Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme tarkemmin laskutusprosessin tunnettuja pullonkaulaongelmia ja annamme vinkkejä siitä, miten näihin ongelmiin voi puuttua.
TL;DRViisi pullonkaulaa hidastavat useimpien yritysten laskutusprosesseja: manuaalinen tietojen syöttö, monivaiheiset hyväksymisviiveet, toisistaan erilliset järjestelmät, epäyhtenäiset laskumuodot sekä puutteellinen viestintä toimittajien kanssa. Acubiz ja Compello ratkaisevat yhdessä kaikki nämä viisi ongelmaa yhdistämällä tekoälypohjaisen laskujen lukemisen automatisoituihin hyväksymisprosesseihin ja ERP-integraatioon. Tavoitteena on tilanne, jossa yli 90 % laskuista käsitellään ilman manuaalista puuttumista.
Valitettavasti olemme havainneet, että monilla yrityksillä on ongelmia laskutusprosessissa. Näin tapahtuu erityisesti silloin, kun ne eivät hyödynnä mahdollisuuksia automatisoida manuaalisia prosessejaan.
Tässä ovat viisi yleisintä pullonkaulaa, joihin törmäämme useimmin:
1. Tietojen manuaalinen syöttö
Laskujen manuaalinen syöttö on erittäin aikaa vievä tehtävä, joka paitsi on ajanhukkaa, myös sisältää suuren riskin tietojen syöttövirheille, jotka aiheuttavat aika- ja rahallisia menetyksiä sekä heikentävät tehokkuutta.
2. Laskujen hyväksyminen
Laskujen hyväksyminen pitäisi olla suhteellisen yksinkertainen prosessi, mutta siihen liittyy usein useita vaiheita, jotka voivat aiheuttaa viivästyksiä ja sekaannusta, jos esimerkiksi hyväksyjä ei ole tavoitettavissa tai on lomalla. Tällaiset haasteet vievät yritykseltä liikaa aikaa ja resursseja, mikä voi johtaa siihen, että laskuja jää huomaamatta ja niitä ei makseta ajoissa.
3. Puute Järjestelmäintegraatio
Manuaalinen tai puutteellinen tiedonsiirto järjestelmien välillä, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa, on erittäin tehotonta ja aiheuttaa kaaosta ja sekaannusta. Sen sijaan on paljon helpompaa, jos kaikki tiedot on koottu yhteen paikkaan.
4. Laskun muodon standardoinnin puute
Toinen laskutusprosessin haaste on laskujen muotojen epäyhtenäisyys. Monenlaisten laskutyyppien tulkitseminen ja käsittely vaativat ylimääräistä työtä, mikä heikentää tietojen laatua ja lisää virheellisten tai puuttuvien tietojen riskiä. Tämä merkitsee enemmän päällekkäistä työtä ja tarkistuksia sekä vaikeuttaa automaatiota.
5. Huono viestintä toimittajien kanssa
Laskun muotoon ja vaatimuksiin liittyvät ongelmat eivät ole harvinaisia – etenkin ulkomaisten toimittajien kohdalla, jotka eivät käytä EHF-muotoa. Tästä mahdollisesti aiheutuva sekaannus voi kuitenkin viivästyttää koko prosessia, sillä puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaaminen voi viedä paljon aikaa. Hyvä viestintä ja selkeät vaatimukset toimittajille ovat siksi tärkeitä laskutusprosessin onnistuneen automatisoinnin kannalta.
Laskutusprosessin automatisointi ei ainoastaan paranna tehokkuutta mutta myös minimoi virheet ja vähentää niihin kuluvaa aikaa ja kustannuksia.
Kuvittele laskutusprosessi, jossa yli 90 % laskuista käsitellään automaattisesti kuitti maksuun ilman manuaalista puuttumista.
Acubizin ja Compellon integroinnin avulla saat automatisoitua sekä kulujen hallinta sekä saapuvien laskujen hallinta. Tämä tehostaa kulujen hallinnointia ja tarjoaa paremman hallinnan ja näkemyksen yrityksen talouteen.
Tarkemmin sanottuna sinun on noudatettava viittä vaihetta, jotta laskutusprosessi voidaan automatisoida mahdollisimman pitkälle yrityksessäsi. Voit lukea niistä lisää täällä.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä ovat viisi yleisintä pullonkaulaa laskujen käsittelyssä?
Manuaalinen tietojen syöttö, joka on aikaa vievää ja virhealtista; monivaiheisista prosesseista ja puuttuvista hyväksyjistä johtuvat viivästykset; järjestelmien integroinnin puute, joka edellyttää manuaalista siirtoa työkalujen välillä; epästandardit laskumuodot, jotka vaativat ylimääräistä tulkintatyötä; sekä heikko viestintä toimittajien kanssa, mikä johtaa puutteellisiin tai virheellisiin laskutietoihin, jotka on korjattava ennen kuin käsittelyä voidaan jatkaa.
Miten laskujen hyväksymisestä voi tulla pullonkaula ja mikä on ratkaisu?
Hyväksymisprosessissa syntyy pullonkauloja, kun laskut joutuvat kulkemaan useiden vaiheiden läpi ja yhden poissa olevan tai tavoittamattoman hyväksyjän vuoksi koko jono pysähtyy, mikä johtaa maksuviivästyksiin ja määräaikojen ylityksiin. Ratkaisuna on määrittää automatisoidut reitityssäännöt, jotka ohjaavat laskut suoraan oikealle henkilölle toimittajan, summan tai luokan perusteella. Järjestelmään sisältyy myös mobiilihyväksyntätoiminto, jonka ansiosta hyväksynnät hoituvat silloinkin, kun joku on poissa toimistosta.
Mikä on EHF-laskun muoto ja miksi sillä on merkitystä automaation kannalta?
EHF (Electronic Handels Format) on Norjassa ja Skandinaviassa käytetty standardoitu sähköinen laskumuoto, joka takaa yhdenmukaisen tietorakenteen. Kun kaikki toimittajat käyttävät EHF-muotoa, tekoälyjärjestelmä pystyy lukemaan ja käsittelemään jokaisen laskun yhtä tarkasti. PDF-tiedostoja tai paperilaskut lähettävät toimittajat vaativat lisätyötä tekoälyn tulkinnassa, jonka Compello-järjestelmä hoitaa jopa 99,6 %:n tarkkuudella, mutta EHF on ihanteellinen muoto saumattomaan automaatioon.
Minkälaista automatisointitasoa laskujen käsittelyssä voidaan saavuttaa oikeanlaisen teknologian avulla?
Acubizin ja Compellon integroinnin tavoitteena on, että yli 90 % laskuista käsitellään automaattisesti vastaanottamisesta maksuun saakka ilman manuaalista puuttumista. Tämä edellyttää siistejä toimittajatietoja, määritettyjä hyväksymissääntöjä sekä integrointia ERP-järjestelmään, mutta kun järjestelmä on otettu käyttöön, talousosaston rooli siirtyy laskujen käsittelystä poikkeustapausten hallintaan.