteiset maksut käsitellään perinteisen maksuprosessin ja hyväksymisprosessin mukaisesti, vaikka Acubiz pystyykin tukemaan molempien lähestymistapojen yhdistelmiä. Nämä kaksi mallia voivat toimia rinnakkain saman yrityksen järjestelmässä.

Miten Fast Track -järjestelmän reaaliaikainen kirjanpito vaikuttaa kuukauden lopun tilinpäätösprosesseihin?

Kun kulut kirjataan reaaliaikaisesti niiden syntyessä, kuukauden lopun tilinpäätös helpottuu huomattavasti. Käsittelemättömiä tapahtumia ei kerry tarkasteltavaksi, ja kirjanpito heijastaa todellisia menoja jatkuvasti eikä jaksoittaisina erinä. Tämä nopeuttaa taloudellista raportointia ja parantaa sen tarkkuutta.

Tarvitaanko perinteistä matkakuluraporttia edelleen, kun käytetään Acubizia?

Useimpien Fast Trackin kautta käsiteltävien tapahtumien osalta ei. Perinteinen kuluraportti, johon liittyy manuaalinen asiakirjojen tarkastus, on käytännössä korvattu 90 prosentilla tämän ominaisuuden käyttäjistä. Poikkeustapauksissa tai erityistilanteissa perinteinen menetelmä on edelleen käytettävissä, ja sitä voidaan tarvittaessa yhdistää Fast Trackin kanssa.