Versio Joulukuu 2021
Tässä prosessorin tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Acubiz-mobiilisovellus ("Acubiz-sovellus") ja Acubiz-verkkokäyttöliittymä ("Acubiz-verkkokäyttöliittymä"), joita tarjoaa yritys Visma Acubiz A/S ("Visma Acubiz" tai "me"; "meidät" ja "meidän" määritelty vastaavasti), keräävät, käyttävät ja jakavat henkilötietojasi sinusta ("Käyttäjä" tai "sinä") käyttäessäsi Acubiz-ohjelmistoa.
Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu on kehitetty käytettäväksi kiinteänä osana Acubiz-kulujenhallintapalvelua ("Acubiz"), jota Visma Acubiz tarjoaa yritysasiakkaille. Tarkoituksena on antaa yrityksille mahdollisuus tarjota työntekijöilleen, hallituksen jäsenille jne. helppo tapa rekisteröidä ja hyväksyä yritystoimintaan liittyviä kuluja, kilometriseurantaa sekä aika- ja poissaoloraportointia Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-webin avulla.
Acubizin kautta kerätyt henkilötiedot sinusta, jotka on kerätty johtuen suhteestasi (tyypillisesti työntekijänä, hallituksen jäsenenä, vapaaehtoisena tai opettajana) johonkin yritysasiakkaaseemme ("Asiakas"), jonka kanssa Visma Acubiz on tehnyt sopimuksen Acubizin käyttöoikeudesta. Kun Asiakas, tyypillisesti Asiakkaan talous-, palkka- tai henkilöstöosastolla työskentelevän Acubiz-ammattilaisen kautta, määrittää sinut Acubizin käyttäjäksi, Asiakas rekisteröi Acubiz-ratkaisuun sinua koskevat henkilötiedot, kuten koko nimen, nimikirjaimet ja työsähköpostiosoitteen, ja kun sinä ja Asiakas myöhemmin käytätte Acubizia (mukaan lukien Acubiz-sovellus ja Acubiz-sovellus), voidaan kerätä ja käsitellä muita henkilötietoja jäljempänä selostetulla tavalla.
Acubiz toimii asiakkaan tietojen käsittelijänä, ja tämän käsittelijän tietosuojaselosteen tarkoituksena on ainoastaan antaa sinulle tiettyjä Acubizia koskevia lisätietoja.
Asiakas on rekisterinpitäjä Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun kautta kerättyjen ja/tai muuten käsiteltyjen henkilötietojesi osalta. Visma Acubiz toimii siis tässä suhteessa vain asiakkaan tietojen käsittelijänä. Tämän vuoksi Visma Acubiz on tehnyt Asiakkaan kanssa tietojenkäsittelysopimuksen varmistaakseen, että keräämme ja käsittelemme henkilötietoja vain Asiakkaan ohjeiden mukaisesti ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tämä henkilötietojen käsittelijän tietosuojaseloste ei muuta Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen ehtoja, vaan sen tarkoituksena on vain antaa sinulle tiettyjä tietoja Acubiz-sovelluksesta ja Acubiz-verkkopalvelusta.
On korostettava, että tämä prosessorin tietosuojaseloste annetaan ainoastaan tiedoksi. Käsittelijän tietosuojaseloste ei ole Visma Acubizin sinulle antama sopimuslupaus. Epäselvyyksien välttämiseksi todettakoon lisäksi, että tämän käsittelijän tietosuojaselosteen olemassaolo ei millään tavoin muuta sitä, että Asiakasta pidetään sovellettavien tietosuojalakien tarkoittamana rekisterinpitäjänä suhteessa Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkon kautta kerättyihin ja/tai muulla tavoin käsiteltyihin henkilötietoihin sinusta. Tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot eivät korvaa tietoja, joita Asiakas voi rekisterinpitäjän velvollisuuksiensa täyttämiseksi antaa tai on jo antanut sinulle henkilötietojen käsittelystä, ja sinun tulisi osoittaa Asiakkaalle kaikki kysymykset siitä, miten sinua koskevia tietoja käsitellään Acubizissa tai Acubiziin liittyen (mukaan lukien Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu).
Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkoa käytetään Acubizin yhteydessä yksittäisten tapahtumien ja kuluraporttien rekisteröintiin ja hyväksymiseen tai hylkäämiseen. Tämän palvelun tarjoamiseksi Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun kautta kerätään erityyppisiä henkilötietoja Käyttäjästä. Kerättävät erityyppiset henkilötiedot voivat, riippuen siitä, miten Asiakas on määrittänyt ja käyttää Acubizia ja miten Käyttäjä käyttää Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkopalvelua, sisältää mm:
Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu käyttävät kirjautumiseen käyttäjän yrityksen sähköpostiosoitetta, yritystunnusta ja salasanaa. Näitä tietoja käytetään Käyttäjän yksilölliseen tunnistamiseen ja tapahtumien jakamiseen.
Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkon tietolomakkeet ovat Expense (Kulut), Invoice (Lasku), Per Diem (Päiväraha), Mileage (Kilometrikorvaus) ja Time (Aika), joita kaikkia kutsutaan tapahtumatyypeiksi. Asiakkaan Visma Acubizin kanssa tekemästä sopimuksesta ja asiakkaan Acubiz-konfiguraatiosta riippuu, mitä näistä tapahtumatyypeistä voi syöttää Acubiziin Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-webin kautta.
Acubiz-sovellukseen ja Acubiz-verkkopalveluun voidaan syöttää transaktiotyypistä ja asiakkaan Acubiz-konfiguraatiosta riippuen yksittäisiä transaktioita koskevia asiaankuuluvia liiketoiminta- ja kirjanpitotietoja (transaktiotiedot), kuten päivämäärä, summa, valuutta, transaktion tarkoitus, alku- ja loppuosoitteet, reitti, osastokoodi tai projektinumero, yksi tai useampi kuitin kuva sekä muita kirjanpitoprosessin kannalta merkityksellisiä ei-herkkiä henkilötietoja. Lisätietoja kustakin tapahtumatyypistä on jäljempänä erillisissä osioissa.
Acubiz käyttää muita kuin laitekohtaisia tietoja, kuten laitetyyppiä, kieliasetuksia ja käyttöjärjestelmää, käyttäjäkokemuksen optimoimiseksi sekä Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun mahdollisten vikojen tai kaatumisten korjaamiseksi.
Arkaluonteisten henkilötietojen syöttäminen Acubiz-sovellukseen ja Acubiz-verkkopalveluun ei ole sallittua: Käyttäjä EI saa syöttää tai antaa syöttää Acubiz-sovellukseen tai Acubiz-verkkopalveluun henkilötietoja, jotka kuuluvat mihinkään seuraavista luokista, koska Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkopalvelua ei ole tarkoitettu tällaisten luokkien henkilötietojen käsittelyyn:
Acubiz-sovelluksella voidaan ottaa valokuvia kuiteista, laskuista ja muista liitteistä (maksuasiakirjoista), joilla on merkitystä yritykseen liittyvien kulujen dokumentoinnissa. Asiakkaan Acubiz-konfiguraatiosta riippuen kirjanpitoon liittyvät tiedot, kuten summa, valuutta, päivämäärä, maa ja kustannustyyppi sekä mahdolliset kommentit voidaan lisätä Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkosovelluksen kautta kulujen rekisteröintiin, ja yhdistetty rekisteröinti valokuvan (valokuvien) (jos lisätty) ja mainittujen tietojen kanssa voidaan sen jälkeen lähettää Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkosovelluksen kautta jatkohyväksyntää ja käsittelyä varten.
