Minkälainen tieteenala on ”kulujen hallinta”Mitä se oikeastaan tarkoittaa? No, lyhyesti sanottuna termi viittaa työntekijöiden aloitteesta syntyvien liiketoimintakulujen käsittelyyn ja hallintaan.”
TL;DRKulujen hallinta kattaa koko prosessin, joka liittyy työntekijöiden aiheuttamien liiketoimintakulujen käsittelyyn ja valvontaan – kenttätyötä tekevän myyjän matkakuluista toimistossa työskentelevän markkinoijan ohjelmistotilauksiin. Acubiz selittää, että tehokkuuden lisäksi yritysten on hallinnoitava kuluja asianmukaisesti kirjanpitodokumentointivaatimusten noudattamiseksi, ja että selkeästi määritelty prosessi on perusta molempien tavoitteiden saavuttamiselle.
Kaikentyyppisillä yrityksillä on tällaisia kustannuksia, vaikkakin niiden määrä ja luonne vaihtelevat luonnollisesti. Toisin sanoen kaikilla yrityksillä on vaihtelevassa määrin tarve hallinnoida työntekijöiden kuluja.
Lisäksi on olemassa muutamia kirjanpitoon ja tilinpäätökseen liittyviä oikeudellisia perusperiaatteita, joita yrityksen on noudatettava, jos kustannukset kirjataan kirjanpidossa veloituspuolelle. Tarkoitan tietenkin kuittien dokumentointivaatimuksia, jotka on säilytettävä tilintarkastajia varten.
Lue eteenpäin ja hanki yleiskuva sekä muutama vinkki siitä, miten saat kulujen hallinnan kunnolla käsiisi.
Joillakin työntekijöillä on vuoden aikana hyvin vähän työtehtäviin liittyviä kuluja. Toisilla taas on päinvastoin lukuisia kuluja viikoittain.
Tyypillisesti työntekijöille, jotka matkustavat paljon tai käyvät säännöllisesti asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden luona, viikoittaiset kuljetus- ja ruokakulut ovat usein välttämättömiä työn suorittamisen kannalta. Siksi klassinen suuri kuluerä on usein matkakulut.
Usein huomaamme kuitenkin myös, että erityisesti toimistossa työskentelevillä työntekijöillä on yhä enemmän kuluja, joiden käsittelystä olisi hyötyä selkeästi määritellyn prosessin kautta. Tämä voisi koskea esimerkiksi markkinointiosaston työntekijöitä, jotka käyttävät luottokorttijotta voi ostaa ohjelmistoja, mainoksia ja sisältöelementtejä (kuten grafiikkaa ja valokuvapankkikuvia) tilauspohjaisesti.
Edellä on vain muutamia esimerkkejä, sillä periaatteessa kulujen hallinta Kurinalaisuus tarkoittaa sitä, että seurataan ja saadaan käsitys KAIKISTA kuluista, joita työntekijät aiheuttavat päivittäisessä työssään.
Prosessit ja työnkulut ovat kaksi aihetta, joita korostamme jatkuvasti Acubizissa. Ne muodostavat sen ratkaisevan perustan, jota tarvitaan, jotta pääset siihen pisteeseen, jossa hallitset kulujen hallinnan todella taitavasti.
Prosessi kattaa kaikki tehtävät kulujen kirjaamisesta niiden hyväksymiseen, seurantaan ja kirjanpitoon. Myös kulujen hallintaa koskevat toimintaperiaatteet ja säännöt – riippumatta siitä, onko organisaatiossanne niitä määritelty vai ei – ovat osa prosessia.
Jos tavoitteenasi on saavuttaa musta vyö kyseisessä lajissa, sinun on aloitettava prosessista. Kartoita, miten työskentelet tällä hetkellä, ja laadi suunnitelma siitä, miten haluat työskennellä tulevaisuudessa. Yleensä on hyvä idea hankkia asiantuntevaa apua tässä vaiheessa.
