Kulujen hallinta – alan paras ratkaisu vai kokonaisratkaisu? | Acubiz

Kun hankit ja otat käyttöön uusia ohjelmistoja ja sovelluksia yrityksellesi, joudut todennäköisesti pohtimaan myös kahta erilaista strategiaa:

TL;DRKulujenhallintaohjelmistoa valitessaan talousjohtajat joutuvat tekemään klassisen valinnan ”Best-of-Breed” -mallin (parhaan erikoistyökalun valinta kullekin toiminnolle) ja ”Best-of-Suite” -mallin (ratkaisun keskittäminen yhdelle toimittajalle) välillä. Acubizin mukaan ”Best-of-Breed” -malli tarjoaa ylivoimaista toiminnallisuutta ja käyttökokemusta erikoistuneissa prosesseissa, kuten kulujenhallinnassa, kun taas nykyaikaiset integraatiot vähentävät useiden toimittajien hallinnoinnista perinteisesti aiheutuvaa monimutkaisuutta.

1. Luokkansa paras, jolla tarkoitetaan strategiaa, jossa ohjelmistoja ja sovelluksia hankitaan sen periaatteen mukaisesti, että käytettävissä halutaan olla parhaat mahdolliset työkalut tiettyjen tehtävien ratkaisemiseksi.
2. Sarjan parhaat tuotteet, jolla tarkoitetaan strategiaa ohjelmistojen ja sovellusten hankinnassa, joka perustuu näkemykseen, että suurin osa yhteistyöstä halutaan keskittää yhden toimittajan kanssa.

Molemmilla lähestymistavoilla on hyvät ja huonot puolensa, mutta yleisesti ottaen katsotaan, että ”Best-of-Breed” -malli takaa paremman toiminnallisuuden eri erikoisaloilla sekä suuremman joustavuuden verrattuna ”Best-of-Suite” -malliin.

Luokkansa paras – hyvät ja huonot puolet

Jos noudatat ”Best-of-Breed”-strategiaa, hyväksyt ajatuksen siitä, että markkinoilla on työkaluja, jotka tarjoavat tietyllä toiminnallisella tai kapealla alueella kaikkein kehittyneimmän toiminnallisuuden sekä vertaansa vailla olevan käyttökokemuksen. Toisin sanoen termi ”Best-of-Breed-järjestelmä” viittaa ”tietyn kategorian tai kapean alueen parhaaseen ratkaisuun”.

Kun valitset ”Best-of-Breed” -mallin, keskität teknologiapinoasi todennäköisesti taloushallintojärjestelmään, joka toimii keskusyksikkönä, ja liität siihen muita järjestelmiä ja työkaluja, jotka vastaavat liiketoiminnan tarpeisiin ja vaatimuksiin eri toimialoilla ja prosessiluokissa.

Tällä tavoin on mahdollista hankkia käyttöön työkaluja, jotka ovat alansa parhaita. Älä aliarvioi tämän arvoa.

Best-of-Breed-mallin tärkeimmät edut ovat:

1. Laaja joustavuus parhaan ratkaisun valinnassa.
2. Työkalujen keskinäinen riippumattomuus.
3. Jos yksi komponentti lakkaa toimimasta, muut jatkavat toimintaansa.

Best-of-Breed -mallin haittoja (tai huomioitavia seikkoja) ovat muun muassa seuraavat:

1. Teknologiapino voi kasvaa laajaksi, minkä vuoksi sinun on oltava tarkkana siinä, miten päätät yhdistää kaikki osat toisiinsa
2. Jos et onnistu saamaan tietojen siirtoa järjestelmien välillä sujumaan tehokkaasti, raportointi, konsolidointi ja tietojen täydentäminen muuttuvat nopeasti hankaliksi.
3. Teillä on useita toimittajia ja sopimuksia hallinnoitavana.

Siksi integraatio on avainsana, jos valitset ”Best-of-Breed”-strategian. Integraatio voi osoittautua monimutkaiseksi, jos järjestelmäsi koostuu monista erilaisista työkaluista, jotka on tarkoitettu yhtä moniin erilaisiin prosesseihin.

Best-of-Suite – hyvät ja huonot puolet

Jos valitset ”Best-of-Suite”-lähestymistavan, hyväksyt ajatuksen, että yhteistyö yhden suuren toimittajan kanssa tuo eniten hyötyä. Monet ERP-ratkaisut tarjoavat lisämoduulien kautta laajennettuja toimintoja, jotka kattavat myös muita liiketoimintaprosesseja. Todellisuudessa kuitenkin lähes mikään pakettipohjainen järjestelmä ei pysty täyttämään kaikkia organisaatiosi vaatimuksia.

