Precise cost allocations

Hyvä talousjohtaja…

TL;DRAcubiz mahdollistaa talousjohtajille perinteistä kirjanpitoa pidemmälle menemisen kohdistamalla työntekijöiden kulut, kilometrit ja ajankäytön suoraan tietyille asiakkaille, projekteille ja osastoille konfiguroitavien dimensioiden avulla. Tämä toimintolaskentaan (Activity-Based Costing) perustuva lähestymistapa antaa talousjohtajille kattavan, dataan perustuvan kuvan kannattavuudesta asiakastasolla ilman lisätyötä talousosastolle.

Digitalisaatio on todellisuutta – ja jos minulta kysytään, sanon, että on aina terveellistä haastaa tapamme johtaa liiketoimintaa kyseenalaistamalla perinteiset käsityksemme työnkuluista.

Digitaaliset työkalut johtavat uusiin menetelmiin, jotka yksinkertaistavat työelämäämme optimoimalla tehtäviä, kuten työntekijöiden kulujen kirjaamista sekä parantamalla ymmärrystämme työntekijöistä, yrityksestä, asiakkaista ja kumppaneista – erityisesti kannattavuuden osalta.

Meidän tulisi arvioida uudelleen, miten kohdistamme kustannuksia osastojen, projektien ja – mikä tärkeintä – asiakkaiden välillä. Talousosasto vastaanottaa ja jakaa erilaisia kustannuksia, ja uskon, että älykkäämmät työnkulut teknologian avulla voivat tuottaa tarkempia tuloksia.

Olen sanonut tämän aiemminkin. Nykypäivän talousjohtaja on enemmän kuin hallinnollinen rooli, joka hoitaa pääasiassa perinteistä kirjanpitoa ja raportointia. Olet myös ongelmanratkaisija ja neuvonantaja, joka osallistuu strategiaan. Omaksumalla fintech-ratkaisut voit helpommin analysoida asiakkaiden ja toimintojen tuottavuutta, ja kukapa ei haluaisi esittää kattavaa kannattavuuskuvaa asiakastasolla?

Todellinen kokonaiskuva

Toimintolaskenta (Activity-Based Costing, ABC) on vakiintunut menetelmä pääkustannusten kohdistamiseksi tiettyihin toimintoihin, kuten tiettyyn asiakkaaseen.

Jotta voidaan tunnistaa, mitkä asiakkaat ovat kannattavia, on otettava huomioon kaikentyyppiset kustannukset – asiakaspalvelutasosta konsulttitunteihin ja työntekijöiden kuluihin.

Todellinen kuva asiakkaan arvosta edellyttää yksityiskohtaista tietoa jokaisesta kustannuksesta – suurista ja pienistä – mikä voi olla haastavaa, jos talousosaston tiedonkäsittely ei ole yksinkertaista ja läpinäkyvää. Tehokas johtaminen tarkoittaa järjestelmien käyttöönottoa, jotta kustannukset voidaan kirjata ja kohdistaa tarkasti, ja digitaaliset työkalut ovat tässä ratkaisevassa asemassa.

Digitaalinen käsittely ja dimensioiden hallinta

Kun käytössä on digitaalinen järjestelmä, joka käsittelee kustannuskirjauksia kuten työntekijöiden kuluja, kilometrejä ja tiettyyn asiakkaaseen liittyvää ajankäyttöä, on mahdollista siirtää kirjanpitotehtävä loppukäyttäjälle tai hyväksyjälle.

Voit valita dimensiot, mikä tarkoittaa, että kustannus voidaan kohdistaa samanaikaisesti, kun loppukäyttäjä sen kirjaa. Vastuu kustannusten jakamisesta – prosenttiosuuden tai summan mukaan – voidaan myös päättää sinun toimestasi ja siirtää loppukäyttäjälle, hyväksyjälle tai talousosastolle.

Mutta miksi siirtää kohdistamis- ja jakamistehtävä pois talousosastolta?

Tehtävien siirtäminen pois talousosastolta ei tietenkään sovellu kaikkiin kustannuksiin, mutta esimerkiksi matkakulujen kohdalla se voi olla erityisen relevanttia. Tämä usein merkittävä kuluerä saatetaan jättää huomiotta tarkoissa kohdistuksissa, mutta se on ratkaisevan tärkeä asiakaskannattavuuden täydelliselle ymmärtämiselle.

