Globalisoituneessa maailmassa, liikematkaKulut ja työntekijöiden kulut vaikuttavat yhä enemmän yritysten päivittäiseen toimintaan. Lukuisia tapahtumia voi olla vaikea seurata, ja työntekijät saattavat aiheuttaa kohtuutonta kulutusta, jos heidän kulujaan ei valvota ja yrityksen toimintaperiaatteet ei panna täytäntöön.
TL;DRBCD Travelin vuonna 2024 tekemässä kyselyssä, johon osallistui yli 1 200 liikematkustajaa, kävi ilmi, että kaksi kolmasosaa ei aina noudata yrityksensä kulukäytäntöjä, ja Deloitte-tutkimuksen mukaan 55 % matkustuksenhallinnasta vastaavista pitää varauksien sääntöjenmukaisuutta yhtenä tärkeimmistä kustannustenhallintakeinoista. Acubizin Company Policy Manager -työkalu automatisoi käytäntöjen noudattamisen valvonnan kulujen ilmoittamisvaiheessa, mikä poistaa sääntöjen noudattamisessa esiintyvän aukon, joka syntyy, kun käytännöt on kyllä viestitty, mutta niitä ei teknisesti valvota.
BCD Travelin vuonna 2024 tekemä kyselytutkimus matkustussäännöistä, osoittaa, että noin kaksi kolmasosaa yli 1 200 osallistujasta koostuvasta liikematkustajajoukosta rikkoo ajoittain yrityksensä ohjeita.
Lisäksi, Deloitten vuonna 2024 tekemä tutkimus liikematkustajien suuntauksista, jonka mukaan 55 % kyselyyn osallistuneista matkustuksenhallintavastaavista pitää varauskäytäntöjen noudattamista tärkeimpänä kustannustenhallintakeinona.
Määrittelemällä, valvonta ja panemalla yrityksesi toimintaperiaatteet täytäntöön parannat ennen kaikkea tulosta. Taloudellisten etujen lisäksi helpotat työntekijöidesi arkea varmistamalla, että he eivät menetä näköalaa siitä, mikä on oikein ja mikä väärin.
Tehokkaat ja todennettavissa olevat yrityskäytännöt ovat siksi yrityksellesi erittäin tärkeitä, sillä:
Acubiz auttaa sinua ja yritystäsi seuraamaan, noudatetaanko yrityksesi käytäntöjä ja ohjeita.
Yrityksemme Policy Manager -työkalu tarjoaa laajan valikoiman vaihtoehtoja, jotka tekevät prosessista helpon ja hallittavan. Voit muun muassa määrittää ja hallita kulurajoja jokaiselle työntekijälle erikseen, ja näitä rajoja sovelletaan, kun työntekijä arvioi kulujaan – lisäksi voit suorittaa satunnaistettuja tarkastuksia, joilla varmistetaan, että vaadittuja ohjeita noudatetaan.
Jos haluat lisätä läpinäkyvyyttä ja parantaa kokonaiskuvaa työntekijöiden tapahtumien hallinnassa sekä säästää lopulta sekä aikaa että rahaa, voit lukea lisää aiheesta Yrityksen käytäntöjen johtaja täällä.
Ota yhteyttä jos haluat tietää, miten voimme auttaa yritystäsi, tai varata ilmaisen verkkodemonstraation saadaksesi lisätietoja.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuinka suuri osuus liikematkustajista ei noudata yrityksen kulukorvauskäytäntöjä?
BCD Travelin vuonna 2024 tekemässä kyselyssä, johon osallistui yli 1 200 liikematkustajaa, kävi ilmi, että noin kaksi kolmasosaa heistä rikkoo ajoittain yrityksensä matkustussääntöjä. Erillisessä Deloitte-tutkimuksessa vuodelta 2024 todettiin, että 55 % matkustuksenhallinnasta vastaavista pitää varauskäytäntöjen noudattamista yhtenä tärkeimmistä kustannustenhallintakeinoista, mikä vahvistaa, että sääntöjen noudattamatta jättäminen on laajalle levinnyt ja tunnustettu haaste.
Miten Acubizin Company Policy Manager -työkalu valvoo kulukäytäntöjä?
Company Policy Manager -toiminnon avulla taloushallinnon tiimit voivat määrittää sääntöjä suoraan Acubiz-alustalla: työntekijäkohtaiset summarajat, luokkakohtaiset rajoitukset ja pakolliset kentät. Kun työntekijä lähettää kulukorvaushakemuksen, järjestelmä tarkistaa sen automaattisesti näiden sääntöjen perusteella ja merkitsee sääntörikkomukset ennen kuin hakemus etenee hyväksyjälle. Lisävalvontatasoksi voidaan myös määrittää satunnaisia sääntöjen noudattamisen tarkastuksia.
Mitkä ovat taloudelliset edut, joita saadaan, kun yrityksen kulukäytäntöjä noudatetaan tiukemmin?
Käytäntöjen noudattamisen valvominen vähentää luvattomia kuluja, ehkäisee kulupetoksia ja poistaa sääntöjenvastaisia korvaushakemuksia koskevat käsittely- ja peruutuskustannukset. Artikkelissa todetaan, että globalisoituneessa liiketoimintaympäristössä, jossa matka- ja kulumäärät ovat suuria, jo pienetkin parannukset käytäntöjen noudattamisessa parantavat suoraan tulosta ja vähentävät korjaustoimenpiteiden jäljittämisestä aiheutuvia hallinnollisia kustannuksia.
Miten ennakoiva sääntöjen noudattamisen valvonta parantaa työntekijäkokemusta?
Kun käytäntöjä valvotaan automaattisesti tietojen lähetyshetkellä, työntekijöille annetaan reaaliaikainen varoitus, jos he ovat ylittämässä raja-arvoa tai rikkomassa sääntöä. Tämä on parempi vaihtoehto kuin havaita sääntörikkomus vasta jälkikäteen, kun työntekijä on jo käyttänyt rahat ja joutuu selvittämään riita-asiaa. Selkeät, teknisesti valvottavat säännöt vähentävät epävarmuutta ja tekevät sääntöjen noudattamisesta säännönmukaisen käytännön eikä poikkeuksen.