Aloitan määrittelemällä, mitä ”kirjanpidon esivalmistelut” tarkoittavat. Termi viittaa kaikkeen työhön, joka on tehtävä ennen kuin varsinainen kirjanpito- tai tilinpitoprosessi voidaan aloittaa. Toisin sanoen kyseessä on tylsä työ, johon kuuluu kuittien ja kulujen kerääminen, kirjaaminen, tietojen täydentäminen ja hyväksyminen, matkakulut, työajan kirjaaminens, ajokilometrit jne. Sitä voidaan siis kuvata kuittien ja tietojen valmisteluna ja järjestelynä ennen kirjanpito se on mahdollista.
TL;DRKirjanpitoa edeltävä vaihe – eli kuittien ja kulujen kerääminen, kirjaaminen, tietojen täydentäminen ja hyväksyminen ennen kirjanpidon aloittamista – on usein sekavaa, koska vastuu siitä on työntekijöillä eikä taloushallinnon tiimeillä. Acubizin mukaan juuri tämän alkuvaiheen prosessin digitalisointi on se alue, jolla talousosastot voivat vaikuttaa käytännössä eniten yleiseen tehokkuuteen ja tietojen laatuun.
Tällaisen työn vastuu kuuluu yleensä yrityksen työntekijöille eikä talousosasto.
Talousosasto on kuitenkin erittäin riippuvainen ”kirjanpitoa edeltävästä” työstä, sillä juuri siinä varmistetaan kirjanpitoprosessia varten tarvittavat ja asianmukaiset asiakirjat. Talousosaston työntekijöiltä vaaditaan yleensä tiettyä kärsivällisyyttä, sillä liiketoimintayksiköiden kollegat eivät aina toimi heidän ”kirjanpitoa edeltävän” työnsä mukaisesti. Talousosaston kyky hoitaa kirjanpitoa nopeasti, tarkasti ja tehokkaasti riippuu siitä, että muut toimittavat asiakirjat sekä oikea-aikaisesti että riittävän laadukkaasti. Jos olet vastuussa talousosastosta tai työskentelet siellä, sinun on kysyttävä itseltäsi, voitko hyväksyä sen, ettet voi hallita tätä prosessia?
Kaikilla organisaatioilla ei suinkaan ole agendallaan tehottoman ”kirjanpitoa edeltävän” prosessin uudistamista. Ja tämä huolimatta siitä, että on ilmeistä, kuinka arvokasta se on niille, jotka ovat jo ryhtyneet toimeen ja ottaneet käyttöön automatisoidun ja digitaalisen prosessin. Jotkut saattavat väittää, että vastuu ”kirjanpitoa edeltävästä” prosessista ei kuulu taloushallinnolle. Loppujen lopuksi taloushallinto on kuitenkin vastuussa puuttuvista kuiteista tai viivästyneestä kirjanpitoprosessista. Kuten olen aiemmin toisessa yhteydessä maininnut, taloushallinto on todennäköinen ehdokas johtamaan organisaation digitaalista muutosta. Ja ”kirjanpitoa edeltävän” prosessin digitalisointi on ihanteellinen lähtökohta.
Uskon, että ”kirjanpitoa edeltävä” prosessi tulisi järjestää siten, että siirtyminen varsinaiseen kirjanpitoon sujuu täysin saumattomasti. Jos asia hoidetaan oikein, yrityksen työntekijät voivat hoitaa suuren osan kirjanpitomerkinnöistä jo ennen kuin kuitit saapuvat talousosastolle. Ainoa vaatimus on, että ajatellaan digitaalisia vaihtoehtoja. Olen laatinut neljä suositusta, jotka auttavat sinua pääsemään oikealle polulle tehokkaan ”kirjanpitoa edeltävän prosessin” toteuttamiseksi:
Joustava ja intuitiivinen työkalu on avainasemassa, kun haluat kerätä tietoja kiireisiltä myyntiedustajilta, konsultteilta tai muilta organisaatiosi työntekijöiltä. Automatisoitu työnkulku ja mobiilisovellus ovat esimerkkejä työkaluista, joiden avulla työntekijät voivat kirjata kulut, ajokilometrit ja ajankäytön älypuhelimillaan. Heidän on voitava hoitaa tämä ollessaan matkoilla. Se on joustavaa ja säästää aikaa, sillä käyttäjä voi kirjata kulut heti niiden syntyessä. Talousosastolle jatkuva kulujen kirjaaminen on etu, sillä se nopeuttaa siirtymistä kirjanpitoprosessiin. Se auttaa pääsemään lähemmäksi reaaliaikaista kokonaiskuvaa. Tällaiset työkalut eivät kuitenkaan ole mitään ilman intuitiivista käyttöliittymää. Toisin sanoen työntekijöiden on voitava hallita kuittien keräämistä ja kirjaamista helposti ja yksinkertaisesti. Se saattaa kuulostaa hieman uskomattomalta, mutta oikealla työkalulla tehtävästä on mahdollista poistaa tylsä ja työläs osa.
Kuten aiemmin mainittiin, ”kirjanpitoa edeltävä” prosessi on luonteeltaan digitaalinen. Tämän prosessin digitalisoinnista on pelkästään etuja. Virheiden määrä vähenee, saat tarkempia tietoja ja varmistat täydellisen digitaalisen dokumentoinnin. Manuaaliset tehtävät, kuten vanhojen kuittien läpikäyminen, kulujen täsmäyttäminen oikeisiin luottokorttitapahtumiin tai kustannusten kohdentaminen tiettyyn projektiin, ovat ohi. Hyvin määritellyn prosessin ja oikean järjestelmän avulla kaikki automatisoituu. Useimpiin digitaalisiin järjestelmiin kuuluu myös kattavia integraatiomahdollisuuksia. Näitä voivat olla esimerkiksi integraatiot yrityksen luottokorttiTämä mahdollistaa korttitapahtumien helpon täydentämisen ”kirjanpitoa edeltävillä” tiedoilla ja kuitin digitaalisella kopiolla. Se voi myös tarkoittaa integrointia ERP- tai kirjanpitojärjestelmään, mikä takaa entistä saumattomamman siirtymisen ”kirjanpitoa edeltävästä” vaiheesta varsinaiseen kirjanpitoon.
