Prosessorin tietosuojailmoitus Acubiz-palvelusta

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Acubiz-mobiilisovellus ("Acubiz-sovellus") ja Acubiz-verkkokäyttöliittymä ("Acubiz-verkkosivusto"), jonka tarjoaa Visma Acubiz A/S -yhtiö ("Visma Acubiz" tai "me"; "me" ja "meidän" määritelty vastaavasti), kerätä, käyttää ja jakaa sinua koskevia henkilötietoja (”Käyttäjä" tai "sinä") Acubiz-ohjelmistoa käytettäessä.

Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu on kehitetty käytettäväksi olennaisena osana Acubiz-kulujenhallintapalvelua ("Acubiz"), jonka Visma Acubiz tarjoaa yritysasiakkaille. Tarkoituksena on tarjota yrityksille mahdollisuus antaa työntekijöilleen, hallituksen jäsenilleen jne. helppo tapa kirjata ja hyväksyä liiketoimintaan liittyviä kuluja, ajokilometrien seurantaa sekä työajan ja poissaolojen raportointia Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun avulla.

Acubizin kautta kerätyt sinua koskevat henkilötiedot, jotka kerätään sen perusteella, että sinulla on suhde (yleensä työntekijänä, hallituksen jäsenenä, vapaaehtoisena tai opettajana) johonkin yritysasiakkaistamme (”Asiakas") jonka kanssa Visma Acubiz on solminut sopimuksen asiakkaan oikeudesta käyttää Acubiz-järjestelmää. Kun asiakas – yleensä asiakkaan talous-, palkanlaskenta- tai henkilöstöosastolla työskentelevän Acubiz-pro-käyttäjän välityksellä – määrittää sinut Acubiz-käyttäjäksi, asiakas tallentaa sinua koskevat henkilötiedot, kuten koko nimen, nimikirjaimet ja työpaikan sähköpostiosoitteen, Acubiz-järjestelmään; ja kun sinä ja asiakas myöhemmin käytätte Acubizia (mukaan lukien Acubiz-sovellus), lisätietoja henkilötiedoistasi saatetaan kerätä ja käsitellä alla tarkemmin selostetulla tavalla.

Acubiz toimii asiakkaan tietojen käsittelijänä, ja tämän tietojen käsittelijän tietosuojaseloste on tarkoitettu ainoastaan antamaan sinulle tiettyjä lisätietoja Acubizista.

Asiakas on rekisterinpitäjä niiden sinua koskevien henkilötietojen osalta, joita kerätään ja/tai käsitellään muulla tavalla Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun kautta. Visma Acubiz toimii tässä yhteydessä siis ainoastaan asiakkaan tietojen käsittelijänä. Tämän vuoksi Visma Acubiz on solminut asiakkaan kanssa tietojenkäsittelysopimuksen varmistaakseen, että keräämme ja käsittelemme henkilötietoja ainoastaan asiakkaan ohjeiden mukaisesti ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Tämä tietojenkäsittelijän tietosuojailmoitus ei muuta asiakkaan kanssa solmittujen sopimusten ehtoja, vaan sen tarkoituksena on yksinkertaisesti antaa sinulle tiettyjä tietoja Acubiz-sovelluksesta ja Acubiz-verkkopalvelusta.

Korostetaan, että tämä tietojen käsittelijän tietosuojailmoitus on tarkoitettu yksinomaan tiedoksi. Tietojen käsittelijän tietosuojailmoitus ei muodosta Visma Acubizin sinulle antamaa sopimusperusteista lupausta. Lisäksi epäselvyyksien välttämiseksi todetaan, että tämän tietojen käsittelijän tietosuojailmoituksen olemassaolo ei millään tavoin muuta sitä, että asiakasta pidetään sovellettavien tietosuojalakien mukaisena rekisterinpitäjänä sinua koskevien henkilötietojen osalta, joita kerätään ja/tai muutoin käsitellään Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkosivuston kautta. Tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot eivät korvaa mitään tietoja, joita asiakas voi rekisterinpitäjänä velvoitteidensa täyttämiseksi antaa tai on jo antanut sinulle henkilötietojen käsittelystä, ja sinun tulee osoittaa asiakkaalle kaikki kysymykset siitä, miten sinua koskevia tietoja käsitellään Acubizissa (mukaan lukien Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu) tai niiden yhteydessä.

