Robotit rahoitusalalla: Tutustu Acubotiin

Viime aikoina olen ollut erittäin kiinnostunut siitä, miten Robottipohjainen prosessiautomaatio (RPA) voidaan soveltaa moniin taloushallinnon prosesseihin. RPA on varsin ajankohtainen aihe taloushallinnon johtajien keskuudessa. Tämä johtuu ilmeisesti sen kyvystä automatisoida tehokkaasti toistuvia ja aikaa vieviä tehtäviä, mikä puolestaan mahdollistaa merkittävät kustannussäästöt tai resurssien vapauttamisen lisäarvoa tuottaviin tehtäviin.

TL;DRRobottipohjainen prosessiautomaatio (RPA) on siirtymässä valinnaisesta investoinnista rahoitusosastojen keskeiseksi vaatimukseksi, ja Acubiz hyödyntää sitä jo kulujen hallinnassa Company Policy Manager -ominaisuuden avulla. Ominaisuus käyttää Acubot-nimistä sääntöihin perustuvaa automaatio-moottoria, joka erottaa normaalin ja poikkeavan tapahtumakäyttäytymisen toisistaan ja merkitsee poikkeukset automaattisesti.

Mistä aloitetaan?

Joillekin RPA-projektin aloittaminen saattaa kuitenkin kuulostaa ylivoimaiselta, mutta totuus on, että aloittamiseen tarvittavat resurssit eivät yleensä ole kovin suuria. Uskon, että pian RPA muuttuu rahoitusprosesseissa ”kiva lisä” -asiasta ”välttämättömäksi” kaikentyyppisille organisaatioille. On myös tärkeää olla tietoinen siitä, että vaikka saattaisitkin uskoa (luultavasti ensivaikutelman perusteella), ettei tietty prosessi sovellu RPA:lle, yritä ajatella hieman eri näkökulmasta ja pohtia, mihin osiin kyseistä prosessia RPA:ta voitaisiin soveltaa. Usko minua, mahdollisuuksia löytyy melkein mistä tahansa, ja onkin hyvä idea aloittaa askel askeleelta etenevällä mallilla. Tosiasia on, että jotkut menestyneimmistä RPA-toteutuksista ovat alkaneet prosessien osista. Muista kuitenkin myös, että teknologian nopea kehitys mahdollistaa RPA:n entistä kehittyneemmän käytön – se, mikä tänään saattaa tuntua kaukaiselta, on huomenna jo totta.

RPA seuraavalla alalla: Kulujen hallinta

Acubiz toimii fintech-alalla. Pyrimme jatkuvasti kehittämään kulujenhallintaratkaisuamme. Siihen sisältyy myös RPA-ominaisuuksia, joiden tavoitteena on optimoida ja yksinkertaistaa tapahtumien kirjaamis- ja hyväksymisprosesseja kautta kirjanpito sekä näihin liiketoimiin liittyvän valvonnan. Kaiken tämän tarkoituksena on hyödyttää sekä toimialueiden johtajia että talousjohdon edustajia.

Näemme mahdollisuuksia erityisesti kirjanpidon ja valvonnan prosesseissa. Ottamalla käyttöön ominaisuuksia, jotka pystyvät automaattisesti erottamaan käyttäjien tavanomaisen käyttäytymisen ”tavanomaisesta” poikkeavasta käyttäytymisestä ilman, että siihen tarvitaan ihmisen suorittamaa valvontatehtävää, voimme auttaa säästämään aikaa. Ja ajansäästö on aina tervetullutta nykypäivän kilpailuympäristössä. Toisinaan mietin, miksi tietyille työntekijöille, esimerkiksi myyntiedustajille ( Sales ), annetaan toisaalta valtuudet allekirjoittaa taloudellisesti merkittäviä sopimuksia, jotka sitovat organisaatiota useiksi vuosiksi (ja joihin liittyy toisinaan huomattavia riskejä). Toisaalta nämä työntekijät ovat kuitenkin velvollisia hakemaan hyväksynnän (ja manuaalisen tarkastuksen) alle 50 euron kuluille. Tietenkin tämä liittyy tiettyihin kulukäytännöt tietyn yrityksen sisällä, ja tätä tulisi kunnioittaa. Mielestäni tällaisten liiketoimien seurantaan liittyvät manuaaliset tehtävät eivät kuitenkaan todellakaan ole järkeviä, ja meidän on löydettävä keinoja näiden prosessien optimoimiseksi ja yksinkertaistamiseksi ottamalla käyttöön RPA.

