Kun integrointi tulee esteeksi, maksat kahdesti – näin pidät sen yksinkertaisena

Kun integraatio aiheuttaa vaikeuksia, maksat kahdesti – näin pidät sen yksinkertaisena

TL;DR

Lyhyesti: Kuinka voit välttää integraatioongelmia kulujenhallinnan yhteydessä? Kun kulujen hallintajärjestelmä ei integroidu tehokkaasti ERP- ja palkkatietojärjestelmäsi kanssa, se voi johtaa päällekkäiseen työhön, manuaalisiin virheisiin ja ylimääräisiin valvontavaiheisiin. Näiden ongelmien välttämiseksi yritysten tulisi keskittyä kolmeen asiaan: tee integraatiosta konfiguraation kuin kehitystyön kysymys, kirjaa kulut silloin kun ne syntyy, ja standardisoi hyväksynnät ja tietovirrat.

Näin kirjanpitoon valmiit tiedot virtaavat suoraan ERP- ja palkkatietojärjestelmäsi, samalla kun hallinnollinen aika vähenee ja kuukauden lopun sulkeminen helpottuu.

Kun kulujen hallinta ja ERP-järjestelmät eivät toimi moitteettomasti yhdessä, manuaalinen työ, virheet ja ylimääräiset valvontavaiheet kertyvät nopeasti. Pidä integraatio yksinkertaisena, kirjaa kulut silloin kun ne syntyy, ja standardisoi hyväksynnät ja tietovirrat, jotta kirjanpitoon valmiit tiedot saapuvat ERP- ja palkkatietojärjestelmääsi ilman turhaa manuaalista työtä.

Tässä kolme havaintoa, jotka nousevat esiin kerta toisensa jälkeen, kun rahoitustiimit haluavat saada kulut hallintaan – ilman että siitä tulee IT-projekti:

• Integraation tulisi olla konfiguraatio, ei kehitystyö – muuten siirrät vain pullon oikeasta omavaraisesti IT-puolelle
• Kirjaa kulut silloin kun ne syntyy – tässä vaiheessa koodaus, dimensiot ja dokumentaatio on helpompi saada oikein
• Standardisoi hyväksynnät ja tietovirrat – jotta kirjanpitoon valmiit tiedot virtaavat suoraan ERP- ja palkkatietojärjestelmääsi, mikä mahdollistaa kuukauden lopun nopemman sulkemisen

Jos tunnistat haasteita, kuten liiallisen hallinnollisen kuormituksen, paperilla tapahtuvia prosesseja, kadonneet kuitit ja viime hetken kulujenjäädyttämisen, et ole yksistään.

Acubizin oman tutkimuksen mukaan täsmälleen samat haasteet ilmenevät ennen toteutusta:

77 % mainitsi liiallisen hallinnollisen kuormituksen, 66 % fyysisiä kuitteja, 53 % kadonneet kuitit ja 49 % myöhäistä kulujen kirjaamista.

Pointti ei ole siinä, että ongelma on olemassa.

Pointti on siinä, mitä tapahtuu, kun integraatio ei toimi.

Kun kulujen hallintajärjestelmä ei toimi saumattomasti ERP-järjestelmäsi kanssa, syntyy päällekkäistä työtä: tietoja syötetään useisiin paikkoihin, virheitä joudutaan korjaamaan manuaalisesti, ja lisää valvontavaiheita lisätään. Tässä vaiheessa monet projektit alkavat purkautua. Tilikartta, dimensiot, hyväksynnät, synkronointi ja tietokentät eivät vastaa toisiaan – ja yhtäkkiä rahoitushankkeesta tulee taistelu IT-resursseista ja ajasta.

Martin Eriksen, Marketing Director Acubizilla, tiivistää sen täsmällisesti:

"Kustannuksen kohdistaminen on helpompaa silloin kun se syntyy kuin myöhemmin."

Tarvitaan vain järjestelmä, joka tukee prosessia – ja integraatio, joka on riittävän yksinkertainen, jotta tiedot tosiasiassa kulkevat loppuun asti.

Infrastruktuuri kuluille

Acubiz on rakennettu kulujen infrastruktuuriksi – ei vain sovellukseksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että työntekijät voivat kirjata kulut välittömästi ottamalla kuvan kuittistaan, yrityskortilla tehdyt ostot sovitetaan automaattisesti, ja kulut lähetetään sääntöihin perustuvan hyväksyntätyönkulun kautta.

Selkeiden yrityskäytännön sääntöjen ja läpinäkyvän tarkistuspolun avulla vaatimustenmukaisuus tulee ei erilliseksi tehtäväksi, vaan vakioproseessin integroiduksi osaksi.

Tärkeintä on kuitenkin:

Tiedot saapuvat ERP- ja palkkatietojärjestelmääsi kirjanpidon valmiuteen.

Integraatiosta tulee siis osa suunnittelua – ei jotain, jonka huomaat ongelmaksi kuukauden lopussa.

Tämä on myös se, miksi BDO ja Bonnier Publications eivät keskity pitkiin järjestelmämuutoksiin, vaan siihen, että pääsevät alkuun nopeasti ja luovat yhdenmukaisen prosessin.

BDO:ssa Nina Hjorthmose ilmaisee sen yksinkertaisesti:

"Nyt he voivat helposti ottaa kuvan kuittistaan ja täydentää kuluvaatimuksen heti."

Se on juuri sellaista käyttäytymistä, joka luo rahoitusfunktion rauhan.

Ja kun askelee taakse, prosessit ovat usein yhteydessä:

Jos sinulla on pullaongelmat toimittajan laskuilla, Acubiz yhdessä Compellon kanssa voi automatisoida laskujen käsittelyn vastaanottamisesta ERP-kirjaukseen asti.

Jos tarvitset dokumentoitua aikaa operaatioihin ja raportointiin, Acubiz voi yhdessä mTIME:n kanssa lisätä yksinkertaisen, mobiilien ajanseurannan.

Aloita tietovirrasta

Jos haluat vähentää hallinnollista aikaa, poistaa paperia, välttää myöhäisiä kulujen rekisteröintejä ja vahvistaa rahoitusprosessejasi, älä valitse vain ominaisuuksien perusteella.

Aloita tietovirrasta.

Kun integraatio on yksinkertainen, kaikesta muusta tulee yksinkertaisempaa myös – työntekijöille, rahoitukselle ja IT:lle.