Henkilötietojen kerääminen ja käyttö Acubiz-sovelluksessa ja Acubiz-verkkosivustolla

Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkopalvelua käytetään yhdessä Acubizin kanssa yksittäisten tapahtumien ja kuluraporttien kirjaamiseen sekä niiden hyväksymiseen tai hylkäämiseen. Tämän palvelun tarjoamiseksi Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun kautta kerätään erilaisia käyttäjää koskevia henkilötietoja. Kerättävien henkilötietojen tarkka laatu voi riippuen siitä, miten asiakas on määrittänyt ja käyttää Acubizia sekä siitä, miten käyttäjä käyttää Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkopalvelua, sisältää seuraavia tietoja:

• Koko nimi
• Työsähköposti
• Yritystunnus
• Alkukirjaimet
• Henkilöstönumero
• Matkapuhelinnumero
• Määritystiedot (käyttäjätunnus, salasana/tunnuskoodi, käyttöliittymän kielivalinta, hyväksymisraja, esimiehen tai esimiesten nimet, suhde yrityksen organisaatiorakenteeseen, kuten osastokoodi tai kustannuspaikka jne.)
• Maksukortin tiedot
• Tapahtumatiedot (katso alla)
• Auton rekisterinumero
• Yksityinen osoite
• Pankkitiedot (BIC/Swift, IBAN)

Acubiz-sovellus ja Acubiz-verkkopalvelu käyttävät käyttäjän yrityssähköpostiosoitetta, yritystunnusta ja salasanaa kirjautumiseen. Näitä tietoja käytetään käyttäjän yksilöllisenä tunnisteena sekä tapahtumien kohdentamiseen.

Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun tietolomakkeet ovat ”Kulut”, ”Lasku”, ”Päiväraha”, ”Ajokilometrit” ja ”Aika”, joita kutsutaan tapahtumatyypeiksi. Se, mitä näistä tapahtumatyypeistä voit syöttää Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun kautta Acubiz-järjestelmään, riippuu asiakkaan ja Visma Acubizin välisestä sopimuksesta sekä asiakkaan Acubiz-järjestelmän asetuksista.

Tapahtumatyypistä ja asiakkaan Acubiz-asetuksista riippuen Acubiz-sovellukseen ja Acubiz-verkkopalveluun voidaan syöttää yksittäisiä tapahtumia koskevia liiketoiminta- ja kirjanpitotietoja (tapahtumatiedot), kuten päivämäärä, summa, valuutta, tapahtuman tarkoitus, lähtö- ja pääteosoitteet, reitti, osastokoodi tai projektinumero, yksi tai useampi kuitti-kuva sekä muita kirjanpitoprosessin kannalta merkityksellisiä, ei-arkaluonteisia henkilötietoja. Katso alla olevista erillisistä osioista lisätietoja kustakin tapahtumatyypistä.

Acubiz käyttää yleisiä laitetietoja, kuten laitteen tyyppiä, kieliasetuksia ja käyttöjärjestelmää, käyttökokemuksen optimoimiseksi sekä Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkosivuston virheiden tai kaatumisten vianmääritykseen.

Herkkien henkilötietojen syöttäminen Acubiz-sovellukseen ja Acubiz-verkkopalveluun ei ole sallittua: Käyttäjä EI SAA syöttää tai järjestää syötettäväksi Acubiz-sovellukseen tai Acubiz-verkkopalveluun henkilötietoja, jotka kuuluvat mihinkään seuraavista luokista, sillä Acubiz-sovellusta ja Acubiz-verkkopalvelua ei ole tarkoitettu tällaisten luokkien henkilötietojen käsittelyyn:

• Herkät henkilötiedot (GDPR:n 9 artiklan piiriin kuuluvat henkilötiedot), eli henkilötiedot, joista ilmenee rodullinen tai etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonnolliset tai filosofiset vakaumukset tai ammattiliiton jäsenyys, geneettiset tiedot, luonnollisen henkilön yksilölliseen tunnistamiseen tarkoitetut biometriset tiedot, terveyttä koskevat tiedot tai luonnollisen henkilön sukupuolielämää tai seksuaalista suuntautumista koskevat tiedot;
• rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvät henkilötiedot (GDPR:n 10 artiklan soveltamisalaan kuuluvat henkilötiedot); tai
• Tiedot CPR-numeroista (tai muista yleisesti käytössä olevista kansallisista tunnistenumeroista tai tunnisteista, joiden käsittelyyn sovelletaan jäsenvaltion lainsäädännön mukaisia erityisehtoja; ks. GDPR:n 87 artikla).

