Kulujen hallinta automaattiohjauksella

”Rahan ansaitseminen vaatii rahaa”. Se on sanonta, jonka useimmat ihmiset ovat kuulleet aiemmin, ja ne, jotka johtavat yritystä tai huolehtivat yrityksen taloudesta, voivat luultavasti helposti samaistua siihen. Tietenkin kasvun aikaansaamiseksi tarvitaan investointeja, ja tietenkin yrityksen pyörittämiseen liittyy kustannuksia. Osa yrityksen toimintakustannuksista liittyy niihin työntekijäryhmiin, jotka ensisijaisesti edistävät kasvua hankkimalla uusia asiakkaita, uusia tuloja, lisämyyntiä nykyisille asiakkaille, laskuttamalla työtunteja jne. Nämä työntekijät ovat tyypillisesti myyjiä, markkinoijia ja konsultteja. Tällaisilla työntekijöillä on usein kuluja työnsä yhteydessä. Puhumme tässä kaikesta edustuskuluista, aterioista ja juomista, mainoksista ja mediamainonnasta, ohjelmistojen tilauksista, kuljetus- ja matkakuluista ja niin edelleen.

TL;DRLiiketoiminnan kulujen hallintaan liittyy todellisia kustannuksia, jotka eivät rajoitu pelkästään kuluihin itsessään: dokumentointi, hyväksyntä, säännösten noudattaminen ja kirjanpito vaativat kaikki aikaa ja rahaa. Acubiz osoittaa, kuinka työntekijöiden tarpeisiin sopivien digitaalisten työkalujen valinta on avain tämän prosessin tehokkaaseen automatisointiin, mikä vähentää hallinnollista taakkaa samalla kun hallinta ja säännösten noudattaminen säilyvät.

Tämä blogikirjoitus ei koske näiden kulujen budjetointia tai mitään vastaavaa. Ei, kyse on kulujen käsittelystä ja hallinnoinnista aiheutuvista kustannuksista. Sillä myös kulujen seuranta maksaa rahaa. Kyllä, vaikka se kuulostaakin hullulta, tosiasia on, että kustannuksiin liittyy kustannuksia. Tämä johtuu siitä, että ne on dokumentoitava, valvottava, hyväksyttävä, kirjattava ja tilitettävä – kaikki sovellettavan lainsäädännön sekä yrityksen erilaisten sääntöjen ja käytäntöjen mukaisesti. Tässä blogikirjoituksessa keskitytään siihen, miten näitä kustannuksia voidaan alentaa – tai itse asiassa, miten niitä voidaan alentaa merkittävästi ottamalla käyttöön kulujen hallinta automaattiohjauksella.

Käyttäjien käyttöehdot

Lyhyesti sanottuna tehtävänä on toteuttaa prosessi, joka helpottaa käsittelyä, valvonta, ja kirjanpito liiketoimintaan liittyvät kulut, kuten yksinkertainen, selkeä ja tehokas mahdollisimman paljon!

Miten tämä tehtävä sitten ratkaistaan? No, se ratkaistaan tehokkaimmin digitaalisten työkalujen avulla, joka tukee tehtävää ja tarjoaa joustavuutta, liikkuvuutta ja ennen kaikkea, tulee käyttäjien (esim. edellä mainittujen työntekijäryhmien) vastaan heidän ehdoillaan!

Miksi on niin tärkeää keskittyä käyttäjiin? Kuten aiemmin mainitsin, kyse on siitä, että minimoidaan kaikkiin kuluihin liittyvät hallinnolliset kustannukset. Nämä kustannukset koostuvat pääasiassa ajankäytöstä – käyttäjien, esimiesten ja talousosasto. Meidän on käsiteltävä kuluja siellä, missä ne syntyvät, ja se tapahtuu tietenkin käyttäjien parissa. Jos luomme prosessin, jossa käsittelemme asioita jälkikäteen, olemme jo tuhlanneet liikaa aikaa (ja heittäneet ensimmäiset rahat menemään). Tässä yhteydessä asioiden jälkikäteinen käsittely vie nimittäin aina enemmän aikaa. Paras tapa on hoida kulu kerralla, paikan päällä – heti! Siksi käyttäjien on hoidettava kulut heti, kun ne syntyvät.