Jokaisella organisaatiolla on jonkinlainen menettely työntekijöiden esittämien kulujen hallinnoimiseksi. Kyse on vain siitä, onko menettely määritelty selkeästi ja toteutettu asianmukaisesti. Kyse on myös siitä, onko menettely analoginen ja manuaalinen vai digitaalinen ja automatisoitu.
Samalla on myös merkittävää, millaisia työkaluja käytössäsi on prosessin support . Vieläkin on monia yrityksiä, jotka hoitavat kuluihin liittyvät tehtävät manuaalisesti tai puolidigitaalisesti. Haluan tehdä tämän selväksi: on olemassa useita tähän liittyviä haasteita.
Työntekijöiden kulujen käsittelyprosessin ja siihen liittyvien tehtävien digitalisointi on itsestään selvä ratkaisu. Prosessi sopii erinomaisesti digitalisointiin. Merkittävin etu on valtava ajansäästö, josta on hyötyä sekä työntekijöille/käyttäjille että esimiehille/hyväksyjille, talousosasto ja liiketoimintaa yleisesti. Tämä luo vankan perustan tuottavuuden parantamiselle.
Digitaalinen matkakulujen hallintaratkaisu tarjoaa myös paremman hallinnan ja näkymän organisaationne kulutustottumuksiin. Samalla varmistatte paremman sääntöjen noudattamisen suhteen yrityksen toimintaperiaatteet sekä kuluihin liittyvät säännöt.
Toisaalta yrityksesi on ehkä jo digitalisoinut prosessin – joko kokonaan tai osittain. Tämä ei kuitenkaan välttämättä tarkoita, että organisaatiosi hallitsisi kulujen hallinnan täydellisesti.
Markkinoilla on monia työkaluja, jotka tarjoavat vain rajallisia toimintoja eivätkä perustu vankkaan prosessien ymmärtämiseen. Tällaisia voivat olla esimerkiksi luottokorttiyhtiöiden tarjoamat työkalut tai yrityksen toiminnanhallintajärjestelmän – tai palkanlaskentajärjestelmän – mukana toimitettavat työkalut.
Varmista, että olet perehtynyt markkinoihin perusteellisesti ennen kuin valitset työkalun.
Toki, yritykselläsi on jo jonkinlainen kulujen hallintaan liittyvä prosessi. Sitten ajattelet: ”Se toimii nykyiselläänkin…” tai ”Ei siitä varmaankaan ole paljon hyötyä, vaikka tekisimmekin asialle jotain…”. Anteeksi, mutta minun on keskeytettävä sinut tässä. Tosiasia on, että voit saada merkittäviä etuja, jos johdat organisaatiosi alan parhaaksi tässä asiassa.
Yksi asia on se, että sekä käyttäjät että talousosasto säästävät aikaa. Toinen asia on se, että saat käyttöösi tietoja, joiden avulla saat paljon paremman käsityksen organisaation kulutuskäyttäytymisestä. Lisäksi voit tehokkaiden valvontamekanismien avulla vaikuttaa työntekijöiden kulutustottumuksiin ja muuttaa niitä.
Monet hallitsevien kululuokkien toimittajat soveltavat usein dynaamisia hinnoittelukäytäntöjä voittojen maksimoimiseksi. Otetaan esimerkiksi bensiini. Oletetaan, että muutama päivä sitten tankkasin autoni dieselillä moottoritien varrella sijaitsevalla huoltoasemalla hintaan 8,72 DKK litralta. Pian sen jälkeen ohitin moottoritien varrella sijaitsevan huoltoaseman, jossa hinta oli 10,89 DKK litralta. Se on lähes 25 prosentin ero!
Hotellihinnat ovat toinen esimerkki, jossa hintavaihtelut ovat suuria. On selvää, että monet organisaatiot solmivat näiden alojen toimittajien kanssa yrityssopimuksia, mutta se ei tarkoita, että hinnat olisivat alhaisimmat verrattuna markkinoilla vallitseviin päivittäisiin hintoihin.
