Useimmat yritykset ovat – kokonaan tai osittain – digitalisoineet ja automatisoineet prosessin, joka liittyy työntekijöiden työssään syntyviin kuluihin. Kyse on kuluista, jotka ovat välttämättömiä erilaisten työtehtävien suorittamiseksi.
TL;DRTyöntekijöiden kulujen manuaalinen hallinta ei ole enää järkevää: virheet, viivästykset ja reaaliaikaisen näkyvyyden puute aiheuttavat mitattavissa olevia taloudellisia kustannuksia. Acubiz tarjoaa yhtenäisen alustan kaikille kulutyypeille – ajokilometreistä ja matkakuluista tilauksiin ja edustuskuluihin – ja sisältää täyden automaation, mobiilirekisteröinnin sekä suoran ERP-integraation yrityksille, jotka tarvitsevat tarkkoja tietoja jatkuvasti.
Niiden osuus toimintakustannuksista on melko suuri, ja ne voivat olla mitä tahansa pienistä hankinnoista, ohjelmistojen tilausmaksuista ja konsultointipalveluista edustuskuluihin, matkakulut jne.
Vaikka monet yritykset ovat jo ottaneet käyttöön Acubizin ja vastaavia digitaalisia ratkaisuja tämän osa-alueen optimoimiseksi, on edelleen yrityksiä, jotka ovat jääneet jälkeen ja toimivat manuaalisesti. Tämä ei enää toimi vuonna 2025. Lisäksi on totta, että monet yritykset, jotka ovat jo digitalisoineet tämän osa-alueen, toimivat todellisuudessa vain osittain digitaalisesti ja automatisoidusti. Myöskään tämä ei enää toimi vuonna 2025.
Annamme muutamia vinkkejä siitä, miten se tehdään oikein ja mitkä ovat sen edut.
Työntekijöiden aiheuttamia kuluja syntyy jatkuvasti, ja ne koskevat monenlaisia hankintoja. Lisäksi niiden maksaminen ja selvittäminen vaihtelee suuresti.
Jotkut ostot tehdään perinteinen lasku, muissa hankinnoissa työntekijät maksavat kulut omasta taskustaan, ja osa hankinnoista maksetaan yrityskorteilla.
Käytettävä menetelmä riippuu tietysti toimittajan tai kauppiaan tarjoamista vaihtoehdoista, ja myös yrityksen säännöt ja käytännöt vaikuttavat asiaan. Tarjoaako yritys esimerkiksi työntekijöilleen yrityskortteja vai ei?
Jotta tästä alueesta saataisiin 360 asteen kattava digitaalisuus, yritysten on tiedostettava, että kaikkia mahdollisia ostos-, maksu- ja transaktiokanavia voidaan hallinnoida digitaalinen työnkulku, joka kattaa kaiken ostosta kirjanpitoon ja tilinpäätökseen.
Muista myös, että vaikka kaikilla työntekijöillä saattaisi olla yrityskortti, voi tulla tilanteita, joissa tätä maksuvälinettä ei voi käyttää. Tällaisissa tapauksissa on tärkeää, että pystytään käyttämään vaihtoehtoista maksutapaa – muuten prosessi jää lopulta vain osittain digitaaliseksi.
Excel-taulukon täyttäminen älypuhelimella on vaivalloista. Siinä se!
Perinteinen liikematkustaja on verkossa ja tarvitsee pääsyn älykkäisiin mobiilialustoihin, joilla hallinnolliset tehtävät voidaan hoitaa.
Excel-taulukot eivät täytä vaatimusta, jonka mukaan niiden pitäisi toimia tehokkaasti ajasta ja paikasta riippumatta. Lyhyesti sanottuna mobiilialustojen ominaisuuksiin kohdistuu yhä enemmän vaatimuksia.
Muuten, nykyään liikkuvia ja useista paikoista työskenteleviä eivät ole enää pelkästään liikematkustajat. Viime vuosien maailmanlaajuisen pandemian seurauksena myös muut työntekijäryhmät työskentelevät yhä useammin kotona ja ovat siten fyysisesti erillään perinteisestä työpaikastaan.
