Termi ”gig-talous” on yhä useammin esillä ja sen tunnettuus kasvaa. Se viittaa talouteen, jossa työntekijä toimii itsenäisesti ja myy työpanostaan tehtäväkohtaisesti tai tilapäisesti. ”Gig” on pohjimmiltaan slangisana, joka tarkoittaa ”tietyn ajanjakson kestävää työtä”, ja termi on peräisin musiikkialalta. Kyseessä ei ole täysin uusi ja tuntematon ilmiö, sillä gig-työntekijät ovat pohjimmiltaan niitä, joita tunnemme freelancereina, projektityöntekijöinä, itsenäisinä urakoitsijoina ja tilapäistyöntekijöinä. Tämä työmuoto eroaa selvästi pitkäaikaisista työsopimuksista, ja olen varma, että se tulee yleistymään entisestään. Itse asiassa minullakin on juuri tällä hetkellä kaksi työntekijää, jotka tekevät töitä yritykselleni tilapäisesti. Yritysjohtajina meidän on varauduttava tämän työmuodon yleistymiseen. Mutta millainen vaikutus sillä on prosesseihimme, työkaluihimme ja järjestelmiimme?
TL;DRFreelancereiden, alihankkijoiden ja tilapäistyöntekijöiden määrän kasvu muuttaa tapaa, jolla yritysten on hallinnoitava kulujaan ja taloudellisia työnkulkujaan. Acubiz tarkastelee, kuinka gig-talouden työvoima – jonka osuus Yhdysvaltain työvoimasta voi olla 43 % vuoteen 2020 mennessä tämän artikkelin mainitseman tutkimuksen mukaan – edellyttää joustavia digitaalisia kulujenhallintatyökaluja, jotka sopivat työntekijöille, joilla ei ole vakituista työsopimusta.
Tämä työ- ja talousmuoto on saamassa yhä merkittävämmän aseman. Jos katsomme Atlantin valtameren toiselle puolelle, Tutkimusten mukaan vuoteen 2020 mennessä 43 % amerikkalaisesta työvoimasta koostuu keikkatyöntekijöistä. Minusta näyttää siltä, että Yhdysvaltojen talous, työmarkkinoiden yleinen rakenne ja kulttuuri siellä suosivat tällaista työtä enemmän kuin eurooppalaiset olosuhteet. Itse termi onkin peräisin Yhdysvalloista. Kuitenkin, Muiden tutkimusten mukaan sekä Yhdysvalloissa että Länsi-Euroopassa noin 150 miljoonaa ihmistä on jättänyt pitkäaikaisilla työsopimuksilla tehdyt työpaikat ryhtyäkseen itsenäiseksi freelanceriksi.. Suuri osa näistä työntekijöistä toimii uusien digitaalisten alustojen kautta, joilla työvoimaa voidaan tarjota. Me kaikki tunnemme Uberin, mutta tämä suuntaus leviää myös muihin toimialoihin. Yksi tuoreimmista tanskalaisista tulokkaista on tämä, ja toisena esimerkkinä mainittakoon myös LegalHero, joka on ollut alalla jo muutaman vuoden.
Kuten jo mainitsin, uskon, että työmarkkinat muuttuvat tulevaisuudessa. ”Gig-talous” asettaa koko työmarkkinan ja kaikki sen toimijat ja sidosryhmät – työnantajista pankkeihin ja asuntolainanantajiin, ammattiliittoihin, työttömyyskassaan, eläke- ja vakuutusyhtiöihin sekä julkishallintoon – aivan uuteen todellisuuteen. Suurempi itsenäisten työntekijöiden joukko asettaa tulevaisuudessa aivan erilaisia vaatimuksia. Miten varmistamme, että tämän tyyppisille työntekijöille taataan kohtuulliset oikeudet? Entä sosiaaliturva? Miten pankit hoitavat luottoluokitukset ja luotonannon ihmisille, joiden kotitalouden tulot eivät ole sidoksissa säännöllisiin työpaikkoihin? Vastaamattomia kysymyksiä on paljon ja huomioon otettavia seikkoja runsaasti, mutta tässä vaiheessa keskityn muutamiin ajatuksiin työnantajista, työntekijöistä sekä joistakin keskeisistä prosesseista ja työkaluista, joihin muutokset vaikuttavat.
Tässä yhteydessä pidän aiheellisena ottaa käyttöön uuden termin. Kutsun sitä nimellä ”Gig Tools”, ja se viittaa siihen, että sekä työnantajien että työntekijöiden on huolehdittava siitä, että prosessit, työkalut ja sovellukset ovat entistä paremmin valmiina tilapäiseen ja freelancer-pohjaiseen työhön.
