Panosta digitaaliseen työympäristöön: kuukausittainen neuvo

Acubiz korostaa digitalisoinnin merkitystä tehokkuuden, turvallisuuden ja työntekijöiden tyytyväisyyden kannalta. Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen on elintärkeää nykyaikaisen liiketoiminnan kasvulle.

TL;DRDigitalisointi tuo mukanaan muutakin kuin tehokkuuden ja tuottavuuden parantumista: se luo myös houkuttelevamman työpaikan, sillä työntekijät odottavat yhä enemmän digitaalisia työkaluja ja nykyaikaisia työympäristöjä. Acubiz esittelee viisi konkreettista syytä, miksi sisäisten prosessien, kuten kulujen hallinnan, digitalisointi hyödyttää työntekijöitä, taloushallintoa ja koko yritystä.

Digitalisointi yhdistetään usein yrityksen tehokkuuteen, tuottavuuteen ja kilpailukykyyn. Nämä tekijät eivät kuitenkaan ole ainoita etuja. Kannustamme digitaalisuuteen perustuvaa työympäristöä ja olemme laatineet viisi suositusta sekä esittäneet sisäisten prosessien digitalisoinnin tuomia etuja.

1. Panostetaan innovatiiviseen teknologiaan houkuttelevan työympäristön luomiseksi

Verkkoasiantuntijan tekemä tutkimus Aruba, osoittaa, että organisaatioiden on omaksuttava digitaalinen todellisuus, jos ne haluavat säilyttää kilpailukykynsä ja houkutella parhaita osaajia. Uusi teknologia tulee muovaamaan työn tulevaisuutta. Sekä nykyinen että seuraava sukupolvi odottavat innovatiivista ja digitaalista työympäristöä.

Myös poliitikot kannattavat siirtymistä digitaaliseen yhteiskuntaan. Vuoden alussa, Tanskan hallitus julkaisi strategian digitaalisesta kasvusta sekä siitä, miten pysyä mukana digitaalisessa yhteiskunnassamme ja tulla osaksi sitä. Yksi strategian painopisteistä on support pk-yritysten (pienten ja keskisuurten yritysten) digitalisointi, jotta niiden liiketoimintaa, tuottavuutta ja kilpailuasemaa voidaan vahvistaa. Digitaaliseen muutokseen lähteminen on luonnollinen kehitysvaihe – niin yhteiskunnan, yksilön kuin työpaikankin kannalta.

2. Digitalisaatio hyödyttää koko organisaatiota sisäisesti

Digitaaliseen toimintaan siirtyminen hyödyttää useimmissa tapauksissa useita osastoja ja työntekijöitä koko organisaatiossa. Jos päätät digitalisoida kulujen hallinta prosessissa siitä hyötyy ennen kaikkea yksittäinen työntekijä, sillä hän voi helposti kirjata ja dokumentoida kulunsa välittömästi ja säästää aikaa. Lisäksi talous- ja johtoryhmä hyötyy täysin digitaalisesta yleiskuvasta ja läpinäkyvästä ratkaisusta, jolloin vältytään irrallisilta kuitit ja kasoittain laskuja. Kuluja koskevien hallintaprosessien digitalisointi on vain yksi esimerkki monista vaihtoehdoista, joiden avulla sinä ja yrityksesi voitte luoda lisäarvoa koko organisaatiossa.

3. Älä tingi digitaalisesta turvallisuudesta valitessasi digitaalista kumppania

Digitaalinen tulevaisuus tarjoaa selkeitä etuja, mutta se tuo mukanaan myös uusia riskejä ja haasteita. Siksi on suositeltavaa varmistaa, että digitaaliset toimittajat ja yhteistyökumppanit valitaan harkiten. Varmista, että he ovat GDPR noudattavat vaatimuksia ja että heillä on suostumus. Esitä heille kysymyksiä heidän palveluntarjoajastaan, kun kyse on arkaluonteisemmista tiedoista, jotta voit varmistaa, että prosessi hoidetaan asianmukaisesti. Näin varmistat korkean tietoturvatason.

Aruban digitaalista työympäristöä koskeva tutkimus osoittaa, että yrityksen, työntekijöiden ja asiakkaiden turvallisuus on entistä alttiimpi ulkoisille uhkille. Siksi on tärkeää pitää turvallisuusnäkökohdat jatkuvasti mielessä työympäristön digitalisoinnissa.

4. Uudet digitaaliset ratkaisut tuottavat konkreettisia tuloksia

Työpaikan teknologia liittyy tuottavuuteen ja tehokkuuteen – ja sen on osoitettu parantavan tulosta. Yksi syy tähän on virheiden väheneminen. Otetaan esimerkiksi digitaalinen kulujen hallinta. Työntekijöiden kulut hallitaan ja lasketaan kokonaan digitaalisen alustan kautta, jolloin vältytään kirjoitusvirheiltä ja varmistetaan läpinäkyvyys sekä tarkat tulokset, mikä lopulta johtaa sekä ajan että rahan säästöihin.