Best-of-Suite-strategian valitsemisen edut ovat seuraavat:

1. Sinun tarvitsee olla tekemisissä vain yhden toimittajan kanssa, mikä helpottaa suhteen ja sopimusten hallinnointia.
2. Tekniseltä kannalta vianmääritys voi olla helpompaa, jos jokin asia ei toimi.
3. Sinä ja käyttäjäsi tulette todennäköisesti käyttämään yhtä yhteistä käyttöliittymää sen sijaan, että vaihtaisitte useiden käyttöliittymien välillä. (On kuitenkin syytä muistaa, että tämä ei välttämättä takaa parasta käyttökokemusta.)

Best-of-Suite-mallin haittapuolia ovat:

1. Useimmissa tapauksissa joudut tekemään kompromisseja ERP-järjestelmän lisämoduulien tarjoamien ominaisuuksien ja toimintojen suhteen.
2. Yhden toimittajan kanssa tehtävään yhteistyöhön liittyy joitakin riskejä. Jos järjestelmässä ilmenee vika, se voi vaikuttaa suureen määrään käyttäjiä.
3. Joudut tinkimään joustavuudesta, sillä Best-of-Suite-ratkaisut ovat usein hyvin joustamattomia.

Huomioitavat seikat ennen lähestymistavan valitsemista

Oman asiantuntemusalueemme (tai erikoisalamme) puitteissa matkailu ja kulujen hallinta, huomaamme usein, että toimittajat, jotka ERP-järjestelmät tai palkkausjärjestelmät tarjoaa lisämoduuleja, joiden avulla voidaan hallinnoida työntekijöiden kuluja. Joskus tämä palvelu tarjotaan jopa ilmaiseksi. 

Ilmaisu ”ilmaiseksi” voi usein tuntua houkuttelevalta, varsinkin jos maksat jo alan parhaasta työkalusta. On kuitenkin tärkeää muistaa arvioida piilokustannukset, jotka jäävät helposti huomaamatta, jos valitset ilmaisen (tai lähes ilmaisen) työkalun, jonka toiminnallisuus on rajoitettu. 

Hinta on tyypillisesti yksi tekijä, jolla ERP- tai palkanlaskentajärjestelmän toimittaja pyrkii vaikuttamaan, ja tiivis ja yksinkertainen integraatio on usein toinen tekijä. Kun arvioidaan todellisia kokonaiskustannuksia (TCO), mukaan lukien piilokustannukset ja pitkän aikavälin hyödyt, jää usein hieman epäselväksi, mitä etuja ”Best-of-Suite”-lähestymistapa tuo kulujenhallinnan alalla. 

ERP ja palkkajärjestelmä Toimittajat keskittyvät ensisijaisesti ydinliiketoimintaansa, ja matka- ja kulumoduulin osalta innovaatiokyky ei ole samalla tasolla kuin alan parhaiden kehittäjien tarjoamissa ratkaisuissa. Sen sijaan tulet huomaamaan, että ominaisuudet kuten ulkomainen arvonlisävero takaisinperintä, säännösten noudattaminen, robotiikka- ja tekoälyominaisuudet, advanced hyväksymisprosessit, monimutkaiset jakovaihtoehdot, ulottuvuuksien jakaminen jne. eivät ole tuettuja ERP- tai palkanlaskentajärjestelmän moduuleissa. 

Tämän lisäksi uusien ominaisuuksien saatavuus noudattaa usein 6 tai 12 kuukauden julkaisusyklejä, kun taas alan parhaat toimittajat julkaisevat päivityksiä huomattavasti useammin. Tämä mahdollistaa asiakkaille huomattavasti nopeamman pääsyn uusiin ominaisuuksiin.

ERP- tai palkanlaskentajärjestelmään hankittavan lisämoduulin suorat kustannukset saattavat, kuten mainittiin, vaikuttaa alhaisilta. Olemme kuitenkin tuoneet esiin, että useimmissa tapauksissa tällainen moduuli ei tarjoa samaa automaatio- ja toiminnallisuustasoa kuin erikoistunut ohjelmisto. 

Tämä tarkoittaa, että (käsittelyaikaan liittyviä) kustannuksia ei voida alentaa siinä määrin kuin se olisi mahdollista alan parhaalla ratkaisulla. Lisäksi analytiikkaan ja valvontaan liittyvät toiminnot – jos niitä ylipäätään on – eivät todennäköisesti pysty tarjoamaan riittävää käsitystä organisaation kulutusmalleista. Tämä rajoittaa mahdollisuuksia sekä optimoida toimintaa että havaita petollista käyttäytymistä kyseisellä alueella.

Mitä strategiaa sinun tulisi noudattaa kulujen hallinnan alalla?

