TL;DRTyöntekijöiden kuluerien, yrityskorttien ja kilometrikorvausten yhdistäminen yhdeksi automatisoiduksi työnkuluksi poistaa manuaalisen täsmäytyksen pullonkaulat ja varmistaa täyden Tanskan kirjanpitolain mukaisuuden. Hybridikorttimalli antaa talousosastoille mahdollisuuden yhdistää nykyiset pankkisopimukset moderneihin virtuaalisiin ja fyysisiin kortteihin, kuten AcuCardiin, kun taas ratkaisut kuten AcuPay korvaavat yksityiset kuluerät välittömästi. Jatkuva digitaalinen rekisteröinti luo katkeamattoman tarkastusjäljen, joka on suoraan yhteydessä ERP-järjestelmääsi.
Tunnistat ehkä kaavan kuukauden lopussa: talousosasto jahtaa esihenkilöitä puuttuvien paperikuittien vuoksi, kun taas korttitiliotteet odottavat täsmäytystä erillisissä laskentataulukoissa.
Kun työntekijöiden kuluerät, kilometrikorvaukset ja korttitapahtumat käsitellään toisistaan irrallisissa työkaluissa, hallinnollinen kitka moninkertaistuu. Tämä saattaa näyttää työntekijöiden kurinalaisuusongelmalta. Käytännössä kyse on rakenteellisesta prosessiongelmasta.
Kulujen hallinta manuaalisten laskentataulukoiden avulla ei ainoastaan kuluta arvokkaita tunteja kirjanpito-osastolla. Se myös hidastaa kulujen näkyvyyttä ja lisää dokumentaatioaukkojen riskiä tilintarkastajien saapuessa.
Tanskan kirjanpitolaki asettaa tiukat standardit sille, miten tanskalaiset yritykset käsittelevät kulujen dokumentointia ja täsmäytystä. Näiden vaatimusten täyttäminen manuaalisin rutiinein aiheuttaa raskaan operatiivisen paineen controllereille.
Lain pykälien 12 ja 16 mukaan yritysten on säilytettävä kirjanpitoaineistoa, mukaan lukien kuluvouchereita ja kuitteja, digitaalisesti ja turvallisesti viiden vuoden ajan tilikauden päättymisestä.
Laki asettaa myös tarkkoja operatiivisia vaatimuksia, joita manuaaliset prosessit kamppailevat täyttämään:
Kun kuitit kuvataan mobiililaitteilla heti ostohetkellä, vaatimustenmukaisuudesta tulee automaattinen osa päivittäistä työnkulkua sen sijaan, että se olisi jälkikäteinen hallinnollinen taakka.
Talousosastot olettavat usein, että kuluprosessien modernisointi edellyttää olemassa olevien yrityspankkisopimusten irtisanomista. Tämä on virheellinen valinta-asetelma.
Hybridikorttimalli mahdollistaa yrityksille suosimiensa pankkisuhteiden säilyttämisen samalla, kun ne ottavat käyttöön modernia korttiteknologiaa siellä, missä se tuottaa eniten arvoa.
Acubiz tukee molempia vaihtoehtoja samassa alustassa. Talousosastot voivat ylläpitää automatisoituja tapahtumasyötteitä olemassa olevista yrityskorteista, kuten Mastercard, Visa, First Card tai AirPlus, käyttämällä yrityskortin ostoa.
Samalla yritykset voivat myöntää AcuCard, fyysisen ja virtuaalisen Visa-kortin, joka on myönnetty yhteistyössä Pliant Oy:n kanssa, joka on Finanssivalvonnan valvoma sähköisen rahan laitos.
Virtuaalikortit antavat talousosastoille mahdollisuuden asettaa ennalta määritettyjä rajoja tilauksille, markkinointikampanjoille tai IT-projekteille. Fyysiset kortit tarjoavat reaaliaikaisia tapahtumasyötteitä matkustavalle henkilöstölle, mikä kehottaa työntekijöitä kuvaamaan kuitin välittömästi, samalla kun ERP-kirjaussäännöt pysyvät yhtenäisinä.
Omasta pussista maksetut kulut aiheuttavat usein jännitteitä työntekijöiden ja palkanlaskennan välille. Henkilöstö ei pidä siitä, että korvauksen saaminen kestää viikkoja seuraavaan palkanmaksujaksoon asti, kun taas talousosastot kohtaavat hallinnollisia ruuhkahuippuja käsitellessään korvauseriä.
