How many users does Acubiz serve and in how many countries?

At the time of this article's publication, Acubiz served more than 185,000 users across 44 countries. The platform handles a wide range of expense types including supplier invoices, time tracking, company credit card transactions, employee outlays, mileage allowances, and travel receipts.

Why does a small expense like a coffee cost the same to process as a large purchase?

Regardless of amount, every expense must comply with bookkeeping rules, tax laws, and internal company policy. Without automation, the administrative steps are essentially the same for a DKK 30 receipt as for a DKK 30,000 invoice. Acubiz addresses this by automating small, rule-based transactions entirely, so they reach the books without consuming any accountant time.

What does Acubiz mean by a 'customized document journey'?

Not all expenses follow the same approval and bookkeeping path. Acubiz lets companies configure routing rules so that low-value, predictable transactions are automatically recorded without manual review, while higher-value or unusual expenses route through specific approvers. This means the process is proportionate to the risk and value of each transaction rather than treating everything the same.

How has expense management technology evolved since the days of paper receipts?

The first generation of improvement replaced physical receipt piles with smartphone photos. Acubiz is pushing toward the next stage, where even the digital photo of a receipt becomes unnecessary as transaction data flows directly from card networks and bank systems into the expense platform, with AI handling classification, coding, and compliance checking automatically.

Kirjanpito ja älykäs automaatio vuonna 2020

TL;DRAcubiz, joka aloitti toimintansa vuonna 1997 paperisten matkakuluraporttien digitaalisena vaihtoehtona, on kasvanut palvelemaan yli 185 000 käyttäjää 44 maassa automatisoimalla kuitin koko käsittelyprosessin organisaatiossa. Alusta käsittelee 30 DKK:n kahvikuitin yhtä tarkasti ja automaattisesti kuin 30 000 DKK:n ostokuitin, soveltaen kirjanpitosääntöjä, verolakeja ja yrityksen käytäntöjä automaattisesti, jotta talousjohtaja voi keskittyä analysointiin hallinnollisten tehtävien sijaan.

Tämä artikkeli on julkaistu: Liiketoimintanäkemyksiä

Tanskalainen Acubiz-yritys lievittää kulujen aiheuttamia päänsärkyjä sekoituksella, joka koostuu automaatio ja sovelluspohjainen kulujen käsittely, samalla kun varmistetaan lainsäädännön ja yritysten sisäisten sääntöjen noudattaminen.

Aikaisemmin liikemiehet tapasivat jättää liikematkan jälkeen valtavan kasan kuitteja kirjanpitäjän pöydälle. Onneksi useimmissa yrityksissä tämä kasa on korvattu älypuhelimella otetulla pikakuvalla, joka dokumentoi matkan aikana tehdyt ostokset.

Kuittien digitaaliset valokuvat saattavat kuitenkin pian olla yhtä vanhanaikaisia kuin paperikuitit. Ainakin tämä on Acubizin tavoite. Vuonna 1997 yritys alkoi tarjota digitaalista vaihtoehtoa perinteiselle matkakuluraportti. Nykyään Acubiz hoitaa toimittajien laskut, työajan seurannan, yrityksen luottokortti liiketoimet, menot, ajokorvauss, kulu- ja matkakuitit sekä monia muita asioita yli 185 000 käyttäjälleen 44 maassa.

”Olemme kehittäneet paljon ominaisuuksia sen pohjalta, matkakulut toiminnallisuus. Olemme tehneet näin, koska työntekijät eivät käytä yrityksen luottokortteja pelkästään matkoillaan. He käyttävät niitä monenlaisiin kuluihin. Siksi olemme keskittyneet kuitin kulkuun organisaation sisällä automatisoidaksemme prosessin, jonka avulla talousjohtaja voi säästää aikaa ja välttää päänvaivoja.

Räätälöity asiakirjan käsittelyprosessi

Kaikki kulut eivät ole samanlaisia. Pawrup korostaa, että 30 tanskan kruunua maksava kahvikuppi voi helposti aiheuttaa yritykselle yhtä paljon hallinnollista työtä kuin kirjanpito-osasto 30 000 kruunun hintaisena hankintana. Kirjanpitosääntöjä, verolakeja ja yrityksen sisäisiä määräyksiä on noudatettava summan suuruudesta riippumatta, mutta tämä on helppoa Acubizin asiakkaille.

”Ratkaisumme käyttäjät voivat ottaa käyttöön sääntöjoukon, jonka avulla kahvi ja muut vastaavat pienet summat kirjataan automaattisesti kirjanpitoon, jolloin ne eivät vie kirjanpitoyksikön arvokasta aikaa”, Pawrup selittää ja jatkaa:

”Emme kuitenkaan automatisoi prosesseja pelkän automatisoinnin vuoksi. Luomme työnkulkuja, jotka sopivat yrityksen työmenettelyihin. Jotkin säännöt voivat koskea kaikkia työntekijöitä, mutta voimme tehdä poikkeuksia esimerkiksi toimitusjohtajan ja muiden johtajien kohdalla. Heillä on tietenkin erilaiset kulutusvaltuudet kuin student assistant.”