Siksi se ei enää toimi, jos työntekijät ovat tottuneet jättämään kuitit kirjanpitäjän pöydälle. Kustannukset, menot ja matkakulut on siksi voitava hoitaa mistä tahansa – digitaalisesti ja automaattisesti.
On myös vaivalloista lähettää edestakaisin sähköposteja, joissa on laskuja, jotka on hyväksyttävä ja maksettava. Hyvä on, nämä asiakirjat eivät ole paperimuodossa, mutta se ei sinänsä tee prosessista digitaalista, automatisoitua tai joustavaa.
Lyhyesti sanottuna manuaalinen prosessi etenee suunnilleen seuraavasti:
1. Työntekijä on vastuussa kuittien ja kulutositteiden kirjaamisesta, säilyttämisestä ja toimittamisesta hyväksyjille sekä talousosasto.
2. Hyväksyjät tarkastavat kulut ja välittävät ne talousosastolle, joka lopulta tarkistaa ja vahvistaa kulut sekä käynnistää prosessin, jossa kulutiedot syötetään kirjanpitoon, jotta kirjanpito voidaan hoitaa taloushallinnon järjestelmässä.
3. Tämän jälkeen laskut ja kuitit säilytetään kirjanpitotarkoituksia varten.
Toisaalta meillä on automatisoitu prosessi:
1. Työntekijä käyttää mobiilisovellusta kulujen kirjaamiseen
2. Sen jälkeen työntekijä kirjaa kulut digitaalisesti ja lähettää ne digitaaliseen käsittelyketjuun, joka välitetään myös hyväksyjälle ja talousosastolle.
3. Esimies hyväksyy kulun älypuhelimella, ja talousosasto saa kirjanpitoon valmiit kulutiedot.
Automatisoitu prosessi tarjoaa myös mahdollisuuden määrittää erilaisia kuluja koskevia automaattisia tarkistuksia ja validointeja.
Automaatio tuo mukanaan huomattavasti alhaisemmat virheprosentit ja huomattavasti nopeammat käsittelyajat. Monissa tapauksissa yritykset voivat säästää jopa 80 prosenttia hallinnollisesta ajasta.
Manuaalinen tietojen syöttö lisää virheiden riskiä. Tilanne monimutkaistuu entisestään, kun asiaan osallistuu useita henkilöitä.
Kun työntekijä tekee ostoksen, hän saa kuitin. Tämän jälkeen työntekijän on kirjattava (näppäilemällä) kuitin tiedot esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmaan, joka saatetaan sitten joutua tulostamaan, jotta kuitti voidaan liittää mukaan. Jos talousosasto havaitsee virheen, sen on käytettävä aikaa asian selvittämiseen ja virheen korjaamiseen, mutta on myös olemassa riski, että virhettä ei yksinkertaisesti huomata.
Otetaan esimerkiksi yrityskortilla tehty ostos:
Automatisoidussa prosessissa kortin tapahtumatiedot haetaan automaattisesti, järjestellään ja täsmäytetään kuittikuvien kanssa. Tämän jälkeen ne luokitellaan (esimerkiksi ateriat ja juomat, taksi, juna, pysäköinti jne.). Kulujen hallinta seuraavien kriteerien mukaisesti yrityksen toimintaperiaatteet ja lainsäädäntö (kuten verosäännöt) on integroitu automatisoituun ratkaisuun, jolloin tarkkuus ja läpinäkyvyys varmistetaan.
Tärkeintä on, että jokaisen yksittäisen tapahtuman tiedot kerätään heti, kun tapahtuma tapahtuu, ja saat näin tarkempia tietoja kirjanpitoasi varten.
Suuri osa yrityksen kustannuksista on edellä kuvattua tyyppiä, ja noin kymmenen prosenttia yrityksen toimintakustannuksista liittyy matka- ja edustuskuluihin – siksi on järkevää hallita näihin kustannuksiin liittyvää prosessia.
Mutta manuaalinen prosessi, jossa työntekijät keräävät kuitteja ajan mittaan ja toimittavat ne hyväksyttäväksi ja kirjanpitoon erissä joko paperimuodossa tai sähköpostitse, voi nopeasti tuottaa ikäviä yllätyksiä. Se on hidasta ja viivästyttää kirjanpitoa, mikä johtaa epätarkkaan yleiskuvaan kustannuksista.
