Saisinko digitaalisen kuitin, kiitos?

Kuitit ovat tärkeitä myös yrityksille, sillä ne toimivat todisteena tietystä ostosta. Tämä tarkoittaa, että kuitit ovat tärkeä osa kootun dokumentaation aineistoa, jota tarvitaan kirjanpito, kirjanpito ja tilintarkastus. Jos yritys ei pysty esittämään täydellistä dokumentaatiota kaikista hankinnoista ja kuluista, se ei voi noudattaa kirjanpitolakia. Ja Tanskan kirjanpitolaki, on yleisesti tiedossa, että kuitit on säilytettävä viiden vuoden ajan kyseisen tilikauden päättymisestä.

TL;DRTanskan lainsäädäntö sallii jo digitaalisten kuittien tallennuksen, ja näin on ollut jo ennen vuoden 2015 lakimuutosta, joka mahdollisti pilvipohjaisen tallennuksen ilman erityislupaa. Acubiz katsoo, että täysin digitaaliset kuitit, joissa paperia ei käytetä lainkaan, ovat looginen seuraava askel, ja että Acubizin kaltaiset älypuhelimella kuvattavat ratkaisut sekä uudet myyntipisteiden digitaaliset kuittialustat vievät alaa yhdessä kohti tätä tavoitetta.

Tanskassa meillä on onni, että lainsäädäntö sallii kirjanpitotietojen ja niihin liittyvän dokumentaation (kuten kuittien) säilyttämisen digitaalisessa muodossa. Näin on ollut jo useiden vuosien ajan, ja vuonna 2015 lakia muutettiin siten, että digitaalisia kirjanpitotietoja voidaan säilyttää ulkomailla ilman erityislupaa tai viranomaisille tehtävää ilmoitusta.

Tämä on helpottanut yritysten pilvipohjaisten ohjelmistojen käyttöä ja luonut myös suotuisat olosuhteet työskentelylle digitaaliset kuitit. Ja tehdään yksi asia selväksi: ei ole epäilystäkään siitä, että 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit ovat tulevaisuus.

Kuitien digitalisointi

Yksi tapa digitalisoida paperiset kuitit on hyödyntää tehtävän hoitamiseen sekä laitteistoa että ohjelmistoja.

Tämä tarkoittaa muun muassa sitä, että Acubizin kulujenhallintaratkaisu mitä tapahtuu, kun käyttäjä hyödyntää älypuhelimen kameratekniikkaa ja Acubiz-ohjelmisto kuvittaa ja digitoida kuitti, täydentää sitä tiedoilla ja tallentaa se pilvipalveluun, jotta se voidaan siirtää yrityksen kirjanpitoprosessiin.

Toinen tapa ajatella digitaalisia kuitteja on ohittaa paperin ja tulostamisen kokonaan. Toisin sanoen, 100 % digitaalinen.

Monissa liiketoimissa kuitit toimitetaan jo ilman paperia. Tämä koskee esimerkiksi verkkokauppaa, jossa kuitit toimitetaan HTML-koodina tai PDF-tiedostoina. On myös tiettyjä kassajärjestelmiä, jotka tarjoavat PDF-kuittien toimittamisen, jos asiakas jättää sähköpostiosoitteensa järjestelmään.

On kuitenkin kyseenalaista, voidaanko tällaisia kuitteja pitää täysin digitaalisina, sillä niiden muoto ja luettavuus voivat vaihdella melko paljon. Lisäksi monissa B2B-prosesseissa laskut toimitetaan EDI-muodossa.

Kun kyse on ostoksista kivijalkakaupoissa, digitalisaatio on vielä laajamittaisesti toteuttamatta. Markkinoilla on jo ratkaisuja, jotka tarjoavat tämän toiminnallisuuden sekä kotimaassa että ulkomailla.

Esimerkiksi meillä on Storebox, jotka voivat toimittaa digitaalisia kuitteja useiden kauppiaiden ja vähittäiskauppiaiden valikoimasta. Lisäksi olemme havainneet, että jotkut vähittäiskauppiaat tarjoavat itse digitaalisten kuittien toimittamista, yleensä silloin, kun asiakas liittyy heidän kanta-asiakasohjelmaansa. Alalla toimivat myös maailmanlaajuiset teknologiajätit Apple ja Google, jotka ovat tulleet mukaan omilla maksuratkaisuillaan.

Infrastruktuuri ja ekosysteemit ovat avainasemassa

Mielestäni tämän alan tarjonta on edelleen melko hajanaista ja karkeaa. Toisin sanoen tällä hetkellä on vain harvat kauppiaat ja vähittäiskauppiaat, jotka toimittavat 100-prosenttisesti digitaalisia kuitteja ostoksen yhteydessä.