Käyttäjän Acubiz-sovelluksen käyttötavasta riippuen käyttäjä saattaa haluta käyttää ja ladata Acubiz-sovelluksen kautta aiemmin otetun valokuvan maksuasiakirjasta. Käyttäjän on tätä varten annettava Acubiz-sovellukselle lupa käyttää käyttäjän mobiililaitteen valokuvakirjastoa. Acubiz tukee seuraavia valokuvakirjastoasetuksia: "Kaikki valokuvat", "Valitut valokuvat" tai "Ei mitään", joiden avulla Acubiz voi käyttää kaikkia kirjaston valokuvia, käyttää vain valittuja valokuvia tai olla käyttämättä valokuvakirjastoa lainkaan.
Käyttäjä antaa Acubiz-sovelluksen kameran käyttöön ja/tai käyttäjän mobiililaitteen valokuvakirjastoon pääsyyn liittyvät luvat, kun hän käyttää ominaisuutta ensimmäistä kertaa. Käyttäjä voi milloin tahansa helposti muuttaa lupa-asetuksia Acubiz-sovelluksessa tai mobiililaitteen järjestelmäasetuksissa.
Acubiz-sovellus ei käytä käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantaominaisuuksia kuluja rekisteröidessään.
Tapahtumatyypin Kilometrikorvaus (jos se on osa asiakkaan Acubiz-konfiguraatiota) osalta Acubiz-sovellusta tai Acubiz-verkkopalvelua voidaan käyttää yritystoimintaan liittyvien kilometrikorvausten rekisteröintiin ja advanced -sääntö- ja hinnoittelumatriisin avulla asiakkaan kilometrikorvaussaatavien laskemiseen. Näin ollen matkan rekisteröinti, mukaan lukien kuljettu matka, matkan tarkoitus sekä lähtö- ja määränpääosoitteet, voidaan syöttää Acubiz-sovellukseen tai Acubiz-verkkopalveluun ja toimittaa Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta hyväksyttäväksi ja käsiteltäväksi.
Käyttäjä voi syöttää lähtö- ja kohdeosoitteensa manuaalisesti. Vaihtoehtoisesti Käyttäjä voi antaa Acubiz-sovelluksen käyttää Acubiz-sovelluksen sijainninseurantaominaisuutta Käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantaominaisuutta todellisen kuljetun reitin seuraamiseen, jotta Acubiz-sovellusta olisi helpompi käyttää ja jotta lähtö- ja määränpään välinen etäisyys voitaisiin laskea tarkemmin. Kun sijainninseurantaominaisuutta käytetään, sijaintitiedot tallennetaan Acubiz-asiakkaiden ratkaisuun, jotta kuljettu reitti voidaan piirtää kartalle kilometrikulujen dokumentaatioksi.
Käyttäjä antaa luvan Acubiz-sovelluksen käyttämiseen Käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantaominaisuudella, kun hän käyttää ominaisuutta ensimmäistä kertaa. Käyttäjä voi milloin tahansa helposti muuttaa lupa-asetuksia Acubizissa tai mobiililaitteen järjestelmäasetuksista.
Jos käyttäjä ei halua Acubiz-sovelluksen käyttävän mobiililaitteen sijaintipalvelua, on valittava asetus "Äläsalli".
Muussa tapauksessa Käyttäjä voi valita sijaintipalvelunSalli sovellusta käytettäessä-asetuksen. GPS-seurantaa käytetään tällöin nykyisen sijainnin näyttämiseen, reitin kartoittamiseen ja kuljetun matkan laskemiseen. Lisäksi sijainninseurannan taustakäyttö varmistaa, että käyttäjä voi käyttää mobiililaitetta muihin laillisiin tarkoituksiin ajon aikana.
Acubiz-sovellus ei seuraa käyttäjän sijaintia (vaikka asetus "Aina" olisi valittu), ennen kuin hän aloittaa reitin seuraamisen. Sijainnin seuranta lopetetaan, kun käyttäjä lopettaa reitin seuraamisen.
