Kun hankit organisaatiollesi uutta ohjelmistoa ja uusia sovelluksia, on tärkeää, että otat huomioon mahdolliset järjestelmäintegraatioon otettava huomioon. Monilla organisaatioilla ja niiden työntekijöillä on käytössään yhä enemmän digitaalisia työkaluja, minkä vuoksi on tärkeää ymmärtää, miten eri työkalut voivat toimia yhdessä. Tämä koskee kaikenlaisia ohjelmistoja, mutta erityisesti integroituja työkaluja, joita monet käyttäjät hyödyntävät. Useimmat organisaatiot keskittyvät tarjoamaan työntekijöilleen oikeat työkalut, ja jos ne samalla onnistuvat yhdistämään nämä työkalut tehokkaasti toisiinsa, luodaan perusta tuottavuuden kasvun vauhdittamiselle.
TL;DRKulujenhallintaohjelmiston integroiminen ERP-järjestelmään, palkanlaskentajärjestelmään ja yrityskortteihin muuttaa erillisen työkalun tuottavuutta moninkertaistavaksi tekijäksi. Acubiz integroituu Skandinavian ja Euroopan yleisimmin käytettyihin taloushallintojärjestelmiin, kuten Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic ja SAP, ja tukee ”best-of-breed”-lähestymistapaa, joten voit jatkaa tiimiesi jo käyttämien erikoistyökalujen käyttöä.
Sanon aina näin: jos haluat saada investoinnistasi sovelluksiin mahdollisimman suuren hyödyn, sinun on yhdistettävä ne muihin työkaluihisi ja järjestelmiisi siellä, missä se on tarkoituksenmukaista.
Kun pohdit integraatiomahdollisuuksia, sinun tulisi tehdä ero sen välillä, mitä kutsun ”yrityksen vaatimuksiksi” ja ”työntekijöiden vaatimuksiksi”.
Yrityksen vaatimukset voivat koskea esimerkiksi integraatioita, joissa järjestelmät toimivat yhdessä ja vaihtavat tietoja tarkoituksena syventää keskeisiä asiakas- ja toimittajatietoja. Kyseessä voi olla myös kirjanpitotarkoituksiin tarkoitettuja tietoja, jotka siirtyvät saumattomasti ERP-järjestelmän ja muiden järjestelmien välillä, mikä voi vähentää manuaalista työtä talousosasto. Tällaisille integraatioille on tyypillistä, että niiden lopputuloksena syntyy yleensä rikastettuja ja yksityiskohtaisia perustietoja, joita yritys (ja erityisesti johto) voi hyödyntää saadakseen paremman käsityksen suorituskyvystä, tunnistamaan optimointimahdollisuuksia ja niin edelleen. Toisin sanoen kyse ei välttämättä ole sellaisesta asiasta, jota suurin osa työntekijöistäsi kokisi hyödyksi päivittäisessä työssään.
Toisaalta on työntekijöiden tarpeet. Tämä osa liittyy integroituihin työkaluihin, jotka voidaan yhdistää toisiinsa niin, että työntekijät kokevat konkreettisia etuja päivittäisessä työssään. Juuri tästä löytyy mahdollisuuksia tuottavuuden parantamiseen, joita monet eivät todennäköisesti ole vielä edes ajatelleet. Nykyään yritykset hankkivat yhä laajemmin erilaisia digitaalisia työkaluja. Työkaluja, jotka auttavat työntekijöitä hoitamaan erilaisia tehtäviä ja tukevat heitä erilaisissa hallinnollisissa prosesseissa. Valikoima on valtava, eikä se todennäköisesti tule pienentymään tulevaisuudessakaan, joten kannattaa miettiä, miten eri työkalut voivat toimia yhdessä siellä, missä se on järkevää.
Aivan kuten me kaikki tunnemme ”Bring Your Own Device” (BYOD) -konseptin laitteistopuolelta, uskon myös, että ”Bring Your Own Apps” (BYOA) -konsepti tulee yleistymään tulevaisuudessa. Ilmiö ei ole enää tuntematon, ja erityisesti uusien sukupolvien tullessa työmarkkinoille (kuten Z-sukupolvi, joka kasvaa sovelluskeskeisessä maailmassa) voimme odottaa sen yleistyvän. Tämä asettaa uusia vaatimuksia työtavoillemme, sille, mitä sovelluksia organisaatiot tarjoavat työntekijöilleen, sekä sille, miten sovellukset ja työkalut integroituvat ja toimivat yhdessä. Luonnollisesti tämä tarkoittaa myös sitä, että meidän on otettava huomioon uudet riskiskenaariot, jotka liittyvät tietoturvaan, säännösten noudattamiseen jne.