Kauppatyypit ”Kulu” ja ”Lasku”:

Acubiz-sovelluksella voi ottaa valokuvia kuiteista, laskuista ja muista liitteistä (maksuasiakirjoista), jotka ovat merkityksellisiä liiketoimintaan liittyvän kulun todentamiseksi. Asiakkaan Acubiz-asetuksista riippuen kirjanpitoon liittyvät tiedot, kuten summa, valuutta, päivämäärä, maa ja kulutyyppi sekä mahdolliset kommentit, voidaan lisätä kulukirjaukseen Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkosovelluksen kautta, ja valokuvien (jos niitä on lisätty) ja mainittujen tietojen sisältävä yhdistetty kirjaus voidaan tämän jälkeen lähettää Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkosovelluksen kautta jatkokäsittelyä ja hyväksyntää varten.

Käyttäjän Acubiz-sovelluksen käyttötottumuksista riippuen käyttäjä saattaa haluta avata ja ladata Acubiz-sovelluksen kautta aiemmin ottamansa kuvan maksudokumentista. Tätä varten käyttäjän on annettava Acubiz-sovellukselle käyttöoikeus käyttäjän mobiililaitteen valokuvakirjastoon. Acubiz tukee seuraavia valokuvakirjastoasetuksia: ”Kaikki valokuvat”, ”Valitut valokuvat” tai ”Ei mitään”; näiden asetusten avulla Acubiz voi käyttää kaikkia kirjaston valokuvia, vain valittuja valokuvia tai ei lainkaan valokuvakirjastoa.

Käyttäjä myöntää Acubiz-sovellukselle luvan käyttää kameraa ja/tai käyttää käyttäjän mobiililaitteen valokuvakirjastoa, kun hän ottaa kyseisen toiminnon ensimmäisen kerran käyttöön. Käyttäjä voi milloin tahansa helposti muuttaa käyttöoikeusasetuksia Acubiz-sovelluksessa tai mobiililaitteen järjestelmäasetuksissa.

Acubiz-sovellus ei käytä käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantaominaisuuksia kuluja kirjatessa.

Tapahtumatyyppi ”Mileage”:

Tapahtumatyypin ”Ajoetäisyys” osalta (jos se sisältyy asiakkaan Acubiz-asetuksiin) Acubiz-sovellusta tai Acubiz-verkkopalvelua voidaan käyttää liiketoimintaan liittyvien ajoetäisyyksien kirjaamiseen sekä asiakkaan ajoetäisyyskorvausten laskemiseen advanced ja korvausasteikkojen avulla. Näin ollen matkan tiedot, mukaan lukien ajettu matka, matkan tarkoitus sekä lähtö- ja määränpääosoitteet, voidaan syöttää Acubiz-sovellukseen tai Acubiz-verkkopalveluun ja lähettää Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta jatkokäsittelyä ja hyväksyntää varten.

Käyttäjä voi syöttää lähtö- ja määränpääosoitteet manuaalisesti. Vaihtoehtoisesti, jotta Acubiz-sovelluksen käyttö olisi helpompaa ja lähtö- ja määränpään välisen etäisyyden laskeminen tarkempaa, käyttäjä voi antaa Acubiz-sovelluksen käyttää käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantatoimintoa todellisen reitin seuraamiseksi. Kun sijainninseurantatoimintoa käytetään, sijaintitiedot tallennetaan asiakkaan Acubiz-ratkaisuun, jotta kuljettu reitti voidaan piirtää kartalle ajokilometrien kulujen dokumentointia varten.

Käyttäjä myöntää Acubiz-sovellukselle luvan käyttää käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantatoimintoa, kun hän ottaa toiminnon ensimmäisen kerran käyttöön. Käyttäjä voi milloin tahansa helposti muuttaa käyttöoikeusasetuksia Acubiz-sovelluksessa tai mobiililaitteen järjestelmäasetuksissa.

Jos käyttäjä ei halua, että Acubiz-sovellus käyttää mobiililaitteen sijaintipalvelua, on valittava asetus ”Älä salli”.