Kustannukset, kuten Storebæltsillan ylittäminen autolla, voidaan kohdistaa työntekijöiden toimesta dimensioiden avulla niitä kirjattaessa, mikä säästää talousosaston aikaa ja resursseja, koska tarvittava tieto on jo työntekijällä saatavilla.

Muista aina, että kustannuksen kohdistaminen on helpompaa sen syntyhetkellä kuin kohdistaminen myöhemmin. Tämä vaatii kuitenkin myös prosessin ja järjestelmän, joka tukee ja hallinnoi sitä tarkasti.

Strateginen yhteistyökumppanisi

Digitaalinen prosessi voi olla uusi strateginen yhteistyökumppanisi taloushallinnossa. Yksinkertaistettujen työnkulkujen ja helposti saatavilla olevan tiedon avulla pystyt paremmin neuvomaan liiketoimintaa asiakkaiden ja toimintojen priorisoinnissa sekä tulevien tavoitteiden asettamisessa.

Dimensioiden hallinta ja kustannusten kirjaaminen ovat keskeisiä tekijöitä sisäisen käyttäjäkäyttäytymisen digitaalisessa raportoinnissa – sekä menneisyydessä että reaaliajassa. Digitaalinen kustannuskirjaus kerää helposti käyttäytymismallitietoa osastoista tai työntekijöistä, mikä yksinkertaistaa työntekijöiden kulujen hallintaa.

Johtamalla digitaalista siirtymää vahvistat yrityksen taloudellisia prosesseja – ja ennen kaikkea strategista perustaasi liiketoiminnan ohjaamiseksi ja neuvomiseksi kannattavuuden ja tulevien tavoitteiden suhteen.

Mikä tässä ei miellyttäisi?

Usein kysytyt kysymykset

Miten voin kohdistaa työntekijöiden kulut automaattisesti tietyille asiakkaille tai projekteille?

Acubizin kaltaisessa digitaalisessa kulunhallintajärjestelmässä määritellään ulottuvuudet, joiden avulla työntekijät voivat merkitä jokaisen kulun asiakkaalle, projektille tai osastolle jo kirjausvaiheessa. Kustannus kohdistetaan samanaikaisesti useisiin ulottuvuuksiin, jolloin taloushallinnon manuaalinen uudelleenkohdistustyö poistuu ja tiedot siirtyvät tarkasti talousjärjestelmään.

Mitä toimintolaskenta (Activity-Based Costing) tarkoittaa ja miksi se on tärkeää talousjohtajalle?

Toimintolaskenta (ABC) on menetelmä, jossa yleiskustannukset ja välilliset kustannukset, mukaan lukien työntekijöiden kulut ja konsulttien työtunnit, kohdistetaan niitä aiheuttaville toiminnoille tai asiakkaille. Talousjohtajalle se tarjoaa kattavan kuvan kannattavuudesta asiakastasolla sen sijaan, että luotettaisiin keskiarvoistettuihin kohdistuksiin, jotka voivat peittää sen, mitkä asiakkuudet ovat todella kannattavia.

Voinko siirtää kustannusten kohdistamistehtävän taloushallinnosta loppukäyttäjälle?

Kyllä. Kun kulujen kirjaaminen on digitaalista, työntekijä tai hyväksyjä hoitaa ulottuvuuksien koodauksen jo tapahtuman yhteydessä. Taloushallinnon ei enää tarvitse kohdistaa kustannuksia jälkikäteen manuaalisesti. Tämä lyhentää käsittelyaikaa ja parantaa tarkkuutta, koska ostoa lähinnä oleva henkilö tekee kohdistuspäätöksen.

Miten digitaalinen kulunhallinta tukee strategisempaa talousjohtajan roolia?

Automaattinen kustannusten kohdistaminen antaa taloushallinnolle reaaliaikaista tietoa asiakaskannattavuudesta, projektikuluista ja osastokustannuksista. Kun tarkka data virtaa ilman manuaalista työtä, talousjohtaja voi siirtyä hallinnollisesta käsittelystä kohti analyysiä, neuvonantoa ja yrityksen laajemman strategian edistämistä.