”Acubot”

Kuten aiemmin mainittiin, Acubiz on jo ottanut ensimmäiset askeleet tällä alalla seuraavan kautta: Yrityksen käytäntöjen johtaja. Sen takana on itse asiassa robotti (olemme antaneet sille nimeksi Robert, ja se on meidän ”Acubotimme”), joka pystyy hoitamaan suurimman osan kulujen hallintaan liittyvistä valvontatehtävistä. Ja nämä tehtävät ovat tunnetusti erittäin aikaa vieviä. Tämän ominaisuuden avulla useat asiakkaistamme hyödyntävät nyt RPA:ta hoitaakseen kaksi kolmasosaa kulujen valvontatehtävistään. Sehän on mahtavaa! Jos hallinnoit talousosasto, sinulla on todennäköisesti melko hyvä käsitys siitä, kuinka paljon aikaa käytät tällä hetkellä tämän tyyppisiin tehtäviin. Olen myös varma, että tiedät sisäisen tuntitaksasi sentin tarkkuudella, joten säästöpotentiaalin laskeminen on helppoa, jos investoit robottiin, joka hoitaa suurimman osan valvontatehtävistä.

Tämä on kuitenkin vasta alkua, ja olemme sitoutuneet jatkamaan panostustamme ja investointejamme ratkaisumme RPA-toimintojen jatkokehitykseen – kaikkien Acubiz EMS -käyttäjien hyödyksi.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä on robottipohjainen prosessiautomaatio (RPA) ja miten sitä sovelletaan rahoitusalalla?

RPA hyödyntää ohjelmistoja toistuvien, sääntöihin perustuvien tehtävien suorittamiseen automaattisesti ilman ihmisen puuttumista asiaan. Rahoitusalalla tämä koskee esimerkiksi tapahtumien täsmäytystä, laskujen kirjaamista, sääntöjen noudattamisen tarkistamista ja raporttien laatimista. RPA ei tarvitse tekoälyä ollakseen hyödyllinen; se toimii parhaiten selkeästi määritellyissä, jäsennellyissä tehtävissä, jotka noudattavat johdonmukaisia sääntöjä ja vievät tällä hetkellä huomattavan paljon työntekijöiden aikaa.

Miten Acubiz hyödyntää RPA:ta kulujenhallinta-alustassaan?

Acubiz hyödyntää RPA:ta Company Policy Manager -ominaisuutensa kautta, jonka taustalla toimii Acubot-niminen automaatioalusta. Robotti seuraa tapahtumien kulkua, erottaa normaalit mallit poikkeuksista ja merkitsee tai ohjaa epätavalliset kulut automaattisesti tarkastettavaksi. Tämän ansiosta taloushallinto voi soveltaa yhdenmukaisia käytäntöjä ilman, että jokaista tapahtumaa tarvitsee tarkistaa manuaalisesti.

Tarvitseeko yritys suuren budjetin käynnistääkseen RPA-hankkeen taloushallinnossa?

Ei välttämättä. RPA-projektin käynnistämiseen tarvittavat resurssit ovat usein odotettua pienemmät, ja menestyneimmät käyttöönotot alkavat tyypillisesti prosessin tietyistä osista sen sijaan, että ryhdyttäisiin koko prosessin kattavaan muutokseen. Aloittamalla selkeästi määritellyllä, suurivolyymisellä tehtävällä, kuten kuittien koodauksella tai sääntöjen noudattamisen tarkistamisella, voidaan osoittaa hyöty nopeasti ennen laajentamista.

Tuleeko RPA:sta rahoitusalalla pakollista sen sijaan, että se olisi vapaaehtoista?

Artikkelissa todetaan, että RPA on siirtymässä useimmille organisaatioille ”kiva lisä” -asemasta ”välttämättömäksi” -asemaan. Teknologian kehittyessä se, mikä tänään tuntuu kunnianhimoiselta, muuttuu perusodotukseksi. Taloushallinnon yksiköt, jotka viivyttelevät RPA:n käyttöönottoa, ovat vaarassa jäädä jälkeen kilpailijoistaan, jotka käsittelevät tapahtumia nopeammin, vähemmillä virheillä ja alhaisemmilla tapahtumakohtaisilla kustannuksilla.