Tähän vaikuttavat esimerkiksi seuraavat tekijät: onko kyseinen kauppias tai vähittäismyyjä liitetty ratkaisuun, toimiiko kyseinen maksukortti ratkaisun kanssa, millainen POS-järjestelmän toiminnallisuus on, käytetäänkö maksussa digitaalista lompakkoa vai käsitelläänkö maksu Apple Payn tai jonkin muun maksualustan kautta.

Toisin sanoen uskon, että kyse on siitä, tuetaanko digitaalisten kuittien toimittamista koko maksujärjestelmän laajuudessa. Ja kun puhumme korttimaksuista, tämä koskee prosessin kaikkia osia (kortin vastaanottajaa, korttiverkostoa ja kortin myöntäjää).

En ole saanut lopullista vastausta, mutta jotta 100-prosenttisesti digitaaliset kuitit toisivat todellista lisäarvoa liiketoiminnalle – esimerkiksi mahdollistamalla täysin digitaalisen kuittien käsittelyprosessin työntekijöiden kulukorvauksissa – on selvää, että järjestelmän on oltava entistä tarkemmin jäsennelty.

Minun on oltava rehellinen ja todettava, että jos digitaalisia kuitteja voi hakea pääasiassa Føtexistä, Nettosta, Bilkasta, Matasista jne., konseptilla ei ole riittävää arvoa yrityskäyttäjille.

Siksi uskon, että avaintekijä löytyy maksujärjestelmästä, ja olen myös sitä mieltä, että digitaalisille kuiteille on määriteltävä yhteiset standardit.

Jos katsomme yhtä naapurimaistamme, Ruotsia, on selvää, että digitaalisille kuiteille on määritelty standardi. Ehkä tarvitsemme juuri lisää poliittista huomiota tämän alan standardointiin, ennen kuin saamme myönteisen vastauksen kaikilta vähittäiskauppiailta, kun kysymme: ”Saisinko digitaalisen kuitin, kiitos?”

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Ovatko digitaaliset kuitit laillisesti päteviä kulujen dokumentoinnissa Tanskassa?

Kyllä. Tanskan lainsäädännössä on jo useiden vuosien ajan sallittu kirjanpitotietojen ja niihin liittyvien asiakirjojen, kuten kuittien, digitaalinen tallentaminen. Vuonna 2015 tehdyn lakimuutoksen myötä sääntöjä yksinkertaistettiin entisestään, sillä digitaalisia aineistoja voidaan nyt tallentaa ulkomaille ilman, että siihen tarvitaan poikkeuslupaa tai viranomaisille tehtävää ilmoitusta, mikä mahdollistaa pilvipohjaisten kulujenhallinta-alustojen käytön.

Kuinka kauan kuitit on säilytettävä kirjanpitotarkoituksia varten Tanskassa?

Tanskan kirjanpitolain mukaan kuitit on säilytettävä viiden vuoden ajan sen tilikauden päättymisestä, johon ne liittyvät. Digitaalinen tallennus täyttää tämän vaatimuksen ja nopeuttaa tietojen hakua huomattavasti verrattuna fyysisiin arkistoihin. Digitaalinen järjestelmä poistaa myös riskin, että paperikuitit katoavat, haalistuvat tai vahingoittuvat.

Mitä eroa on paperisen kuitin digitoinnilla ja täysin digitaalisella kuitilla?

Paperisen kuitin digitointi tarkoittaa sen kuvaamista älypuhelimen kameralla ja kuvan tallentamista digitaalisesti. Täysin digitaalinen kuitti tarkoittaa, että paperia ei käytetä eikä tulostusta suoriteta lainkaan: kauppias lähettää kuitin jäsenneltyinä tietoina suoraan ostajan kulujärjestelmään. Täysin digitaaliset kuitit ovat jo yleisiä verkkokaupassa ja joissakin EDI-pohjaisissa B2B-tilanteissa, mutta niiden laajamittainen käyttöönotto kivijalkakaupassa on vielä kesken.

Miten Acubiz hoitaa kuittien tallennuksen ja säilytyksen?

Acubiz-käyttäjät kuvaavat kuitit älypuhelimellaan Acubiz-sovelluksen avulla. Ohjelmisto poimii tärkeimmät tiedot OCR-tekniikan avulla, täydentää tietueen asiaankuuluvilla metatiedoilla ja tallentaa sen pilvipalveluun, josta se siirtyy kirjanpitoprosessiin. Näin fyysinen kuitti muunnetaan vaatimustenmukaiseksi digitaaliseksi tietueeksi jo ostotilanteessa eikä vasta matkan tai kulukierron päätyttyä.