Työnkulkujen ja automaation logiikka on se, mikä erottaa Acubizin kilpailijoistaan. Lisäksi Acubiz integroituu kaikkien yritysluottokorttien tarjoajien järjestelmiin, joten käyttäjät eivät ole sidottuja tiettyyn palveluntarjoajaan.

Monimutkaisuus erottaa lampaat kirjanpidon vuohista

Acubizin asiakkaisiin kuuluu muun muassa seuraavia yrityksiä: Pandora ja Teho. Pawrupin mukaan erityisesti suuret yritykset näkevät ratkaisun edut. Kun yritykset toimivat rajat ylittävästi, kirjanpitosäännöt muuttuvat usein perusteellisesti, jopa yksinkertaisimmilla tasoilla.

”Kun käytät autoasi liiketoimintaan liittyviin tarkoituksiin Tanskassa, sinun on kirjattava ajokilometrit. Joissakin maissa on kuitenkin kirjattava matkustajien lukumäärä ja moottorin tilavuus, ja toisissa maissa taas sovelletaan erilaisia sääntöjä. Maiden kirjanpitokäytännöt vaihtelevat siis monella tasolla. Toimimme 44 maassa, joten pystymme selviytymään kasvaneesta monimutkaisuudesta. Juuri tässä erottuvat toisistaan ne, jotka tarjoavat meidän kaltaisia palveluita”, Pawrup selittää.

”Yksi liiketoiminta-alue, jota parhaillaan tutkimme, on kaikkien saatavilla olevien tietojen hyödyntäminen, jotta asiakkaamme voivat esimerkiksi verrata hotellikulujaan muihin Acubiz-asiakkaisiin. Näin asiakkaamme voivat löytää säästömahdollisuuksia tai neuvotella parempia alennuksia. Kaikki tiedot on anonymisoitu, ja käsittely tapahtuu GDPR-asetuksen mukaisesti”, Pawrup toteaa.

Ja hän uskoo, että data ja automaatio tulevat olemaan yhä tärkeämpiä.

”Tulevaisuus tuo epäilemättä mukanaan uusia ja älykkäitä vaihtoehtoja tapahtumatietojen keräämiseen, myös yritystoimintaan liittyvien ostojen osalta. Voimme siten kehittää automaatio 2.0 -ratkaisun, jonka avulla voimme entisestään keventää hallinnollista työmäärää kulujen dokumentoinnin, valvonnan ja kirjanpidon osalta. Näin yritykset voivat käyttää enemmän aikaa arvonluontiin”, sanoo Kim Pawrup.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuinka monta käyttäjää Acubiz palvelee ja kuinka monessa maassa?

Tämän artikkelin julkaisuhetkellä Acubiz palveli yli 185 000 käyttäjää 44 maassa. Alusta käsittelee monenlaisia kulutyyppejä, kuten toimittajien laskuja, työajan seurantaa, yrityksen luottokorttitapahtumia, työntekijöiden kuluja, ajokorvauksia ja matkakuitteja.

Miksi kahvin kaltaisen pienen menon käsittelykustannukset ovat samat kuin suuren ostoksen?

Määrästä riippumatta jokaisen kulun on oltava kirjanpitosääntöjen, verolainsäädännön ja yrityksen sisäisten käytäntöjen mukainen. Ilman automaatiota hallinnolliset toimenpiteet ovat käytännössä samat niin 30 DKK:n kuitin kuin 30 000 DKK:n laskunkin kohdalla. Acubiz ratkaisee tämän ongelman automatisoimalla pienet, sääntöihin perustuvat tapahtumat kokonaan, jolloin ne kirjataan kirjanpitoon ilman, että ne vievät kirjanpitäjän aikaa.

Mitä Acubiz tarkoittaa ilmaisulla ”räätälöity asiakirjan käsittelyprosessi”?

Kaikki kulut eivät kulje samaa hyväksyntä- ja kirjanpitopolkua. Acubizin avulla yritykset voivat määrittää reitityssäännöt siten, että pieniarvoiset, ennakoitavat tapahtumat kirjataan automaattisesti ilman manuaalista tarkastusta, kun taas suuremman arvoiset tai epätavalliset kulut ohjataan tiettyjen hyväksyjien käsiteltäviksi. Tämä tarkoittaa, että prosessi on suhteutettu kunkin tapahtuman riskiin ja arvoon sen sijaan, että kaikkia tapahtumia käsiteltäisiin samalla tavalla.

Miten kulujenhallintatekniikka on kehittynyt paperisten kuittien aikakaudesta lähtien?

Ensimmäisen sukupolven kehitys korvasi fyysiset kuittipinot älypuhelimella otetuilla valokuvilla. Acubiz on siirtymässä seuraavaan vaiheeseen, jossa edes digitaalinen kuittikuva ei enää ole tarpeen, sillä tapahtumatiedot virtaavat suoraan korttiverkostoista ja pankkijärjestelmistä kulualustalle, ja tekoäly hoitaa luokittelun, koodauksen ja sääntöjenmukaisuuden tarkistuksen automaattisesti.