Yrityskortit: Tapahtumasta kirjanpitoon

Acubiz tehostaa kulujen hallintaa digitalisoimalla yrityskorttien käsittelyprosessin tapahtumasta kirjanpitoon. Korjaamalla tietojen ”mustia aukkoja”, kuten kuitit ja yrityskohtaiset tiedot, Acubiz muuttaa kortit tehokkaiksi, teknologiaan perustuviksi työkaluiksi, jotka yksinkertaistavat kirjanpito- ja dokumentointitehtäviä.

TL;DRAcubiz digitalisoi koko prosessin yrityskorttitapahtumasta kirjanpitomerkintään ja poistaa tietojen puutteet, kuten puuttuvat kuitit ja täsmäämättömät tapahtumat, jotka hidastavat taloushallinnon työtä. Tuloksena on automatisoitu arvoketju kortin lukemisesta ERP-kirjaukseen ilman manuaalista uudelleenkirjaamista missään vaiheessa.

Acubizin tavoitteena on helpottaa yritysten ja niiden työntekijöiden hallinnollisia prosesseja. Tämä voidaan toteuttaa monin tavoin, ja Acubizin ydinosaamisalue on Kulujen hallinta.

Kulujen hallinta koskee liiketoimintaan liittyviä kuluja, joita monille työntekijöille syntyy heidän suorittaessaan työtehtäviään. Paradoksaalista ja varsin huvittavaa on kuitenkin se, että aina kun työntekijälle syntyy kulu, siitä seuraa lisää työtä, joka liittyy kulujen kirjaamiseen, perustelemiseen, valvontaan, hyväksymiseen, kirjanpito, jolloin kulu kirjataan ja toisinaan myös maksetaan. Tavoitteenamme on digitalisoida ja automatisoida kulutapahtuman koko prosessi alusta loppuun, siitä hetkestä, kun kulu syntyy, siihen hetkeen, kun se kirjataan kirjanpitoon.

Tässä blogikirjoituksessa keskityn kuluihin, jotka maksetaan yrityskortit ja selitän, miten voit luoda kattavan digitaalisen arvoketjun kulun käsittelyprosessin ympärille – tapahtumasta kirjanpitoon asti.

Mustat aukot

Tämän osion otsikko ja termi ”mustat aukot” yrityskorttitapahtumien yhteydessä on peräisin ystävältämme, Lars Kristoffersen. Lars työskentelee kassapäällikkönä Nordea, ja hän on muun muassa antanut yritysasiakkaille neuvontaa yrityskorttien käytöstä. Äskettäin Lars käytti tätä vertauskuvaa tapaamisessa, jonka pidimme Nordean kassanhallintatiimin kanssa koskien yhteistä tarjoustamme First Card ja Acubiz, ja mielestäni se osuu juuri naulan kantaan.

Kuten alussa kuvailin, työtä syntyy joka kerta, kun työntekijä käyttää yrityskorttia. Työ liittyy kunkin tapahtuman täydentämiseen tarvittavilla tiedoilla, jotta kulu voidaan kirjata kirjanpitoon oikein. Tämä liittyy sekä lakisääteisiin vaatimuksiin että yrityskohtaisiin vaatimuksiin ja sääntöihin. Larsin sanoja lainaten puuttuvia tietoja voidaan siis kuvata ”mustiksi aukoiksi”, ja kunkin tapahtuman tietojen täydentäminen tarkoittaa yksinkertaisesti näiden ”mustien aukkojen” täyttämistä.

Kun kulut maksetaan yrityskortilla, tietyt tiedot ovat jo saatavilla digitaalisessa muodossa. Näitä ovat esimerkiksi tapahtuman päivämäärä ja kellonaika, valuutta sekä kauppiaan tiedot (MCC-koodien kautta). Nämä tiedot ovat tietenkin hyödyllisiä kirjanpitovaiheeseen siirryttäessä, mutta silti tarvitaan vielä lisätietoja.