On suositeltavaa, että taloudellisia ulottuvuuksia voidaan hallita ”kirjanpitoa edeltävässä” prosessissa. Ulottuvuuksien hallinta on se tekijä, joka antaa mahdollisuuden lisätä ”kirjanpitoa edeltävän” työn tarkkuutta ja yksityiskohtaisuutta. Esimerkiksi kun puhutaan kulujen ja ajokilometrien kirjaamisesta, ulottuvuuksien hallinta voi tarkoittaa työntekijän mahdollisuutta liittää tiettyyn kuluun osasto ja projekti. Yhdistettynä kustannusluokan kirjaamiseen kirjanpito tulee olemaan erittäin tarkkaa. Organisaatioille, jotka toimivat toimintoperusteisen kustannuslaskennan (ABC) menetelmän mukaisesti, taloudellisten ulottuvuuksien määrittelymahdollisuudet ovat suuri etu. Ulottuvuuksien hallinta helpottaa myös läpinäkyvyyden luomista. Tiettyjen työntekijöiden, osastojen tai projektien kustannuksia on helppo seurata. Tämä auttaa vähentämään virhemarginaaleja.
Pilvipohjainen ratkaisu support ” support tarjoaa helpon pääsyn tietoihin. Organisaatiot, jotka hoitavat ”kirjanpitoa edeltävän” prosessin manuaalisesti, tietävät, että se vie paljon aikaa. Menen suoraan asiaan: kuittien manuaalinen kerääminen ja sitä seuraava tietojen syöttäminen (ehkä jopa useisiin eri järjestelmiin) on suorastaan resurssien tuhlausta! Kenenkään ei pitäisi joutua sietämään tällaista. Pilvipohjaisen ratkaisun avulla tiedot keskitetään. Kuten mainittu, useimmat ”kirjanpitoa edeltävään” prosessiin tarkoitetut pilvipohjaiset ratkaisut integroituvat muihin työkaluihin. Digitaalinen, automatisoitu ja mobiili ”kirjanpitoa edeltävä” prosessi takaa varmasti tehokkuuden kasvun – sekä työntekijöiden että taloushallinnon kannalta. Se on järkevää. Digitaalinen muutos on käynnissä, ja ”kirjanpitoa edeltävä” prosessi on otettava mukaan. Taloushallinnon on otettava ”kirjanpitoa edeltävä” prosessi hallintaansa. Edut ovat huomattavat. Ajan säästön ja tarkemman kirjanpidon lisäksi luot tietopohjan, joka toimii arvokkaiden oivallusten lähteenä organisaatiosi kulutustottumuksista.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä on kirjanpitoa edeltävä käsittely ja miksi se on tärkeää talousosastoille?
Kirjanpitoa edeltävät toimet kattavat kaikki ne tehtävät, jotka on hoidettava ennen kuin varsinainen kirjanpito voidaan aloittaa: kuittien kerääminen, kulujen, ajokilometrien ja työajan kirjaaminen, tapahtumatietojen täydentäminen sekä hyväksyntöjen hankkiminen. Talousosastot ovat täysin riippuvaisia siitä, että nämä kirjanpitoa edeltävät toimet hoidetaan tarkasti ja ajallaan, mutta ne eivät juurikaan voi itse vaikuttaa niiden toteutumiseen.
Miksi taloushallinnon tiimit kamppailevat kirjanpitoa edeltävien tehtävien kanssa, vaikka heillä onkin käytössään digitaalisia työkaluja?
Vastuu kirjanpitoa edeltävistä toimenpiteistä kuuluu koko yrityksen henkilöstölle, ei talousosastolle. Kun näiden työntekijöiden asiakirjojen käsittely on epäjärjestelmällistä tai viivästyy, talousosasto joutuu kärsimään viivästyksistä ja puutteellisista tiedoista. Talousosasto on vastuussa kirjanpidon laadusta, mutta se on riippuvainen henkilöistä, jotka eivät pidä sitä päätehtävänään.
Miten kirjanpitoa edeltävän prosessin digitalisointi hyödyttää koko organisaatiota?
Digitaalinen kirjanpitoa edeltävä prosessi varmistaa järjestelmällisyyden jo kulujen syntyhetkellä: työntekijät kirjaavat kuitit välittömästi, hyväksynnät hoidetaan sovelluksen sisällä ja tiedot siirtyvät automaattisesti kirjanpitojärjestelmään. Tämä vähentää virheitä, nopeuttaa kuukausitilinpäätöstä ja poistaa talousosaston ja työntekijöiden välisen edestakaisen viestinvaihdon puuttuvien asiakirjojen perässä juoksemisesta.
Pitäisikö talousosaston johtaa kirjanpitoa edeltävien prosessien digitalisointia?
Kyllä. Vaikka kirjanpitoa edeltävät prosessit koskevat koko yrityksen henkilöstöä, taloushallinto hyötyy niistä eniten ja on parhaassa asemassa määrittelemään vaatimukset. Talousjohdon edustajat, jotka digitalisoivat kirjanpitoa edeltävät prosessit, saavat hallintaansa tietojen laadun ja tilinpäätösaikataulut, minkä ansiosta investoinnin perustelut ovat selkeät.