Omasta pussista maksettujen kulujen digitaalinen käsittely älypuhelimen avulla voi lyhentää käsittelyaikaa noin 20 minuutista 2 minuuttiin per korvaushakemus välittömän mobiilikuvauksen ja automatisoitujen hyväksyntäprosessien ansiosta käyttämällä kuluerät.
Maksuviiveiden poistamiseksi kokonaan, AcuPay mahdollistaa talousosastoille hyväksyttyjen korvausvarojen siirtämisen suoraan työntekijän henkilökohtaiselle pankkitilille heti hyväksynnän jälkeen.
Tämä nopea maksu vähentää tarvetta myöntää yrityskortteja satunnaisille käyttäjille, pienentäen tarpeettomia pankkimaksuja ja parantaen samalla työntekijöiden tyytyväisyyttä.
Kulunhallinta toimii parhaiten, kun säännöt ovat läpinäkyviä jo ennen tapahtuman syntymistä. company policies -toimintoon sisäänrakennetut automaattiset tarkistukset merkitsevät käytännön vastaiset kulut automaattisesti, mikä vähentää kiusallisia keskusteluja jälkikäteen.
Kilometrikorvausten rekisteröintien, korttitapahtumien ja käteiskulujen yhdistäminen yhteen käyttöliittymään varmistaa johdonmukaisen kustannuspaikkojen kohdistamisen, ALV-käsittelyn ja projektiulottuvuudet koko organisaatiossa.
Data siirtyy suoraan ERP- tai palkanlaskentajärjestelmääsi, mikä antaa controllereille reaaliaikaisen näkyvyyden kuluihin viivästyneiden kuukauden lopun arvioiden sijaan.
Aloita poistamalla kuittien aiheuttama kitka. Loput vaatimustenmukaisuuden työnkulusta seuraa luonnostaan.
Mitä dokumentaatiota kulunhallinnassa vaaditaan Tanskan kirjanpitolain mukaan?
Tanskan kirjanpitolain pykälien 12 ja 16 mukaan yritysten on säilytettävä kaikki kuludokumentaatio digitaalisesti viiden vuoden ajan. Pykälät 8 ja 9 edellyttävät, että järjestelmän on ylläpidettävä sekä tapahtumajälkeä että valvontajälkeä, mikä tarkoittaa, että tilintarkastajat voivat seurata jokaisen kirjanpitomerkinnän takaisin alkuperäiseen tositteeseen ja varmistaa, kuka sen rekisteröi ja hyväksyi.
Voimmeko säilyttää nykyiset yrityksemme pankkikortit käyttäessämme Acubizia?
Kyllä. Acubiz tukee hybridimallia, jossa voit säilyttää nykyiset yrityksesi luottokortit tarjoajilta, kuten Mastercard, Visa, First Card tai AirPlus, käyttäen automatisoituja pankkisyötteitä. Voit myös täydentää niitä AcuCardin virtuaalisilla ja fyysisillä Visa-korteilla reaaliaikaista hallintaa ja dedikoituja projektirajoja varten.
Miten AcuPay nopeuttaa työntekijöiden kulukorvauksia?
AcuPay siirtää hyväksytyt omakustanteiset kulut suoraan työntekijän henkilökohtaiselle pankkitilille heti, kun kuluraportti on hyväksytty. Työntekijöiden ei tarvitse odottaa kuukausittaista palkanmaksua, mikä poistaa korvausprosessin kitkan ja vähentää tarvetta myöntää yrityskortteja satunnaisille käyttäjille.
Mitkä ovat seuraamukset Tanskan kirjanpitosääntöjen noudattamatta jättämisestä?
Digitaalisen säilytyksen, oikea-aikaisen täsmäytyksen ja dokumentaatiovaatimusten noudattamatta jättäminen Tanskan kirjanpitolain mukaan voi johtaa jopa 1,5 miljoonan Tanskan kruunun sakkoihin pykälän 33 nojalla. Yritysten on myös pystyttävä esittämään dokumentoitu menettely digitaalisten tositteiden säilyttämisestä Tanskan elinkeinoviranomaisen pyynnöstä.
Miten automatisoitu kuluohjelmisto vähentää manuaalisen hallinnon aikaa?
Kun kuitit kuvataan mobiililaitteilla ostohetkellä, OCR-teknologia poimii tapahtumatiedot ja täsmää ne automaattisesti korttitapahtumiin. Tämä lyhentää yhden kuluerän käsittelyajan noin 20 minuutista 2 minuuttiin, mikä poistaa manuaalisen tietojen syötön ja kuukauden lopun kuittien perään juoksemisen.