Uusi tapa käsitellä kuluraportteja: Siirry tapahtumatasolle

Monet organisaatiot ovat digitalisoineet tämän prosessin. Tässä on kuitenkin eräänlainen paradoksi, sillä monet kulujen hallintaan tarkoitetut sovellukset perustuvat ajatukseen, että työntekijän on laadittava perinteinen kuluraportti.

TL;DRMonet kulusovellukset ovat digitalisoineet perinteisen kuluraportin ilman, että ne olisivat todella korvanneet sitä, ja säilyttäneet samalla saman eräajon logiikan, joka aiheuttaa kuukauden lopun ruuhkia ja vaikeuttaa virheiden korjaamista. Acubiz kannattaa tapahtumapohjaista lähestymistapaa, jossa jokainen kulu kirjataan ja käsitellään erikseen reaaliajassa, mikä poistaa vanhan raporttimallin rakenteelliset tehottomuudet.

Jos olet vastuussa tai työskentelet talousosasto Silloin sinua kiinnostaa todennäköisesti, miten yrityksesi kuluja hallitaan? Olet todennäköisesti kiinnostunut myös siitä, miten voit edistää työntekijöiden tuottavuuden parantamista koko organisaatiossasi?

Työntekijöille kertyy säännöllisesti kuluja heidän suorittaessaan työtehtäviään. Oikean kulujenhallintasovelluksen avulla voidaan säästää huomattavasti aikaa. Samalla saat paremman hallinnan ja kattavamman käsityksen työntekijöihin liittyvistä kuluista.

Menestyksen salaisuus on se, että sinun on löydettävä sovellus, joka on lopullisesti irrottautunut perinteisestä ajattelutavasta kuluraportit.

Unohda kuluraportti – siirry tapahtumapohjaiseen kirjanpitoon

Perinteinen kuluraportti perustuu siihen, että työntekijä kerää ja kasauttaa kuitteja. Kuitteja voidaan kerätä joko tietyn työmatkan tai tietyn ajanjakson ajalta. Jos yritys ei ole vielä digitalisoinut prosessia, työntekijä kirjaa kuitit ja täyttää kuluraportin. Talousosasto käyttää tätä raporttia kulujen korvaamiseen (jos yrityskorttia ei ole käytetty) ja kirjaamiseen. Kaiken kaikkiaan tämä on hankala ja aikaa vievä prosessi sekä työntekijälle että talousosastolle.

Monet organisaatiot ovat kuitenkin digitalisoineet tämän prosessin. Tässä on kuitenkin paradoksi, sillä monet kulujen hallintaan tarkoitetut sovellukset perustuvat ajatukseen, että työntekijän on laadittava perinteinen kuluraportti. Tämä on kaukana älykkäimmästä ja tehokkaimmasta tavasta työskennellä. Tämä lähestymistapa aiheuttaa yleensä huomattavaa työmäärää talousosastoille kuun lopussa. Ja jos yksittäisiin tapahtumiin liittyviä virheitä havaitaan, koko kuluraportti hylätään yleensä. Tämä voi aiheuttaa viivästyksiä maksujen käsittelyssä ja kirjanpidossa.

Sen sijaan sinun on etsittävä sovellus, joka toimii tapahtumapohjaisesti. Toisin sanoen, etsi sovellus, joka tukee yksittäisten kulutapahtumien kirjaamista. Eli sovellus, joka mahdollistaa jokaisen työntekijän mahdollisen kulutapahtuman kirjaamisen, olipa kyseessä sitten käteiskulu, yrityskorttikulu tai ajokilometrien rekisteröinti, jotta ne voidaan kirjata ja toimittaa hyväksyttäväksi välittömästi. Jos esimerkiksi työntekijä ostaa kaksi kupillista kahvia yhdessä asiakkaan kanssa, hänen pitäisi pystyä kirjaamaan kulu ja vastaava kuitti heti paikan päällä. Me Acubizissa kutsumme tätä Pikakurssi ja se on ehdottomasti nopein ja tehokkain tapa käsitellä kuluja.

Reaaliaikaisuus = Todellinen hallinta

Perinteisestä kuluraportointitavasta luopumisesta ja siirtymisestä tapahtumapohjaiseen lähestymistapaan on useita etuja. Yksi tärkeimmistä eduista on, että saat reaaliaikaisen (tai lähes reaaliaikaisen) yleiskuvan kuluista. Perinteisessä mallissa kuluraportit saapuvat erissä – joko kuukausittain tai, mikä vielä pahempaa, harvemmin. Tämä tarkoittaa, että menetät yleiskuvan yrityksen henkilöstökuluista. Jos sinulla on paljon työntekijöitä, jotka matkustavat usein, kulut voivat nousta huomattaviksi. Tämä voi heikentää kustannuspuolen ennusteiden ja raportoinnin tarkkuutta.