Digitaalisten ratkaisujen läpinäkyvyys ja selkeä mahdollisuus saada niistä hyödyllistä tietoa tarjoavat tosiasioihin ja tilastoihin perustuvaa tietoa. Esimerkiksi tieto työntekijöiden käyttäytymisestä ja kuluista voi olla arvokasta tietoa, jota voidaan hyödyntää ohjeistuksena yrityksen käytäntö ja miten saavuttaa kustannussäästöjä. Tätä tukee lisäksi yksi Tanskan hallituksen laatiman digistrategian kohdista. Tanskalaisyritysten tulisi hyödyntää digitaalisia tietojaan kasvun luomiseksi ja tuloksensa parantamiseksi.

5. Keskity työntekijöihisi – digitalisaatio lisää työntekijöiden motivaatiota ja työtyytyväisyyttä

Aruban digitaalista työympäristöä käsittelevässä tutkimuksessa korostetaan, että digitalisaatio ei tarkoita pelkästään tuottavuutta ja tehokkuutta. Se lisää myös henkilökohtaista työtyytyväisyyttä ja työntekijöiden motivaatiota. Raportti osoittaa, että nämä uudet teknologiat eivät ainoastaan auta ihmisiä suoriutumaan työstään paremmin, vaan ne myös lisäävät heidän onnellisuuttaan ja tyytyväisyyttään työssä. Acubizissa olemme havainneet, että uudet käyttäjät ja työntekijät haluavat tuoda mukanaan digitaalisen ratkaisunsa uuteen työpaikkaansa sen tuoman arvon vuoksi. Merkittävä esimerkki Acubizissa on Junckers Industries A/S:n konsernin talousjohtaja Jesper Christiansen, joka halusi säilyttää digitaalisen työnkulun kulujenhallinnassa. Siksi hän otti ratkaisun käyttöön uudessa työpaikassaan ja sai kollegansa ymmärtämään digitaalisen ratkaisun edut sekä sen, miten se lisää työtyytyväisyyttä.

Edellä mainitut suositukset ja edut ovat vain murto-osa kaikista niistä eduista, joita digitaalinen tulevaisuus meille tarjoaa. Tärkeintä on, että digitaalisen kehityksen edistäminen ottamalla käyttöön digitaalisia työkaluja ja prosesseja tuo monin tavoin lisäarvoa työntekijöillenne ja koko yritykselle. Digitaalinen ympäristö avaa tilaa uusille mahdollisuuksille, tiedolle ja kasvulle. Jos digitalisaatiota ei hyödynnetä, yrityksenne voi jäädä jälkeen nopeasti kasvavassa digitaalisessa yhteiskunnassa.

Jos olet kiinnostunut kulujenhallintaprosessiesi digitalisoinnista, ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja Acubiz EMS sekä monitoimisovelluksemme Acubiz One.

*Oikeat teknologiat avaavat digitaalisen työympäristön potentiaalin – Aruban raportti, joka perustuu digitaalista työympäristöä koskevaan tutkimukseen

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Lisääkö kulujen hallinnan digitalisointi todella työntekijöiden tyytyväisyyttä?

Kyllä. Työntekijät hyötyvät tästä suoraan, sillä he voivat kirjata ja dokumentoida kulut nopeasti ja oikein ilman paperityötä tai manuaalista täsmäytystä. Tämä vähentää työarkeen liittyvää turhautumista. Tutkimukset osoittavat, että digitaaliset työympäristöt ovat yhä tärkeämpiä osa-alueita osaavien työntekijöiden houkuttelemisessa ja sitouttamisessa.

Miten työpaikan digitalisointi auttaa houkuttelemaan osaajia?

Verkkoalan asiantuntija Aruban tekemän tutkimuksen mukaan organisaatioiden on omaksuttava digitaaliset realiteetit voidakseen houkutella parhaita osaajia. Sekä nykyiset että tulevat työntekijät odottavat innovatiivisia, digitaalisia työympäristöjä. Digitaalisesti moderni työpaikka on osoitus panostuksesta työntekijäkokemukseen, ei pelkästään teknologiaan itsessään.

Mitkä osastot hyötyvät eniten, kun yritys digitalisoi kulujen käsittelyprosessinsa?

Sekä työntekijät että taloushallinto hyötyvät tästä suoraan. Yksittäiset työntekijät säästävät aikaa kulujen kirjaamisessa. Taloushallinto ja johto saavat täysin digitaalisen yleiskuvan, jossa ei ole irrallisia kuitteja eikä manuaalista täsmäytystä. Koko organisaatio hyötyy puhtaammista tiedoista, nopeammista tilinpäätösprosesseista ja paremmasta säännösten noudattamisesta.

Mikä on Tanskan hallituksen kanta yritysten digitalisaatioon?

Tanskan hallitus on julkaissut digitaalisen kasvun strategian, jossa tuetaan nimenomaisesti pienten ja keskisuurten yritysten digitalisointia niiden liiketoiminnan, tuottavuuden ja kilpailuaseman vahvistamiseksi. Digitalisaatio nähdään luonnollisena kehitysvaiheena sekä yksittäisten yritysten että yhteiskunnan kannalta.