Minkälaista tietoa voidaan sitten luonnehtia ”mustiksi aukoiksi”? No, jos aloitetaan oikeudellisesta näkökulmasta, tietyn kulun kuitti on tärkeä. Tanskan kirjanpitolain mukaan kulukuitin tai sen kopion (joka voi olla digitaalinen) on oltava säilytettynä viiden vuoden ajan. Muut ”mustat aukot” liittyvät kunkin organisaation rakenteeseen sekä kirjanpitoa ja kuluja koskevaa lisäasiakirjoitusta koskeviin vaatimuksiin. Varsinainen kirjanpitotyö voi vaihdella yksinkertaisen tilikartta olla monimutkaisempia, esimerkiksi kun kyseessä ovat tiettyjä osastoja, hankkeita tai asiakkaita koskevat kohdistusvaatimukset, kun otetaan huomioon taloudellisiin ulottuvuuksiin liittyvä monimutkaisuus ja rakenne. Tämän lisäksi voi esiintyä myös ”mustia aukkoja”, jotka liittyvät kulujen hyväksyminen – yleensä työntekijöiltä yhden tai useamman esimiehen kautta.

Jos palataan kirjanpitoon ja tilinpäätöstoimintaan, kyseessä on tehtävä, joka perinteisesti kuuluu talousosasto. Yrityskorteilla maksettujen kulujen osalta ehdotan kuitenkin, että tämä tehtävä siirretään kortinhaltijalle – ”mustat aukot” tulisi täyttää heti, kun kulu syntyy.

Digitaalinen arvoketju

Miten luodaan digitaalinen arvoketju, joka yhdistää yrityskorttisi ERP- tai taloushallintojärjestelmääsi? Ja miten työntekijäsi voivat hoitaa kulujensa kirjanpidon ja laskennan itse? No, se onnistuu löytämällä työkalu, joka pystyy:

1. Hae yrityskorttien tapahtumatiedot.
2. Varmistetaan, että käyttäjä / kortinhaltija voi yksinkertaisilla toimilla täyttää ”aukot”.
3. Toimita kirjanpitokelpoiset tiedot ERP- tai taloushallintojärjestelmääsi.

On selvää, että juuri tässä vaiheessa ratkaisu, kuten meidän ratkaisumme, astuu kuvaan, ja alla olevassa kuvassa esitetään tämän ketjun kulku.

Kun etsit työkalua, jonka avulla voit luoda tämän ketjun, on monia asioita, joita sinun on syytä selvittää ja ottaa huomioon. Aluksi on kuitenkin tärkeää pohtia seuraavia seikkoja:

• Käytettävyys – työkalun on oltava helppokäyttöinen ja intuitiivinen, muuten myyjät, consultant jne. eivät koskaan suostu hoitamaan kulukirjanpitoa ja kirjanpitoa puolestasi.
• Turvallisuus – muista, että työkalu käsittelee maksukortti- ja tapahtumatietoja. Tämän on tapahduttava turvallisesti.
• Ominaisuudet ja integrointimahdollisuudet – tarkastele muita henkilöstökuluja, kuten ajokilometreistä aiheutuvia kuluja tai yrityskorttia vailla olevien työntekijöiden omia kuluja. Varmista, että ratkaisussa on ominaisuudet ja laajuus, joiden avulla voidaan hoitaa monenlaisia asioita. Integrointimahdollisuudet ovat tietenkin tärkeitä – jos työkalu ei voi yhdistää yrityksesi tiettyihin yrityskortteihin tai taloushallintojärjestelmään, olet taas lähtöruudussa.

Tiedät varmaan, millaisia myyntihenkilöt yleensä ovat, ja saatat kysyä vielä kerran, onko ”todella mahdollista”, että he hoitavat kulujen kirjanpidon oikein? No, vastaus on kyllä, se on täysin mahdollista, kunhan se tehdään oikealla tavalla. Katso, mitä Dansk Brandteknik A/S:n talousjohtaja Per Baltsen sanoo asiasta.

