Olen aiemmin käsitellyt valmistelutyön, toimittajatutkimuksen ja ratkaisun valinnan merkitystä onnistuneen käyttöönottoprosessin varmistamisessa. Vaikka olette alun perin valinneet Acubizin, jolla on vankka prosessiosaaminen ja sopiva ratkaisu valikoimassaan, olette silti vaarassa joutua ”viisikymmentä-viisikymmentä-ansaan”.
TL;DROnnistunut kulujenhallintajärjestelmän käyttöönotto alkaa nykyisten prosessien kartoittamisesta: jo ennen toimittajan valintaa. Acubiz käyttää jäsenneltyä käyttöönottomenetelmää, joka kattaa prosessien kartoittamisen, tietojen valmistelun, toimivuustestauksen (Proof of Concept) ja tuotantokäyttöönoton (Go-Live), jotta organisaatiot voivat välttää niin sanotun ”Fifty-Fifty-ansan”, jossa puolet kaikista käyttöönotoista ei tuota täyttä hyötyä.
Termi ”Fifty-Fifty-ansa” viittaa siihen, että 50 % organisaatioista, jotka päättävät investoida digitaaliseen kulujen hallinta ratkaisusta ei saada täyttä hyötyä. Tämä voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun käyttöönottoprosessi suistuu raiteiltaan.
Lue lisää ja hanki muutamia arvokkaita vinkkejä siitä, miten varmistat optimaalisen käyttöönottoprosessin
Prosessien ymmärtäminen ja kartoittaminen
Toteutusprosessin kannalta on ratkaisevan tärkeää, että se perustuu yksityiskohtaiseen ja huolellisesti yhdenmukaistettuun prosessikuvauksiin.
Sinun tulisi kartoittaa prosessisi yhdessä toimittajasi tai käyttöönottokumppanisi kanssa. Mahdollisesti sinun on myös mukautettava prosessia mahdollisten optimointien ja prosessi-innovaatioiden mukaisesti. Muista, että erinomainen toimittaja auttaa sinua tässä jo ennen käyttöönottovaiheen alkamista.
Vinkkinä prosessikartoituksen yhteydessä on, että teet myös tarkastuksen yrityksenne säännöt ja ohjeet työntekijöiden kulutuksesta.
Tyypillinen kulujen hallinta Toimintaperiaate on varsin yksinkertainen: Työntekijä > Hyväksyjä > Talousosasto
On kuitenkin tärkeää mennä asiaan tarkemmin. Erilaiset käyttäjäryhmät on määriteltävä ja kuvattava. Hyväksymisprosessi on visualisoitava. Onko kyseessä yksinkertainen prosessi, jossa hyväksynnän antaa suora esimies? Vai onko kyseessä esimerkiksi prosessi, jossa tarvitaan projektin tai osaston hyväksyntä?
Lisäksi kunkin roolin toimivaltuudet ja hyväksymistasot on määriteltävä. Lopuksi on laadittava luettelo kaikista osista ja niiden riippuvuussuhteista. Esimerkiksi tarvittavien ERP- ja palkanlaskentajärjestelmien osalta järjestelmäintegraatios, luottokortti palveluntarjoajat, kirjanpitoketjujen määrittäminen sekä kirjanpitosuunnitelma ja kustannusluokat/-tyypit.
Järjestä tietosi kuntoon
Seuraava vaihe on valmistella tietosi Acubizille tai käyttöönottokumppanille. Muista, että tässä yhteydessä sinun on kiinnitettävä huomiota tietoturva kumppanillasi on ja mitkä toimenpiteet se on ottanut käyttöön tämän suhteen.
Tarkkuus on avainasemassa tietojen valmistelussa, joten varmista, että käytät tähän tehtävään riittävästi aikaa. Sinun on hallittava seuraavat asiat:
Käyttäjätiedot: Perustiedot ja käyttäjien luokittelu sekä viestintätarkoituksiin käytettävät tiedot.
