Acubiz tarjoaa digitaalisen ratkaisun verovapaiden ajokorvausten seurantaan, mikä varmistaa Tanskan veroviranomaisen (SKAT) määräysten noudattamisen ja tehostaa yritysten prosesseja. Ratkaisun integroiminen osaksi kokonaisvaltaista kulujenhallintajärjestelmää voi parantaa tehokkuutta.
TL;DRTanskalaiset työnantajat, jotka maksavat verovapaita ajokorvauksia, on noudatettava SKAT:n erityisiä dokumentointivaatimuksia, joihin kuuluvat matkan tarkoituksen, päivämäärän, lähtö- ja määränpään osoitteiden sekä ajettujen kilometrien tarkan määrän kirjaaminen. Acubiz tarjoaa GPS-pohjaisen digitaalisen ajokorvausratkaisun, joka tallentaa nämä tiedot automaattisesti, mikä vähentää manuaalista työtä ja varmistaa samalla SKAT:n vaatimusten täydellisen noudattamisen.
Useimmat yritykset maksavat verovapaasti ajokorvaus työntekijöille liiketoimintaan liittyvistä ajokilometreistä, jotka he ovat ajaneet omalla ajoneuvollaan veroviranomaisten vahvistamien kiinteiden korvausmäärien mukaisesti. Kilometrikorvaus auttaa kattamaan osan työntekijän ajoneuvoon liittyvistä kustannuksista – kuten polttoaineen, huollon, poistot, vakuutuksen, ajoneuvoveron jne.
Jos Tanskan tulli- ja verohallinto (SKAT) ottaa yhteyttä yritykseesi ja pyytää todisteita työntekijöidesi ajokilometreistä, yrityksen velvollisuutena on toimittaa nämä tiedot. On olemassa tiettyjä ehtoja ja vaatimuksia, jotka on täytettävä, ennen kuin työntekijällä on oikeus ajokilometrikorvaukseen. Jos kaikkia ehtoja ei täytetä, työntekijän on maksettava kyseisestä summasta veroa.
Tiedät tämän todennäköisesti jo, jos olet vastuussa talous- tai henkilöstöosastosta tai työskentelet niissä. Jos harkitset perinteisen ajokirjan korvaamista digitaalisella versiolla, sinun on selvitettävä, mikä palveluntarjoaja pystyy täyttämään vaatimukset.
Käydään läpi SKAT:n vaatimukset yksi kerrallaan. Työnantajan vastuulla on huolehtia seuraavista seikoista:
Kilometrimäärän tarkoitus – se tehtävä, johon ajokilometrit liittyvät.
Kohde ja sen mahdolliset alakohteet – matkan alku- ja pääteosoite sekä reitin varrella olevat pysähdykset.
Päivämäärä – päivämäärä on kirjattava.
Ajetut kilometrit – kilometrien tarkka lukumäärä on ilmoitettava, sillä laskelma perustuu tähän.
Laskenta kurssien perusteella – Kilometrikorvauksen määrä vaihtelee 20 000 kilometrin vuosirajan mukaan. Vuonna 2020 maksetaan verovapaata korvausta 3,52 DKK kilometriltä. Jos työntekijä kuitenkin ylittää 20 000 kilometrin vuosirajan, ylimenevän osan korvaus on 1,96 DKK kilometriltä.
Kilometrit on ajettava työntekijän omalla ajoneuvolla – Kilometrikorvauksen saamiseksi ajomatkan on oltava omalla ajoneuvolla. Puolison ajoneuvo kuuluu samaan luokkaan, jos teillä on yhteinen talous.
On myös muutamia muita asioita, joista sinun ja työntekijöidesi on oltava tietoisia. Näitä ovat esimerkiksi 60 päivän sääntö sekä se, että työntekijä ei voi saada sekä kilometrikorvausta että verovähennystä kuljetuskustannuksista. Voit lukea lisää aiheesta täältä.