Automaation avustava käsi

Kun kyse on kulujen hyväksyjistä sekä kulujen valvonnasta ja kirjanpidosta vastaavista henkilöistä, kustannuksia voidaan alentaa noudattamalla samaa periaatetta kuin edellä on kuvattu. Tämä tarkoittaa, että painopisteen tulisi olla kulujen käsittelyssä vain kerran, mutta jos sitä ylipäätään tarvitsee koskettaa näissä vaiheissa! Tässä on todellakin mahdollisuuksia säästää aikaa, ja tavoitteen saavuttamiseksi tarvitaan automaatiota. Siksi on tärkeää, että tehtävän support -prosessissa tarvittavat digitaaliset työkalut tarjoavat sopivan automaatiotason sekä mahdollisuuden määrittää sääntöihin perustuvia transaktioiden hallintatoimintoja, joiden avulla transaktiot voidaan ohjata eri reiteille työnkulussa.

Tärkeintä on, että johtajat ja taloushallinnon työntekijät eivät tuhlaa aikaa (ja siten rahaa) tarpeettomiin valvonta- ja hyväksymistehtäviin. Jos kulutapahtuma täyttää kaikki asianmukaiseen kirjanpitoon liittyvät dokumentointivaatimukset sekä kaikki yrityksen sisäiset kulutusta koskevat säännöt ja ohjeet, miksi sitä ei sitten kirjattaisi suoraan kirjanpitoon? Huomio on keskitettävä olennaiseen, ja epäolennaisen on pysyttävä epäolennaisena! Yksityiskohtainen valvonta tulisi sen sijaan toteuttaa myöhemmin raportointin ja tietojen analysoinnin avulla.

Mitat ja kustannuslajit

Tämä on toinen alue, jolla kuluja voidaan leikata huomattavasti kulujen hallintaan liittyvissä kustannuksissa. Kuten aiemmin mainitsin, on ratkaisevan tärkeää poistaa kulujen liiallinen jälkikäsittely. Erityisesti talousosastolla. Jos kirjanpitäjien tai controllerien on kerättävä puuttuvia asiakirjoja ja korjattava tietoja ulottuvuuksista ja kustannusluokista, kulujen käsittelyyn liittyvät kustannukset nousevat merkittävästi. Syynä tähän on se, että tämä työ on erittäin aikaa vievää, sillä se edellyttää eri työntekijöiden ja heidän esimiestensä tavoittamista ja heidän pyytämistään vastaamaan asioihin, jotka on toteutettu aiemmin.

Jälleen kerran meidän on keskityttävä käyttäjiin, koska Tärkeintä on kirjata kulut tarkasti tekemällä tarvittavat valinnat heti, kun ne syntyvät! Siksi käyttäjien on tehtävä ulottuvuusvalinnat heti kulun syntymisen jälkeen, kun he käsittelevät sitä. On ratkaisevan tärkeää, että ulottuvuuksien nimet ovat yksinkertaisia ja käyttäjien kannalta helposti ymmärrettäviä. Niissä ei saa olla epäselvyyksiä, ja ulottuvuuksia on ylläpidettävä niin, ettei käyttäjille aiheudu tarpeetonta sekaannusta. Sama pätee kustannustyyppien valintavaihtoehtoihin – oikea tapa toimia on jotta kustannuslajista saadaan helppokäyttöinen ja selkeä yleiskuva ja epäselvyyksiä voidaan vähentää!