Mitatiedot: Tiedot oikeiden kirjanpitomerkintöjen määrittämistä varten. Tarvitsetko ulottuvuuksia osastoille, kustannuspaikoille, projekteille jne.? Onko ulottuvuuksien välillä riippuvuussuhteita, ja mitkä niistä tulisi näkyä kullekin käyttäjälle? Mieti, mitä valintoja käyttäjien tulisi voida tehdä kulujenhallintaratkaisua käytettäessä.
Kirjanpitosuunnitelma ja kustannuslaji: Uuteen kulujenhallintaratkaisuun on määritettävä kirjanpitosuunnitelma, johon käyttäjät kirjaavat tapahtumansa. Varmista, että määrität tämän käyttäjät mielessä pitäen – sen on oltava looginen ja helposti ymmärrettävä. Tähän työhön liittyen sinun on myös otettava huomioon ALV koodit ja yrityksen toimintaperiaatteet kyseisten kustannuslajien osalta.
Kirjanpitoperiaatteet: On tärkeää yhdenmukaistaa kulujenhallintaratkaisun kirjanpitoperiaatteet, jotta voidaan varmistaa, että valuutanvaihto- ja kirjanpitotiedot toimivat oikein järjestelmässämme ERP-järjestelmä.
Palkkatiedot: Jos sinun on integroitava palkkajärjestelmä, jotta palkkatase ja korvaukset kirjataan tähän, sinun on myös määritettävä, mitkä järjestelmät ja mitkä palkkapaikat sinun on määritettävä.
On myös tärkeää pohtia, miten edellä mainittuja tietoja tulisi ylläpitää jatkossa. Markkinoiden ”best of breed” -ratkaisut tarjoavat mahdollisuuden määrittää käyttäjä- ja ulottuvuustietojen automaattisen ylläpidon integraatioiden avulla. Usein juuri järjestelmänne ja organisaationne monimutkaisuus ratkaisee, onko järkevämpää ylläpitää näitä tietoja manuaalisesti kulujenhallintaratkaisussa.
Lue lisää aiheesta valinta ”Best-of-Breed”- tai ”Best-of-Suite”-ratkaisujen välillä täällä.
Konseptin toimivuuden todentaminen ja käyttöönotto
Kun kulujenhallintaratkaisu on määritetty käyttäjätyyppien, ulottuvuuksien, kirjanpitosuunnitelmien ja integraatioiden avulla, suosittelen aina, että toteutetaan Proof of Concept -testi. Toisin sanoen kyseessä on testijakso, jonka aikana käsitellään todellisia tapahtumia ja tietoja kulujenhallintaratkaisussa. Tänä aikana on mahdollista tarkistaa asetukset ja tehdä niihin tarvittaessa muutoksia.
Tänä aikana sinun on myös valmisteltava järjestelmän käyttöönotto. Yksi tärkeimmistä asioista tässä vaiheessa on käyttäjien perehdyttäminen ja kouluttaminen. Jos valitset oikean ratkaisun, se tarjoaa myös erinomaisen käyttäjäystävällisyyden ja intuitiivisen käyttöliittymän. Siksi tämän prosessin osan pitäisi sujua suhteellisen helposti, kun kyse on tavallisista käyttäjistä.
En tarkoita, että teidän ei pitäisi tehdä mitään, mutta varmistakaa, että keskitytte kulujenhallintaratkaisun nopeaan käyttöönottoon. Tarkoitan tällä sitä, että saatte käyttäjät lataamaan mobiilisovelluksen, tutustumaan koulutusmateriaaliin ja ottamaan sovelluksen käyttöön heti, kun järjestelmä otetaan käyttöön.