Jos työntekijöihin liittyvät kulut käsitellään reaaliajassa, saat jatkuvasti kokonaiskuvan tilanteesta ja mahdollisuuden ottaa käyttöön teknologiaa, jonka avulla voit havaita epäilyttävät tapahtumat aiempaa nopeammin. Meillä Acubizissa on tarjolla myös tällaista teknologiaa. Jos toimit reaaliajassa ja sinulla on oikeanlainen kulujenhallintajärjestelmä, voit myös työskennellä tarkasti kustannusten kohdentaminen. Jos työntekijät kirjaavat jokaisen kulutapahtuman heti sen tapahtuessa, on helppo saada heidät liittämään tapahtuma oikein tiettyyn toimintaan – esimerkiksi tiettyyn asiakkaaseen, tiettyyn projektiin tai vastaavaan. Ja kuka ei haaveilisi siitä, että voitaisiin visualisoida asiakkaiden todellinen kannattavuus kaikkien yrityksen kulujen tarkan kohdentamisen perusteella.

Käyttäytymisen muutos

Kulujen käsittely tapahtumakohtaisesti on joillekin aivan uudenlainen tapa ajatella prosessia. Saatat ehkä ajatella, että sen käyttöönotto ja tarvittavien muutosten sekä sopeutumisen aikaansaaminen käyttäjien keskuudessa on raskas tehtävä. Olisi tietysti virhe aliarvioida työntekijöidesi vakiintuneita tapoja ja rutiineja.

Nykyaikaisen, intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen kulujenhallintasovelluksen avulla tämä ei kuitenkaan ole ongelma. Suurimmalla osalla työntekijöistäsi on jo käytössään älypuhelintekniikka, ja hyvin suunniteltu kulusovellus hyödyntää tätä tekniikkaa täysimääräisesti. Käyttäjät oppivat nopeasti kirjaamaan kuitteja odotusaikana – esimerkiksi lentokentällä, taksissa tai muissa vastaavissa tilanteissa. Acubizin terminologiassa kutsumme tätä ”Mobile First” -ajatteluksi – ajatukseksi, että jokainen tehtävä, joka liittyy kulujen hallinta voidaan hoitaa liikkeellä ollessa.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mikä ero on perinteisen kuluraportin ja tapahtumapohjaisen lähestymistavan välillä?

Perinteisessä kuluraportissa työntekijöiden on kerättävä kuitit tietyn ajanjakson ajalta ja toimitettava ne kerralla. Tapahtumapohjaisessa mallissa jokainen kulu käsitellään erikseen heti, kun se syntyy. Tämä poistaa kuukauden lopun ruuhkat, nopeuttaa korvauksien maksamista ja varmistaa, ettei yksittäinen virhe mitätöi koko kuluerää.

Miksi kuukauden lopun kuluraporttien toimittaminen aiheuttaa ongelmia talousosastoille?

Kun työntekijät toimittavat kaikki kulut kuukauden lopussa, talousosastojen työmäärä kasvaa äkillisesti lyhyessä ajassa. Jos kuluraportista löytyy virheitä, koko hakemus saatetaan joutua hylkäämään ja lähettämään uudelleen, mikä viivästyttää korvauksien maksamista ja aiheuttaa ylimääräistä työtä sekä työntekijälle että talousosastolle.

Ratkaisevatko useimmat digitaaliset kulusovellukset todella kuluraportointiongelman?

Ei aina. Monet digitaaliset sovellukset toistavat perinteisen kuluraportointimallin digitaalisessa muodossa: työntekijät keräävät ja lajittelevat edelleen kuitit, mutta paperin sijaan valokuvina. Perusperiaate on sama. Todellinen parannus syntyy sovelluksista, jotka käsittelevät tapahtumat yksitellen heti kulun syntyessä.

Mitä talouspäällikön tulisi ottaa huomioon kulusovellusta valitessaan varmistaakseen, että se todella perustuu tapahtumiin?

Etsi sovellus, jossa työntekijät kirjaavat jokaisen kulun heti sen syntymisen jälkeen sen sijaan, että ne kerättäisiin yhteen ja toimitettaisiin kerralla. Järjestelmän tulisi käsitellä, ohjata hyväksyttäväksi ja kirjata jokainen tapahtuma erikseen ilman, että kuluja tarvitsee ryhmitellä raportiksi ennen kuin käsittelyprosessi voi alkaa.