Ohjelmistotoimittajilla on erilaisia lähestymistapoja integraatioihin. Useimmat toimittajat ovat ymmärtäneet, että yhä useammat yritykset haluavat mahdollisuuden käyttää eri aloilla ”alan parhaita” ohjelmistoja (tai yksinkertaisesti haluavat valinnanvaraa), mutta tämä edellyttää, että olemassa oleva teknologiapino mahdollistaa helpot ja yksinkertaiset integraatiot. On kuitenkin edelleen monia esimerkkejä ohjelmistotoimittajista, esimerkiksi ERP-alalla, jotka tarjoavat omia lisätyökaluja ydintuotteen läheisillä alueilla. Kyseessä voi olla myös luottokorttiyhtiö, joka alkaa tarjota ohjelmistoa, joka auttaa hallinnoimaan maksutapahtumia. Kyseessä on klassinen liiketoimintastrategia, joka perustuu asiakkaan sitouttamisen vahvistamiseen ja josta on ilmeisiä etuja toimittajalle. Tästä voi tosin olla etua myös asiakkaalle, kuten yhtenäistetty toimittajasuhde ja tiiviisti integroitu ratkaisu. Tämä ei kuitenkaan ole se tapa, jolla pääset ”alan parhaiden” ratkaisujen pariin teknologiapinoossasi. Muista tämä.
Acubizissa kehitämme ratkaisua, joka auttaa organisaatioita optimoimaan työntekijöiden kuluihin, menoihin ja matkakorvauksiin liittyviä hallinnollisia prosesseja, ajokilometrien seuranta ja työajan kirjaaminen. Toisin sanoen toimimme alalla, jota kutsutaan ”kulujen hallinnaksi” tai ”menojen hallinnaksi”. Jos yritys sitoutuu hankkimaan tämän kategorian ”alan parhaan” ratkaisun ja toteuttaa sen asianmukaisesti, siitä koituu merkittäviä etuja sekä työntekijöille, talousosastolle että johdolle. Toisin sanoen ”alan parhaan” ratkaisun tunnusmerkit täyttyvät.
Kuten jo aiemmin mainitsin, sanomme aina: yhdistä Acubiz organisaatiosi muihin järjestelmiin ja työkaluihin, jotta saat investoinnistasi mahdollisimman suuren hyödyn. Meidän toimialallamme merkityksellisiä integraatioita voivat olla esimerkiksi luottokorttiyhtiöt, pankit, ERP- ja palkanlaskentajärjestelmät, pysäköintipalvelujen tarjoajat ja -sovellukset, polttoaine- ja kaasuyhtiöt, teleoperaattorit, maksualustat jne.
Lue lisää integraatioihin liittyvästä toimintamallistamme täältä www.acubiz.com/integrations
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mihin ERP-järjestelmiin Acubiz integroituu kulujen hallinnan osalta?
Acubiz integroituu suoraan Microsoft Dynamics 365 Business Centralin, e-conomicin, SAP:n, Visman, Unicontan ja useiden muiden Tanskassa ja Skandinaviassa laajalti käytettyjen ERP-järjestelmien kanssa. Integraatio synkronoi tilikartan, kustannuspaikat ja projektit molempiin suuntiin sekä kirjaa hyväksytyt kulut kirjanpitoon valmiina kirjanpitomerkintöinä, jolloin manuaalista uudelleenkirjaamista ei tarvita.
Mitä ”best-of-breed” tarkoittaa kulujenhallintaohjelmistoissa?
”Best-of-breed” tarkoittaa sellaisen erikoistuneen ratkaisun valitsemista, joka suoriutuu erinomaisesti yhdestä tietystä tehtäväalueesta – kuten esimerkiksi Acubiz kulujen hallinnassa – ja sen integroimista olemassa oleviin ERP- ja palkanlaskentajärjestelmiin sen sijaan, että luotettaisiin pelkästään ERP-järjestelmän sisäänrakennettuun kulumoduuliin. Best-of-breed-ratkaisut tarjoavat tyypillisesti kattavampia toimintoja, paremman käyttökokemuksen ja nopeampaa innovaatiota omalla erikoisalallaan.
Miten Acubiz integroituu palkanlaskentajärjestelmiin kulujen korvaamista varten?
Acubiz voi viedä hyväksytyt työntekijöiden korvaukset – kuten ajokorvaukset ja omakustanteiset kulut – suoraan palkanlaskentajärjestelmiin, kuten Dataløn, Bluegarden ja muihin. Tämä poistaa manuaalisen siirtovaiheen ja varmistaa, että työntekijöille maksetaan korvaukset tarkasti ja ajallaan osana säännöllistä palkanlaskentaa.
Mitä seikkoja tulisi ottaa huomioon integroitaessa kulujenhallintaa olemassa olevaan ohjelmistoon?
Tärkeimpiä huomioitavia seikkoja ovat: onko integraatio valmiina vai vaatiiko se räätälöityä kehitystyötä, miten tiedot kartoitetaan järjestelmien välillä (erityisesti tilikartta ja kustannuspaikat), onko yhteys reaaliaikainen vai eräajopohjainen, ja kuka huolehtii integraation ylläpidosta ohjelmistoversioiden vaihtuessa. Acubiz tarjoaa ja ylläpitää omia ERP-integraatioitaan, joten asiakkaat eivät ole riippuvaisia kolmansien osapuolten liitännöistä.
Voivatko työntekijät käyttää omia sovelluksiaan kulujenhallintaratkaisun rinnalla?
Kyllä: Acubiz tukee ”Bring Your Own Apps” (BYOA) -periaatetta. Työntekijät voivat käyttää varauksiin, viestintään tai työajan seurantaan työkaluja, joihin he ovat jo tottuneet, kunhan kulutiedot siirtyvät lopulta Acubiziin hyväksyntää ja ERP-kirjausta varten. Tämä vähentää käyttöönoton vastustusta, sillä työntekijöitä ei pakoteta luopumaan tutuista työnkulkuistaan.