Työnantajille tilapäisen työvoiman palkkaamisesta koituu joitakin ilmeisiä etuja. Ne liittyvät pääasiassa sitoumusten vähäisyyteen sekä parempiin mahdollisuuksiin laajentaa tai supistaa toimintaa markkinatilanteen mukaan. Toisaalta on syytä olla tietoinen siitä, onko olemassa muita alueita, joilla tilapäisen työvoiman käyttö saattaa lopulta lisätä hallinnollista taakkaa. Sinun on arvioitava erilaisia prosessejasi ja työnkulkujasi ja selvitettävä, mihin kohtiin freelancerit voidaan roolistaan riippuen integroida helposti. Et halua, että suuri joukko tilapäistyöntekijöitä toimii keskeisten liiketoimintaprosessien ulkopuolella vain siksi, että näiden henkilöiden liittäminen yrityksesi järjestelmiin on hankalaa. Tällainen prosessi voi liittyä esimerkiksi työntekijöiden kulukorvauksiin, kuten matkakulut, ajokorvaukset, ateriat ja edustuskulut. Tietenkin voit halutessasi sopia näistä asioista sopimuksellisesti, mutta joillekin tilapäistyöntekijöille nämä kustannukset syntyvät joka tapauksessa. Näissä tapauksissa sinun on varmistettava, että prosessisi ja sovelluksesi ovat ”gig-valmiita”. Tämä ottaa huomioon uudet vaatimukset, jotka koskevat järjestelmien joustavuutta, toimittajasopimusten joustavuutta ja lopulta järjestelmiesi käyttäjäystävällisyyttä. Loppujen lopuksi et halua käyttää liikaa resursseja gig-työntekijöiden perehdyttämiseen työkaluihisi.
Työntekijöiden osalta tullaan myös näkemään yhä enemmän erityisiä ”Gig-työkaluja”. Toisin sanoen sovelluksia, jotka on suunniteltu auttamaan yksityishenkilöitä pienimuotoisen freelance-liiketoimintansa hoitamisessa. Markkinoilla on jo paljon työkaluja, jotka auttavat viestinnässä, tuottavuudessa jne. Kaikessa vaatimattomuudessani minun on myös mainittava, että Acubizilla on ”Gig-työkalu” valmiina. Puhumme nimittäin meidän 100-prosenttisesti mobiilisovellukseen perustuva yhden käyttäjän ratkaisu, Acubiz Professional. Se on yksinkertainen ja intuitiivinen työkalu, joka auttaa käyttäjää kulujen ja ajokilometrien seuranta. Työkalu on suunniteltu itsenäisille urakoitsijoille, itsenäisille ammatinharjoittajille ja freelancereille, toisin sanoen pätkätyöntekijöille. Käyttäjä voi luoda kuluja ja ajokilometrejä esittäviä raportteja, jotka voidaan jakaa tilapäiselle työnantajalle, kirjanpitäjälle, tilintarkastajalle tai kenelle tahansa, jolle ne ovat merkityksellisiä. Käyttäjä voi luoda kuluja ja ajokilometrejä esittäviä raportteja, jotka voidaan jakaa tilapäiselle työnantajalle, kirjanpitäjälle, tilintarkastajalle tai kenelle tahansa, jolle ne ovat merkityksellisiä.
Kuten aiemmin mainittiin, sinun on varauduttava siihen, että keikkapohjainen työ yleistyy entisestään. Olitpa sitten työnantaja tai työntekijä, joka on innostunut tästä toimintamallista, sinun on valmistauduttava siihen. Prosesseja ja työkaluja ei voi jättää huomiotta.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten hoidan freelancereiden ja tilapäisten työntekijöiden kulukorvaukset?
Digitaaliset kulujenhallinta-alustat mahdollistavat väliaikaisten työntekijöiden pääsyn järjestelmään ilman, että heitä tarvitsee ottaa virallisesti palvelukseen. Freelancerit voivat ilmoittaa kulunsa mobiilisovelluksen kautta, liittää kuitit ja ohjata korvaushakemukset saman hyväksymisprosessin kautta kuin vakituiset työntekijät. Näin prosessi pysyy yhdenmukaisena työsuhteen tyypistä riippumatta ja varmistetaan asianmukainen kirjanpitoon tarvittava dokumentointi.
Kuinka suuri osuus työvoimasta arvioidaan olevan keikkatyöntekijöitä?
Artikkelissa mainitun tutkimuksen mukaan arvioidaan, että vuoteen 2020 mennessä 43 % amerikkalaisesta työvoimasta koostuu keikkatyöntekijöistä. Yhdysvalloissa ja Länsi-Euroopassa yhteensä noin 150 miljoonaa ihmistä on luopunut pitkäaikaisista työsopimuksista ryhtyäkseen itsenäisiksi freelancereiksi, mikä on merkittävä muutos, joka vaikuttaa siihen, miten yritykset järjestävät tiiminsä ja työkalunsa.
Miten gig-talouden työvoima vaikuttaa yrityksen taloushallinnon prosesseihin?
Gig-työntekijöillä ei yleensä ole yrityskortteja tai vakiintuneita kulujen korvausmenettelyjä, mikä aiheuttaa aukkoja kulujen seurannassa. Talousosastojen on käytettävissään oltava järjestelmiä, jotka pystyvät käsittelemään vaihtelevia henkilöstömääriä, tukemaan useita maksutapoja ja ylläpitämään vaatimustenmukaisuusasiakirjoja työntekijöistä, joita saatetaan palkata vain muutamaksi päiväksi tai viikoksi kerrallaan.
Pitäisikö minun antaa freelancereille pääsy samoihin kulujenhallintatyökaluihin kuin vakituille työntekijöille?
Nykyisen digitaalisen kulujärjestelmän laajentaminen freelancereihin on huomattavasti tehokkaampaa kuin heidän kulujensa hallinnointi erillisten sähköpostiketjujen tai taulukoiden avulla. Näin varmistetaan, että kaikki kulut kirjataan oikein, sovelletaan samoja käytäntöjä työsuhteen luonteesta riippumatta ja pidetään kirjanpito koottuna yhteen paikkaan.