”Teknologiaa täynnä oleva kortti”

Kulujenhallintaratkaisulla on monia puolia, mutta yksi näkökulma, jota käytän usein, on se, että sen avulla voit antaa yrityskorteillesi lisää tehoa – jopa supervoimia! Voit kirjaimellisesti päivittää kortit teknologian avulla. Teknologiaa, joka tekee korteista älykkäämpiä. Teknologiaa, joka helpottaa ”mustien aukkojen” täyttämistä. Teknologiaa, jonka avulla voit luoda ketjun, jonka olen hahmotellut tässä blogikirjoituksessa. Teknologia, joka säästää yrityksellesi paljon aikaa – sekä talousosastoilla että käyttäjien ja kortinhaltijoiden keskuudessa.

Toisin sanoen, kun puhutaan yrityskorteilla maksetuista kuluista, kortit hoitavat suurimman osan kirjanpidosta puolestasi! Kortit auttavat myös myyjiäsi, konsulttejasi ja muita käyttäjiä pitämään kirjaa kuiteistaan ja kuludokumenteistaan.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä ovat ”tietojen mustat aukot” yrityskorttien kulujen hallinnassa?

Tietojen puutteita syntyy, kun pankki kirjaa korttitapahtuman, mutta vastaava kuitti, kustannuspaikka, projektikoodi tai arvonlisäverotiedot puuttuvat. Tämän seurauksena talousosastot joutuvat käyttämään aikaa asiakirjojen perimiseen työntekijöiltä tai kirjaamaan tapahtumia ilman täydellisiä kirjanpitotietoja. Acubiz poistaa nämä puutteet vaatimalla työntekijöitä liittämään kuitit ja kirjanpitotiedot jo ostotilanteessa: ne yhdistetään automaattisesti korttitapahtumaan.

Miten Acubiz käsittelee yrityskorttitapahtumat automaattisesti?

Kun työntekijä käyttää Acubiziin liitettyä yrityskorttia, tapahtuma tuodaan automaattisesti työntekijän Acubiz-sovellukseen. Työntekijä lisää kuvan kuitista ja tarvittavat tiedot ja lähettää tiedot eteenpäin. Koodattu kulu etenee hyväksymisprosessin läpi ja siirtyy suoraan ERP-järjestelmään kirjanpitoon valmiina merkintänä ilman, että talousosaston tarvitsee puuttua asiaan manuaalisesti.

Mitä tarvitaan yrityskortin liittämiseksi kulujenhallintajärjestelmään?

Kortin tarjoajan on support : joko suoraan tai Acubizin kortti-integraatioiden kautta, jotka kattavat suurimmat kortinmyöntäjät, kuten Nordea First Card, Eurocard ja Visa. Kun yhteys on muodostettu, tapahtumat näkyvät Acubizissa automaattisesti, yleensä 24 tunnin kuluessa. Erityistä laitteistoa tai monimutkaista asennusta ei tarvita; asetukset hoidetaan Acubizin käyttöönottoprosessin yhteydessä.

Miten Acubiz integroituu ERP-järjestelmiin yrityskorttien kirjanpidon osalta?

Acubiz lähettää hyväksytyt ja täysin koodatut korttimaksut suoraan ERP-järjestelmääsi – mukaan lukien Microsoft Dynamics 365 Business Central, e-conomic, SAP ja muut – kirjanpitomerkintöinä. Integraatio liittää kunkin kululuokan oikeaan tiliin tilikartassasi, mikä takaa oikean arvonlisäverokäsittelyn ja kustannusten kohdentamisen ilman manuaalista kirjanpitoa.

Pystyykö Acubiz käsittelemään useita korttityyppejä ja ulkomaisia valuuttoja?

Kyllä. Acubiz tukee useita korttityyppejä – luotto-, pankki- ja virtuaalikortteja – eri kortinmyöntäjiltä ja käsittelee monivaluuttaisia tapahtumia automaattisella valuuttakurssimuunnostoiminnolla. Tämän ansiosta se sopii organisaatioille, joiden työntekijät matkustavat ulkomaille tai joilla on kortteja useilta pankeilta.