Automatisoidun kulujen hallinta, yritykset voivat toimia päivitettyjen tietojen pohjalta ja saavat aivan uudenlaisen perustan liiketoimintansa harjoittamiselle.
Klo Acubiz, voimme auttaa teitä yrityksenne kulujenhallinnan digitalisoinnissa sekä sen integroinnissa yrityskortti- ja taloushallintojärjestelmäänne. Lue lisää siitä, mitä ohjelmistojen integrointis ovat täällä, tai lue lisää aiheesta Acubiz-integraatiovaihtoehdot.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mikä on ero yleiskulujen ja matkakulujen välillä kulujen hallinnassa?
Yleiskulut kattavat kaikki työntekijöiden tekemät liiketoimintaan liittyvät hankinnat: ohjelmistotilaukset, toimistotarvikkeet, ateriat, edustuskulut ja vastaavat kustannukset. Matkakulut ovat näiden alaryhmä, joka kattaa nimenomaan työmatkoista aiheutuvat kustannukset: lennot, hotellit, maaliikenne ja kilometrikorvaukset. Acubiz hallinnoi molempia kategorioita yhdellä alustalla, ja se tarjoaa matkoja varten erityisesti suunnitellut työnkulut, mukaan lukien kilometrien laskennan ja päivärahojen käsittelyn.
Miksi manuaaliset kulujen käsittelyprosessit aiheuttavat virheitä ja taloudellisia riskejä?
Manuaalisissa prosesseissa luotetaan siihen, että työntekijät syöttävät tiedot oikein, esimiehet tarkistavat ne ilman täydellistä kontekstia ja talousosastot täsmäyttävät tiedot useista lähteistä. Jokainen siirtovaihe tuo mukanaan riskin tietojen syöttövirheistä, päällekkäisistä lähetyksistä, puuttuvista kuiteista ja virheellisestä kustannusten kohdentamisesta. Acubiz automatisoi tarkistuksen jokaisessa vaiheessa ja merkitsee epäjohdonmukaisuudet ennen kuin ne päätyvät ERP-järjestelmään.
Miten Acubiz käsittelee kilometrikorvauksia ja matkakuluja?
Acubizissa on sisäänrakennettu ajokilometrien kirjaamistoiminto, jossa reitin laskemiseen käytetään GPS-tukea. Työntekijät kirjaavat matkan suoraan sovellukseen: järjestelmä laskee matkan pituuden ja soveltaa automaattisesti voimassa olevaa verovapaata kilometrikorvausta. Matkakulujen osalta Acubiz tukee päivärahasääntöjä, usean valuutan kuitteja sekä integrointia matkanvarausjärjestelmiin, mikä mahdollistaa saumattoman dokumentoinnin alusta loppuun.
Mitä reaaliaikaiset kulutiedot merkitsevät taloudelliselle raportoinnille?
Reaaliaikaiset kulutiedot tarkoittavat, että talousosasto näkee kertyneet kustannukset heti niiden syntyessä – ei vasta kahden viikon kuluttua kuukauden päättymisestä, kun kuluraportit saapuvat. Tämä parantaa budjetin seurantaa, vähentää yllättävien ylitysten riskiä ja nopeuttaa kuukausitilinpäätöstä. Acubiz tarjoaa talousosastoille reaaliaikaisia hallintapaneeleita, jotka esittävät hyväksytyt ja odottavat kulut osastoittain ja kustannuspaikoittain.
Mitä maksutapoja Acubiz support kulujen support ?
Acubiz tukee omakustanteisia maksuja (käteisellä tai henkilökohtaisella kortilla, joka korvataan palkanmaksun yhteydessä), yrityksen luotto- ja maksukortteja, joiden tapahtumat tuodaan järjestelmään automaattisesti, sekä virtuaalikortteja. Tämä tarkoittaa, että kaikkia organisaatiossa käytettyjä maksutapoja voidaan seurata yhdessä järjestelmässä, jolloin talousosasto saa kattavan näkymän tilanteesta riippumatta siitä, miten työntekijät päättävät maksaa.