Me Acubizissa kannatamme seuraavaa periaatetta: ”Käytä yrityksen varoja aivan kuin ne olisivat omia varojasi”. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden on tunnettava eri sopimukset voidakseen toimia eri tavoin, ja on tietysti johdon päätettävissä, sallitaanko tämä.
Entä jos voisit saada niin syvällisen käsityksen yrityksesi kululuokista, että voisit helposti verrata niitä markkinoiden todellisiin hintatasoihin? Entä jos voisit ohjata käyttäjiäsi tämän tiedon perusteella? Tai ehkä vielä parempaa: entä jos voisit tuoda tämän tiedon esille, kun sinä tai hankintapäällikkönne seuraavan kerran neuvottelette polttoaine-, hotelli- tai muista toimittajasopimuksista?
Miksi siis kannattaisi panostaa työntekijöiden kulujen käsittelyprosessin tehostamiseen? No, kyse on pelkästään terveestä järjestä!
Acubiz voi olla tässä avuksi! Ota meihin yhteyttä, niin kerromme lisää siitä, miten Acubizin ratkaisun avulla saat kattavan kokonaiskuvan tilanteestasi.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä kulujen hallinta tarkalleen ottaen kattaa liiketoimintaympäristössä?
Kulujen hallinta kattaa koko prosessin, joka käsittää työntekijöiden aiheuttamien liiketoimintakulujen seurannan, dokumentoinnin, hyväksymisen ja kirjanpitokäsittelyn. Tähän sisältyvät matka- ja majoituskulut, ateriat, ajokilometrikorvaukset, yrityskortilla tehdyt ostot, ohjelmistotilaukset sekä kaikki muut kulut, joita työntekijälle aiheutuu työnteon yhteydessä. Periaate koskee kaikkia yrityksiä niiden koosta riippumatta, ja kulujen määrä vaihtelee toimialan ja työntekijän tehtävän mukaan.
Mitkä työntekijät aiheuttavat yleensä eniten kuluja?
Työntekijät, jotka matkustavat usein tai käyvät säännöllisesti asiakaskäynneillä, aiheuttavat yleensä eniten kuluja: kuljetus-, majoitus- ja ruokailukulut kertyvät lähes viikoittain. Myös toimistossa työskentelevät työntekijät, esimerkiksi markkinointitehtävissä, aiheuttavat kuitenkin huomattavia kulumääriä toistuvien tilausten, digitaalisen mainonnan ja yrityskorteilla tehtyjen sisältöostosten kautta.
Mitkä ovat työntekijöiden kulujen hallinnointia koskevat lakisääteiset vaatimukset Tanskassa?
Yritysten on säilytettävä kaikki liiketoimintaan liittyvät kulutodistukset, jotta ne voidaan kirjata kirjanpitoon vähennyksinä. Tämä tarkoittaa, että kuitit on kerättävä ja säilytettävä viiden vuoden ajan kyseisen tilikauden päättymisestä. Uusi tanskalainen kirjanpitolaki, joka tulee voimaan vuonna 2024, edellyttää, että nämä asiakirjat säilytetään digitaalisessa muodossa fyysisen sijaan.
Mikä on hyvän kulujenhallintaprosessin tärkein osa?
Selkeästi määritelty ja johdonmukaisesti noudatettu työnkulku. Tämä tarkoittaa, että työntekijät tietävät tarkalleen, miten kulut kirjataan ja lähetetään hyväksyttäväksi, hyväksyjillä on selkeät kriteerit hyväksymispäätöksille ja talousosasto saa asianmukaisesti dokumentoidut hakemukset, jotka eivät vaadi lisäselvityksiä. Ilman määriteltyä prosessia jokainen vaihe aiheuttaa viivästyksiä, virheitä ja sääntöjen noudattamiseen liittyviä riskejä.