On tärkeää saada talous- ja hallintohenkilöstö mukaan projektiin jo varhaisessa vaiheessa. Heidän on toimittava työkalun sisäisinä lähettiläinä. Suosittelen pro- ja superkäyttäjä-mallia, jossa toimittaja otetaan mukaan talous- ja hallintohenkilöstön koulutukseen, jotta he voivat välittää tietonsa eteenpäin tavallisille käyttäjille.
Kaiken edellä mainitun perusteella on tietenkin tärkeää, että kaikki viestintämateriaalit ovat valmiina ja että koulutustilaisuudet on suunniteltu ennen kulujenhallintaratkaisun käyttöönottoa.
Haluatko tietää lisää?
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on ”Fifty-Fifty-ansa” kulujenhallinnan käyttöönotossa?
”Fifty-Fifty”-ansaan viitataan siihen tosiasiaan, että noin 50 % organisaatioista, jotka investoivat digitaaliseen kulujenhallintaohjelmistoon, eivät onnistu saavuttamaan sen täyttä hyötyä: ei siksi, että ohjelmisto olisi huono, vaan siksi, että käyttöönottoprosessi suistuu raiteiltaan. Yleisiä syitä ovat muun muassa riittämätön prosessikartoitus ennen käyttöönottoa, sidosryhmien sitoutumisen puute sekä puutteellinen tietojen valmistelu.
Kuinka kauan kulujenhallintaratkaisun käyttöönotto kestää?
Tyypillinen Acubiz-käyttöönotto kestää vakiokokoonpanossa 4–8 viikkoa sopimuksen solmimisesta järjestelmän käyttöönottoon, mukaan lukien ERP-integraatio. Monimutkaisemmat kokoonpanot – kuten useat oikeushenkilöt, räätälöidyt hyväksymishierarkiat tai mittatilaustyönä tehdyt ERP-integraatiot – voivat kestää 10–16 viikkoa. Aikatauluun vaikuttaa merkittävästi se, kuinka hyvin organisaatio on kartoittanut nykyiset prosessinsa ennen hankkeen aloittamista.
Mitkä prosessit tulisi kartoittaa ennen kulujenhallintaohjelmiston käyttöönottoa?
Sinun tulisi kartoittaa seuraavat seikat: kuka aiheuttaa kuluja ja kuinka usein, mitä maksutapoja käytetään, miten kulut tällä hetkellä hyväksytään ja kuka ne hyväksyy, miten ne tällä hetkellä luokitellaan ja kirjataan ERP-järjestelmään sekä missä nykyiset pullonkaulat ja virheasteet ovat suurimmat. Tämä lähtötilanne on välttämätön uuden järjestelmän oikeanlaisen konfiguroinnin kannalta sekä käyttöönoton jälkeisten parannusten mittaamiseksi.
Mitä tietoja on valmisteltava ennen kulujenhallintajärjestelmän käyttöönottoa?
Vähintään: ERP-järjestelmän tilikartta ja kustannuspaikat, työntekijä- ja hyväksyjäluettelot suhteineen, yrityskorttitiedot, jos kortit liitetään järjestelmään, sekä kaikki kulukäytäntöjä koskevat säännöt, joita tulisi soveltaa automaattisesti. Acubizin käyttöönottotiimi auttaa jäsentämään ja tarkistamaan nämä tiedot ennen järjestelmän käyttöönottoa.
Mitä tarkoittaa kustannushallintaohjelmiston toimivuuden todentaminen (Proof of Concept)?
Proof of Concept (PoC) on hallittu kokeilu, joka toteutetaan pienen, todellisten käyttäjien ryhmän kanssa – tyypillisesti yhden osaston tai tiimin kanssa – ennen ratkaisun laajempaa käyttöönottoa koko organisaatiossa. PoC:n avulla varmistetaan, että ERP-integraatio toimii, että hyväksymisprosessi noudattaa yrityksen käytäntöjä ja että työntekijät voivat kirjata kuluja ongelmitta. Acubiz suosittelee PoC:n toteuttamista kaikissa yli 100 käyttäjän käyttöönotoissa.