Robottipohjaista prosessiautomaatiota (RPA) voidaan soveltaa erilaisissa taloushallinnon prosesseissa
TL;DRRobottipohjainen prosessiautomaatio (RPA) on siirtymässä rahoitusalan toiminnoissa ”kiva lisä” -tasolta ”välttämättömyydeksi”, ja siinä on selkeitä mahdollisuuksia kirjanpidossa, tuloksenohjauksessa sekä tapahtumien kirjaamisprosesseissa, joihin Acubiz nimenomaan keskittyy. Aloittaminen prosessien osista sen sijaan, että pyrittäisiin heti täydelliseen päästä päähän -automaatioon, on todistetusti toimiva lähestymistapa, joka tuo RPA:n ulottuville ilman suuria alkuinvestointeja.
Viime aikoina olen ollut erittäin kiinnostunut siitä, miten Robottipohjainen prosessiautomaatio (RPA) voidaan soveltaa moniin taloushallinnon prosesseihin. RPA on varsin ajankohtainen aihe taloushallinnon johtajien keskuudessa. Tämä johtuu ilmeisesti sen kyvystä automatisoida tehokkaasti toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, mikä puolestaan mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt tai resurssien vapauttamisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.
Joillekin RPA-projektin aloittaminen saattaa kuitenkin kuulostaa ylivoimaiselta, mutta totuus on, että aloittamiseen tarvittavat resurssit eivät yleensä ole kovin suuria. Uskon, että pian RPA muuttuu rahoitusprosesseissa ”kiva lisä” -asiasta ”välttämättömäksi” kaikentyyppisille organisaatioille. On myös tärkeää olla tietoinen siitä, että vaikka saattaisitkin uskoa (luultavasti ensivaikutelman perusteella), ettei tietty prosessi sovellu RPA:lle, yritä ajatella hieman eri näkökulmasta ja pohtia, mihin osiin kyseistä prosessia RPA:ta voitaisiin soveltaa. Usko minua, mahdollisuuksia löytyy melkein mistä tahansa, ja onkin hyvä idea aloittaa askel askeleelta etenevällä mallilla. Tosiasia on, että jotkut menestyneimmistä RPA-toteutuksista ovat alkaneet prosessien osista. Muista kuitenkin myös, että teknologian nopea kehitys mahdollistaa RPA:n entistä kehittyneemmän käytön – se, mikä tänään saattaa tuntua kaukaiselta, on huomenna jo totta.
Acubiz toimii fintech-alalla. Pyrimme jatkuvasti kehittämään kulujenhallintaratkaisuamme. Siihen sisältyy myös RPA-ominaisuuksia, joiden tavoitteena on optimoida ja yksinkertaistaa tapahtumien kirjaamis- ja hyväksymisprosesseja kautta kirjanpito sekä näihin liiketoimiin liittyvän valvonnan. Kaiken tämän tarkoituksena on hyödyttää sekä toimialueiden johtajia että talousjohdon edustajia.
Näemme mahdollisuuksia erityisesti kirjanpidon ja valvonnan prosesseissa. Ottamalla käyttöön ominaisuuksia, jotka pystyvät automaattisesti erottamaan käyttäjien tavanomaisen käyttäytymisen ”tavanomaisesta” poikkeavasta käyttäytymisestä ilman, että siihen tarvitaan ihmisen suorittamaa valvontatehtävää, voimme auttaa säästämään aikaa. Ja ajansäästö on aina tervetullutta nykypäivän kilpailuympäristössä. Toisinaan mietin, miksi tietyille työntekijöille, esimerkiksi myyntiedustajille ( Sales ), annetaan toisaalta valtuudet allekirjoittaa taloudellisesti merkittäviä sopimuksia, jotka sitovat organisaatiota useiksi vuosiksi (ja joihin liittyy toisinaan huomattavia riskejä). Toisaalta nämä työntekijät ovat kuitenkin velvollisia hakemaan hyväksynnän (ja manuaalisen tarkastuksen) alle 50 euron kuluille. Tietenkin tämä liittyy tiettyihin kulukäytännöt tietyn yrityksen sisällä, ja tätä tulisi kunnioittaa. Mielestäni tällaisten liiketoimien seurantaan liittyvät manuaaliset tehtävät eivät kuitenkaan todellakaan ole järkeviä, ja meidän on löydettävä keinoja näiden prosessien optimoimiseksi ja yksinkertaistamiseksi ottamalla käyttöön RPA.