Monet yritykset käyttävät perinteistä ajokirjaa ja Excel-taulukoita ajokilometrien kirjaamiseen. Tämä manuaalinen työnkulku toimii kyllä, mutta se ei ole läheskään tehokas – ei työntekijöillesi eikä yrityksellesi. talousosasto. Lisäksi perinteisessä ajokirjassa on joitakin sudenkuoppia. Kirjoitusvirheet, unohtuneet reitit ja kiire johtavat usein sekä pieniin että suuriin virheisiin, jotka voivat lopulta tulla kalliiksi sekä työntekijälle että yritykselle.
Digitaalinen muutos on täydessä vauhdissa, joten on järkevää pohtia, voidaanko ajokirjanpito digitalisoida. Ja kyllä, se voidaan helposti digitalisoida. Alalla on monia erinomaisia palveluntarjoajia, jotka ovat erikoistuneet juuri tähän. Omassa mobiilisovelluksessamme, Acubiz One:ssa, on ”Mileage”-toiminto. Muiden etujen lisäksi se on tuonut valtavan muutoksen Dansk Brandteknik. He ovat säästäneet peräti 50 % ajasta, jonka he aiemmin käyttivät ajokilometrien rekisteröinti.
Meiltä kysytään usein, onko Acubiztäyttää SKAT:n ajokirjanpitoa koskevat vaatimukset ja ohjeet. Meillä ei ole tätä todistavaa sertifikaattia, koska SKAT ei myönnä sellaisia, mutta täytämme vaatimukset. Katsotaanpa, miten:
Acubiz One -mobiilisovelluksessa on vain muutamia tietoja, jotka on syötettävä manuaalisesti. Näitä ovat matkan tarkoitus, päivämäärä sekä lähtö- ja määränpääosoitteet. Kun nämä tiedot on syötetty, ajokilometrien kirjaaminen hoituu käytännössä itsestään. Sinun on valittava reitti, jonka perusteella etäisyys lasketaan automaattisesti. Sama pätee ajokorvauksen laskemiseen. Tämä tarkoittaa, että Acubiz mukauttaa laskelmaa sen mukaan, onko työntekijä ajanut yli vai alle 20 000 km vuodessa. Ratkaisumme tallentaa rekisterinumeron, mikä todistaa, että ajokilometrit on ajettu työntekijän omalla ajoneuvolla. Rekisterinumeroa voi muuttaa.
Lakisääteisten vaatimusten lisäksi ajokilometrit voidaan esimerkiksi kohdistaa yrityksen eri projekteihin (riippuen ratkaisun konfiguraatiosta). Tämä on erittäin tervetullutta talousosastolle, sillä se tarjoaa heille paremman yleiskuvan ja vaivattoman kustannusten kohdentaminen. Lisäksi, jos yritykselläsi on toimintaa tai työntekijöitä ulkomailla, sinun on otettava huomioon, että eri maissa on erilaiset säännöt ja määräykset ajokorvauksista. Siinä tapauksessa tee itsellesi palvelus ja etsi ratkaisu, joka tukee useiden maiden sääntöjä. Acubiz tukee maakohtaisia ajokorvaussääntöjä 21 maassa, ja näistä 12 maasta päivitämme säännöt ja korvausmäärät 100-prosenttisesti automaattisesti.
Jos olet itsenäinen ammatinharjoittaja tai haluat vain yleiskuvan ajokilometreistäsi, tarjoamme myös yhden käyttäjän työkalua, Acubiz Professional. Kyseessä on ilmainen ratkaisu, jonka avulla käyttäjät voivat rekisteröityä ja laatia kulu- ja ajokilometriraportteja, jotka voidaan sitten jakaa tilapäiselle työnantajalle, esimiehelle, kirjanpitäjälle, tilintarkastajalle tai kenelle tahansa muulle, jonka käyttäjä katsoo tarpeelliseksi.
