Uusi kirjanpitolaki edellyttää digitaalista kirjanpitoa, mikä asettaa tiettyjä vaatimuksia käyttämällesi ohjelmistolle. Hyväksytyn digitaalisen kirjanpito-ohjelman valitseminen varmistaa säännösten noudattamisen, säästää aikaa ja rahaa, takaa kirjanpitotietojen varmuuskopioinnin ja parantaa taloudellisten tietojen tietoturvaa.
TL;DRTanskan uuden kirjanpitolain mukaan yritysten on käytettävä hyväksyttyä digitaalista kirjanpito-ohjelmaa, ja siitä koituvat edut ulottuvat selvästi lakisääteisten vaatimusten täyttämisen ulkopuolelle: ajansäästö, automaattiset tietojen varmuuskopioinnit, parannettu tietoturva ja hallinnollisten kustannusten väheneminen ovat kaikki konkreettisia etuja. Acubiz esittelee käytännönläheisen siirtymäsuunnitelman yrityksille, jotka ovat siirtymässä uuteen järjestelmään.
Tanskan elinkeinoviraston hyväksymän ja rekisteröimän digitaalisen kirjanpito-ohjelman valinnalla on useita ilmeisiä etuja:
Kun yrityksesi joutuu noudattamaan uusia digitaalisen kirjanpidon vaatimuksia, on olennaisen tärkeää, että sinulla on selkeä suunnitelma digitaalisen kirjanpitojärjestelmän käyttöönottoa varten.
Seuraavassa on muutamia konkreettisia vinkkejä siitä, miten siirtyminen digitaaliseen kirjanpitoon sujuu mahdollisimman sujuvasti ja saumattomasti.
Aloita valitsemalla kirjanpito-ohjelma, jonka uskot täyttävän kirjanpitovaatimukset. Jos järjestelmä on luettelossa Tanskan elinkeinoviraston julkinen rekisteri, se takaa, että viranomainen on tarkastanut järjestelmän.
Varmista, että kirjanpito-ohjelma sopii yrityksesi kokoon ja erityistarpeisiin.
Laadi yksityiskohtainen suunnitelma kirjanpito-ohjelman käyttöönotosta. Valitse vastuuhenkilöt, jotka valvovat siirtymistä uuteen järjestelmään.
Varmistakaa, että kaikki uuteen kirjanpitojärjestelmään osallistuvat työntekijät saavat asianmukaisen koulutuksen uuden ohjelman käytöstä.
Monet kirjanpito-ohjelmat tarjoavat kursseja ja työpajoja, joiden avulla varmistetaan, että käyttäjät osaavat käyttää järjestelmää oikein.
Acubiz digital kulujen hallinta voidaan helposti integroida hyväksyttyihin ja rekisteröityihin kirjanpitojärjestelmiin.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä ovat hyväksytyn digitaalisen kirjanpito-ohjelman käytön käytännön edut?
Tärkeimpiä etuja ovat vaatimustenmukaisuuden varmistaminen ilman tarvetta tarkistaa vaatimuksia itse, huomattava ajansäästö hallinnollisissa tehtävissä, palveluntarjoajan viranomaisten puolesta säilyttämät taatut tietovarmuuskopiot sekä huomattavasti vahvempi tietoturva kirjanpitotiedoillesi. Hyväksytty-status tarkoittaa, että Tanskan elinkeinovirasto on jo tarkastanut järjestelmän.
Mistä tiedän, onko kirjanpitojärjestelmä hyväksytty uuden tanskalaisen kirjanpitolain mukaisesti?
Tanskan elinkeinovirasto ylläpitää julkista rekisteriä kirjanpitojärjestelmistä, jotka täyttävät kaikki voimassa olevat vaatimukset. Jos järjestelmäsi löytyy tästä rekisteristä, se on virallisesti tarkastettu. Jos se ei ole luettelossa, olet itse vastuussa vaatimustenmukaisuuden tarkistamisesta ja osoittamisesta.
Miten hyväksytyn digitaalisen kirjanpitojärjestelmän tulisi toimia tietojen varmuuskopioinnin suhteen?
Hyväksyttyjen digitaalisten kirjanpitojärjestelmien tarjoajien on pystyttävä toimittamaan pyynnöstä viranomaisille turvallinen varmuuskopio kirjanpitotiedoistasi. Tämä poistaa tietojen menettämisen riskin ja varmistaa, että kirjanpitohistoriasi säilyy ja on käytettävissä, vaikka vaihtaisitkin järjestelmää.
Mitä toimenpiteitä yrityksen tulisi toteuttaa siirtyäkseen säännösten mukaisiin digitaalisiin kirjanpitojärjestelmiin?
Aloita valitsemalla Tanskan elinkeinoviraston rekisteristä hyväksytty ohjelma, joka sopii yrityksesi kokoon ja tarpeisiin. Suunnittele käyttöönotto realistisen aikataulun mukaisesti, siirrä olemassa olevat tiedot uuteen järjestelmään, kouluta henkilöstöäsi ja dokumentoi kirjanpitomenettelyt. Määritä käyttöönottopäivä siten, että se vastaa yrityksesi lakisääteistä määräaikaa.