Kuten aiemmin mainittiin, Acubiz on jo ottanut ensimmäiset askeleet tällä alalla seuraavan kautta: Yrityksen käytäntöjen johtaja. Sen takana on itse asiassa robotti (olemme antaneet sille nimeksi Robert, ja se on meidän ”Acubotimme”), joka pystyy hoitamaan suurimman osan kulujen hallintaan liittyvistä valvontatehtävistä. Ja nämä tehtävät ovat tunnetusti erittäin aikaa vieviä. Tämän ominaisuuden avulla useat asiakkaistamme hyödyntävät nyt RPA:ta hoitaakseen kaksi kolmasosaa kulujen valvontatehtävistään. Sehän on mahtavaa! Jos hallinnoit talousosasto, sinulla on todennäköisesti melko hyvä käsitys siitä, kuinka paljon aikaa käytät tällä hetkellä tämän tyyppisiin tehtäviin. Olen myös varma, että tiedät sisäisen tuntitaksasi sentin tarkkuudella, joten säästöpotentiaalin laskeminen on helppoa, jos investoit robottiin, joka hoitaa suurimman osan valvontatehtävistä.
Tämä on kuitenkin vasta alkua, ja olemme sitoutuneet jatkamaan panostustamme ja investointejamme ratkaisumme RPA-toimintojen jatkokehitykseen – kaikkien Acubiz EMS -käyttäjien hyödyksi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä rahoitusprosessit sopivat erityisen hyvin robottipohjaiseen prosessiautomaatioon?
RPA toimii parhaiten toistuvissa, sääntöihin perustuvissa ja suurivolyymisissä taloushallinnon prosesseissa. Kirjanpitomerkinnät, tapahtumien kirjaaminen, laskujen käsittely ja valvontarutiinit ovat tästä erinomaisia esimerkkejä. Erityisesti kulujen hallinnan alalla Acubiz näkee suuria mahdollisuuksia tapahtumiin liittyvissä kirjanpito- ja valvontaprosesseissa.
Kuinka paljon resursseja RPA-projektin käynnistäminen taloushallinnossa todellisuudessa vaatii?
Vähemmän kuin useimmat odottavat. Yleinen este on se käsitys, että RPA vaatii suuria tiimejä tai mittavia investointeja. Käytännössä on sekä toteuttamiskelpoista että usein menestyksekkäintä lähteä liikkeelle prosessin osasta sen sijaan, että pyrittäisiin heti täyteen automaatioon. Aloittamiseen tarvittavat resurssit ovat yleensä vaatimattomia.
Korvaako RPA taloushallinnon ammattilaiset kulujen hallinnan ja kirjanpidon tehtävissä?
Tarkoituksena ei ole korvata, vaan kohdentaa resursseja uudelleen. Kun RPA hoitaa rutiiniluonteisia ja toistuvia tehtäviä, taloushallinnon ammattilaiset voivat keskittyä analysointiin, poikkeustilanteiden käsittelyyn ja strategiseen työhön. Tavoitteena on tehokkaampi taloushallinto, ei sen supistaminen.
Miten Acubiz integroi RPA:n kulujenhallintaratkaisuunsa?
Acubiz kehittää RPA-toimintoja, joiden tarkoituksena on optimoida ja yksinkertaistaa tapahtumien kirjaamista, hyväksyntää, kirjanpitoa ja valvontaprosesseja. Painopisteenä on kulujen käsittelyprosessin rutiinivaiheiden automatisointi, jotta sekä talousjohdon että toimialajohtajien on helpompi hyötyä nopeammasta ja luotettavammasta käsittelystä.
Kannattaako RPA:han investoida jo nyt vai odottaa, että teknologia kehittyy edelleen?
Suosituksena on aloittaa jo nyt kohdennetuilla ja hallittavissa olevilla käyttöönotoilla. Teknologia on jo riittävän kypsää tuotantokäyttöön rahoitusprosesseissa. Odottaminen tarkoittaa, että jää jälkeen organisaatioista, jotka jo hyödyntävät tuottavuusetuja, ja nopea kehitys tarkoittaa, että nykyiset rajoitukset ratkaistaan pian.