Toimimme kulujen hallinnan alalla, joka on yleisnimitys yrityksen työntekijöiden kirjaamien liiketoimintaan liittyvien kulujen käsittelyyn, hallintaan ja valvontaan liittyvistä erilaisista osaprosesseista. Ajokilometrien kirjaaminen on osa tätä kokonaisprosessia.
Jos yrityksenne harkitsee investoimista digitaaliseen ajokirjaan, olen varma, että tulette olemaan erittäin tyytyväisiä. Sekä työntekijänne että talousosastonne. Työntekijänne voivat kirjata ajokilometrinsä nopeammin ja paljon helpommin. Talousosastonne voi viedä kelvolliset ja tarvittavat tiedot ajokilometrien korvauksen dokumentointia varten sekä veroviranomaisille että palkanlaskentajärjestelmään.
Jos työntekijöilläsi on paljon matkustamista, heillä on todennäköisesti myös paljon muita kuluja.
Siksi kehotan teitä ajattelemaan askelta pidemmälle. Ajamatkojen kirjaaminen on vain yksi osa koko kulujenhallintaprosessia, ja on järkevää yhdistää kaikki osat yhteen ratkaisuun. Tästä syntyvät synergiaedut ovat huomattavat, ja ne tuottavat lisäarvoa koko organisaatiolle. Ottakaa tämä huomioon, jos etsitte digitaalista ajopäiväkirjaa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä asiakirjoja SKAT vaatii verovapaan ajokorvauksen saamiseksi Tanskassa?
SKAT vaatii asiakirjoja, joista käy ilmi matkan tarkoitus, lähtö- ja määränpääosoitteet sekä mahdolliset välipysähdykset, päivämäärä, ajettujen kilometrien tarkka lukumäärä, käytetty korvausaste sekä korvauksen laskelma. Lisäksi on ilmoitettava auton rekisterinumero, jotta voidaan varmistaa, että kyseessä on työntekijän oma ajoneuvo.
Mitkä ovat nykyiset kilometrikorvausmäärät Tanskassa?
Verovapaa kilometrikorvaus on 3,52 DKK kilometriltä ensimmäisten 20 000 ajokilometrin osalta vuodessa. Vuosittain 20 000 kilometriä ylittäviltä kilometreiltä korvaus laskee 1,96 DKK:iin kilometriltä. Työnantaja on vastuussa näiden korvausmäärien oikeasta soveltamisesta korvauksia käsitellessään.
Voivatko työntekijät hakea ajokorvausta kaikesta työmatkoihin liittyvästä ajamisesta?
Kilometrikorvaus koskee työntekijän omalla ajoneuvolla suoritettua työmatka-ajoa. Kotipaikan ja vakituisen työpaikan välinen työmatka ei yleensä oikeuta korvaukseen. Ajoon on oltava dokumentoitu liiketoiminnallinen syy, ja kaikki SKAT:n asettamat ehdot on täytettävä, jotta korvaus voidaan katsoa verovapaaksi.
Miten digitaalinen ajokilometrien seurantaratkaisu on parempi kuin paperilla tai Excelissä tapahtuva seuranta?
Acubizin kaltainen GPS-pohjainen digitaalinen ratkaisu kerää reittitiedot automaattisesti, laskee etäisyydet ja tallentaa vaaditut SKAT-kentät matkan aikana. Tämä poistaa manuaalisen tietojen syöttämisen tarpeen, vähentää virheellisen tai puutteellisen dokumentoinnin riskiä ja vahvistaa merkittävästi työnantajan kirjausketjua, jos SKAT pyytää todentamista.
Mitä tapahtuu, jos ajokilometrien kirjanpito ei täytä SKAT:n vaatimuksia?
Jos asiakirjat eivät ole riittävät, työntekijää saatetaan velvoittaa maksamaan veroa saamastaan kilometrikorvauksesta, jolloin se muuttuu verovapaasta korvauksesta verotettavaksi tuloksi. Työnantaja on myös vastuussa siitä, että ehdot täyttyvät ennen maksun suorittamista.