Tapahtumatyypin Aika (jos se on osa asiakkaan Acubiz-konfiguraatiota) osalta Acubiz-sovellusta tai Acubiz-verkkopalvelua käytetään pääasiassa projektikohtaisen ajankäytön sekä poissaolojen ja vakioajan rekisteröintiin viikkotyöaikaan verrattuna. Asiakas on tarvittaessa määrittänyt Käyttäjän liiketoimintatarkoitusta varten asianmukaiset palkkalajit ja pakolliset kommentit.
Käyttäjä voi rekisteröidä asiaankuuluvat tiedot (jotka riippuvat siitä, miten asiakas on määrittänyt Acubizin ja joihin voi sisältyä esimerkiksi tilin, tyypin, mittojen ja päivämäärän määrittely) Acubiz-sovelluksessa tai Acubiz-verkkopalvelussa, ja aikarekisteröinnit voidaan myöhemmin lähettää Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta jatkohyväksyntää ja käsittelyä varten.
Acubiz-sovellus ei käytä käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantaominaisuuksia ilmoittaessaan ajasta ja poissaolosta.
Osa Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun keräämistä henkilötiedoista haetaan Acubizista, esim. konfigurointitiedot, jotka Asiakas antoi määritellessään sinut Acubizin käyttäjäksi, tiedot, jotka olet aiemmin syöttänyt Acubiziin (mukaan lukien Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta), ja joissakin tapauksissa asiakkaan käyttämien luottokorttiyhtiöiden tapahtumatiedot. Muut sinua koskevat henkilötiedot kerätään sinulta (mukaan lukien mobiililaitteesi) Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkon käytön yhteydessä.
Epäselvyyksien välttämiseksi todettakoon, että Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkon kautta kerätyt henkilötiedot ovat Asiakkaan (rekisterinpitäjän) käytettävissä. (Vastaavasti ne voivat tulla kaikkien muiden käyttäjien, henkilöiden tai kolmansien osapuolten saataville, joille Asiakas päättää antaa pääsyn kyseisiin tietoihin (joko Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkon kautta tai muulla tavoin).).
Lisäksi voimme asiakkaan kanssa tekemämme tietojenkäsittelysopimuksen sallimissa rajoissa jakaa henkilötietoja alihankkijoille, joita käytämme Acubiz-palvelun tarjoamisessa asiakkaalle.
Edellä mainittuja tapauksia lukuun ottamatta emme jaa henkilötietoja kolmansien osapuolien kanssa ilman ennakkolupaa, paitsi jos laki niin vaatii.
Acubiz käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaakseen henkilötietojen käsittelyssä Tanskan lain, yleisen tietosuoja-asetuksen sekä asiakkaan ja Acubizin välisen sopimuksen mukaisen turvallisuustason.
Aika, jonka säilytämme henkilötietoja, määräytyy rekisterinpitäjän (eli asiakkaan) kanssa tekemämme sopimuksen mukaisesti.
Tietyissä olosuhteissa paikallinen tietosuojalainsäädäntö (kuten yleinen tietosuoja-asetus) voi antaa sinulle tiettyjä oikeuksia rekisterinpitäjään (eli asiakkaaseen) nähden henkilötietojen osalta. Näihin oikeuksiin voi olosuhteista riippuen kuulua yksi tai useampi seuraavista:
Jos Käyttäjällä on kysyttävää tällaisista oikeuksista tai hän haluaa käyttää niitä, Käyttäjän on otettava yhteyttä rekisterinpitäjään eli Asiakkaaseen.
Acubiz voi muuttaa ja päivittää tätä prosessorin tietosuojaselostetta milloin tahansa ja ilman ennakkoilmoitusta, myös sovellettavien lakien ja muiden vaatimusten noudattamiseksi. Uusin versio on aina saatavilla täällä: acubiz.com/legal-documents/acubiz-privacy-policy. Sinua kehotetaan tutustumaan tähän selosteeseen säännöllisesti mahdollisten muutosten varalta.