Myös alueellamme on havaittavissa, että luottokortti toimittajat, jotka tarjoavat lisäominaisuuksia työntekijöiden kulujen hallintaan ja hyväksymiseen tarkoitettujen sovellusten muodossa. Tämä on verrattavissa edellä kuvattuun Best-of-Suite-malliin, ja todennäköisesti juuri luottokorttitoimittaja hyötyy tästä eniten, sillä se vahvistaa asiakassuhdetta entisestään.

Jos jossain vaiheessa haluat vaihtaa maksukorttia, joudut yhtäkkiä vaivaamaan päätäsi myös kulujärjestelmän vaihtamisen kanssa. Mieti, onko se toivottavaa? Tee sen sijaan itsellesi palvelus ja etsi luottokorttiyhtiöitä, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä riippumattomien, alansa parhaiden toimittajien kanssa.

Loppujen lopuksi kyse on tietysti organisaatiosi vaatimuksista, jotka liittyvät hallinnointiprosessiin matkakulut. Esimerkiksi meillä on asiakkaita, jotka tarvitsevat mahdollisuuden kohdistaa kuluja yli 30 000 eri ulottuvuuteen asiakkaidensa, tapaustensa ja projektien osalta. Et löydä yhtään ERP- tai palkanlaskentajärjestelmän lisäosaa, joka pystyisi tähän. Eikä myöskään mikään luottokorttiyhtiön sovellus pysty siihen. 

On tietenkin organisaatioita, joiden kulujenhallintaan liittyvät vaatimukset ovat hyvin perustasoisia. Niille riittää todennäköisesti lisämoduuli ERP- tai palkanlaskentajärjestelmään. Arviointia tehdessäsi sinun on kuitenkin aina pidettävä mielessä, että yrityksesi vaatimukset kehittyvät ja muuttuvat jatkuvasti. Siksi kannattaa tarkastella asiaa mahdollisimman tarkasti, kun vertaat ”Best-of-Breed”-ratkaisua ja ”Best-of-Suite”-ratkaisua.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä ero on ”Best-of-Breed”- ja ”Best-of-Suite”-ohjelmistostrategioiden välillä?

”Best-of-Breed” tarkoittaa, että kuhunkin toiminnalliseen tarpeeseen valitaan markkinoiden johtava erikoistunut työkalu, samalla kun hyväksytään se, että joudutaan hallinnoimaan useita toimittajasuhteita. ”Best-of-Suite” tarkoittaa ohjelmistokokonaisuuden keskittämistä yhdelle toimittajalle, joka tarjoaa riittävän toiminnallisuuden useilla eri alueilla. ”Best-of-Breed” tarjoaa tyypillisesti parempaa toiminnallisuutta ja käyttökokemusta kussakin erikoisalalla; ”Best-of-Suite” puolestaan vähentää integraation monimutkaisuutta ja toimittajien hallinnoinnista aiheutuvia kustannuksia.

Onko kustannustenhallintajärjestelmä parempi ostaa osana ERP-järjestelmää vai erillisenä ratkaisuna?

Artikkelissa puolustetaan ”Best-of-Breed” -lähestymistapaa: Acubizin kaltainen erillinen kulujenhallintaratkaisu tarjoaa tarkemmin räätälöityjä toimintoja ja paremman käyttökokemuksen kuin yleisen ERP-järjestelmän kulumoduuli. Avainasemassa on varmistaa, että erillinen työkalu integroituu saumattomasti ERP-järjestelmään, joka toimii keskusyksikkönä – mikä on yhä helpompaa nykyaikaisten API-pohjaisten ratkaisujen ansiosta.

Mitkä ovat ”Best-of-Breed”-lähestymistavan suurimmat riskit?

Suurimmat riskit liittyvät laajaan teknologiapinoon ja tarpeeseen hallita tietovirtoja useiden järjestelmien välillä. Jos integraatio toteutetaan huonosti, tietojen laatu kärsii ja erikoistyökalujen edut menettävät merkityksensä. Artikkelissa suositellaan, että työkalujen välisiä yhteyksiä hallitaan kurinalaisesti ja varmistetaan, että tiedot kulkevat moitteettomasti taloushallintojärjestelmästä erikoistyökaluihin ja takaisin.

Mitkä ovat Best-of-Breed-mallin edut nimenomaan kulujen hallinnan kannalta?

Erityinen kulujenhallintajärjestelmä on rakennettu kokonaan kulujen käsittelyn työnkulkujen, sääntelyvaatimusten ja käyttökokemuksen tarpeiden ympärille. Tämä tarkoittaa parempaa kuittien tallennusta mobiililaitteilla, tarkempaa sääntöjen noudattamisen valvontaa, tarkoitukseen suunniteltua hyväksymisprosessia sekä tiiviimpää kirjanpitointegraatiota kuin mitä yleiskäyttöinen työkalu voi tarjota yhtenä monista moduuleistaan.