Kustannuslajit tulisi esittää ymmärrettävässä muodossa ja käyttäjien ehdoilla. On myös eduksi minimoida valittavien kustannuslajien määrä. Tämän mukaisesti on tärkeää, että kulujen hallintaan käytettävä digitaalinen työkalu voidaan konfiguroida suorittamaan muunnoksia määriteltyjen ulottuvuusarvojen perusteella, jotta kirjanpito tapahtuu oikeille tilitileille. Samoin työkalun on pystyttävä määrittämään oikeat ALV-koodit kullekin kustannustyypille. Jälleen kerran automaatio on avainasemassa. Käyttäjille tarjotaan yksinkertaisia ja intuitiivisia valintoja kunkin kulun osalta, ja näiden valintojen perusteella tapahtuma valmistellaan automaattisesti oikeaa kirjanpitoa varten.

Näin se tehdään

Alla olevassa kuvassa esitetään yleinen lähestymistapa automaattiseen kulujen hallintaan.

Yhteenvetona voidaan todeta, että kulujen hallinnan automatisointiin tarvitaan seuraavat peruselementit:

1. Suunnittele prosessi käyttäjien tarpeiden mukaan ja ota käyttöön yhden kosketuksen menetelmä kulujen käsittelyyn – heti, kun kulu syntyy.
2. Tee käyttäjille helpoksi toimittaa ja lähettää yksityiskohtaiset tiedot kuluista sekä kirjanpidon asianmukaiseen hoitamiseen tarvittavat asiakirjat.
3. Annetaan automaation päättää, kuinka paljon resursseja kuluun liittyvään jatkokäsittelyyn käytetään – tietenkin järkevien perusteiden mukaisesti.
4. Valitse oikea digitaalinen ratkaisu Luokkansa paras työkalu prosessin support .

Tämä on Parhaat käytännöt kiinteällä Konseptin toimivuuden osoitus!

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä työntekijöiden kulujen hallinnointi tosiasiassa maksaa yritykselle?

Itse kulujen määrien lisäksi syntyy todellisia hallinnollisia kustannuksia: asiakirjojen kerääminen, ohjeiden noudattamisen tarkistaminen, hyväksymisprosessien hoitaminen ja tietojen kirjaaminen kirjanpitojärjestelmiin. Nämä tehtävät vievät sekä taloushallinnon henkilöstön että muiden työntekijöiden aikaa. Prosessin digitalisointi vähentää näitä yleiskustannuksia merkittävästi.

Miksi käyttökokemus on niin tärkeä tekijä kulujenhallintaohjelmistoa valittaessa?

Kulujenhallintaohjelmistoa käyttävät työntekijät koko organisaatiossa, ei pelkästään talousosastolla. Jos työkalu on hankala käyttää, työntekijät viivyttävät kulujen ilmoittamista tai keksivät kiertotapoja, mikä aiheuttaa ruuhkia ja sääntöjen noudattamisen puutteita. Ohjelmisto, joka mukautuu käyttäjien tarpeisiin yksinkertaisilla käyttöliittymillä varustettujen mobiilisovellusten avulla, edistää sen käyttöönottoa ja pitää prosessin sujuvana.

Millaisia kuluja voidaan hallita automaattisesti digitaalisten työkalujen avulla?

Kattava kulujenhallinta-alusta kattaa edustuskulut, ateriat, matkakulut, ajokilometrikorvaukset, ohjelmistotilaukset, mainoskulut ja paljon muuta. Tavoitteena on luoda yksi yhtenäinen työnkulku kaikille työntekijöihin liittyville kuluille – kuittien tallennuksesta hyväksyntään ja kirjanpitoon – kululuokasta riippumatta.

Mitä ”kulujen hallinnan asettaminen automaattiohjaukselle” tarkoittaa käytännössä?

Se tarkoittaa sellaisen digitaalisen prosessin käyttöönottoa, jossa kulujen kirjaaminen, kulukäytäntöjen tarkistaminen, hyväksymisprosessi ja kirjanpitomerkinnät tapahtuvat automaattisesti ilman, että manuaalista työtä tarvitaan juuri lainkaan. Työntekijät ottavat kuvan kuiteista, lähettävät ne sovelluksen kautta, ja järjestelmä hoitaa loput. Talousosasto saa siistit tiedot ilman, että sen tarvitsee pyytää asiakirjoja ihmisiltä.