Muussa tapauksessa käyttäjä voi valita sijaintipalvelun asetuksesta vaihtoehdon ”Salli sovelluksen käytön aikana”. Tällöin GPS-seurantaa käytetään nykyisen sijainnin näyttämiseen, reitin kartoittamiseen ja kuljetun matkan laskemiseen. Lisäksi sijainnin seurannan taustakäyttö varmistaa, että käyttäjä voi käyttää mobiililaitetta muihin laillisiin tarkoituksiin ajon aikana.

Acubiz-sovellus ei seuraa käyttäjän sijaintia (vaikka asetukseksi olisi valittu ”Aina”), ennen kuin käyttäjä aloittaa reitin seurannan. Sijainnin seuranta lopetetaan, kun käyttäjä lopettaa reitin seurannan.

Tapahtumatyyppi Aika:

Tapahtumatyypin ”Aika” osalta (jos se sisältyy asiakkaan Acubiz-määrityksiin) Acubiz-sovellusta tai Acubiz-verkkopalvelua käytetään pääasiassa projektien aikakäytön sekä poissaolojen ja viikoittaiseen työaikatauluun verrattuna lasketun vakioajan kirjaamiseen. Tarvittaessa asiakas on määrittänyt käyttäjän liiketoimintatarkoituksiin sopivat palkkatyypit ja pakolliset kommentit.

Käyttäjä voi tallentaa tarvittavat tiedot (jotka riippuvat siitä, miten asiakas on määrittänyt Acubiz-järjestelmän, ja jotka voivat sisältää esimerkiksi tilin tiedot, tyypin, mitat ja päivämäärän) Acubiz-sovelluksessa tai Acubiz-verkkopalvelussa, ja aikamerkinnät voidaan sen jälkeen lähettää Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta jatkokäsittelyä ja hyväksyntää varten.

Acubiz-sovellus ei käytä käyttäjän mobiililaitteen sijainninseurantatoimintoja työajan ja poissaolojen kirjaamisessa.

Henkilötietojen lähteet

Osa Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkopalvelun keräämistä sinua koskevista henkilötiedoista haetaan Acubizista, esimerkiksi asiakkaan antamat asetustiedot, kun sinut määritettiin Acubizin käyttäjäksi, tiedot, jotka olet aiemmin syöttänyt Acubiziin (myös Acubiz-sovelluksen tai Acubiz-verkkopalvelun kautta), sekä joissakin tapauksissa asiakkaan käyttämien luottokorttiyhtiöiden tapahtumatiedot. Loput sinua koskevat henkilötiedot kerätään sinulta (mukaan lukien mobiililaitteeltasi) Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkosivuston käytön yhteydessä.

Henkilötietojen jakaminen

Selvyyden vuoksi todetaan, että Acubiz-sovelluksen ja Acubiz-verkkosivuston kautta kerätyt henkilötiedot ovat asiakkaan (rekisterinpitäjän) käytettävissä. (Näin ollen tiedot voivat tulla muiden käyttäjien, henkilöiden tai kolmansien osapuolten saataville, joille asiakas päättää myöntää pääsyn kyseisiin tietoihin (joko Acubiz-sovelluksen, Acubiz-verkkosivuston tai muun kanavan kautta).)

Lisäksi voimme, asiakkaan kanssa tehdyn tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti, luovuttaa henkilötietoja alikäsittelijöille, joita käytämme Acubiz-palvelun tarjoamisessa asiakkaalle.

Edellä mainittuja tapauksia lukuun ottamatta emme jaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille ilman etukäteen antamaasi lupaa, ellei laki sitä vaadi.

Henkilötietojen turvallisuus ja säilyttäminen

Acubiz käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaakseen, että henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan turvallisuustasoa, joka on Tanskan lainsäädännön, GDPR:n sekä asiakkaan ja Acubizin välisen sopimuksen mukainen.

Henkilötietojen säilytysaika määräytyy tietojen rekisterinpitäjän (eli asiakkaan) kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Oikeutesi

Tietyissä olosuhteissa paikalliset tietosuojalait (kuten GDPR) voivat antaa sinulle tiettyjä oikeuksia rekisterinpitäjää (eli asiakasta) kohtaan henkilötietojen osalta. Näihin oikeuksiin voi olosuhteista riippuen kuulua yksi tai useampi seuraavista:

• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisemiseen
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen
• Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä
• Oikeus tietojen siirrettävyyteen
• Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli käyttäjällä on kysyttävää tai hän haluaa käyttää tällaisia oikeuksiaan, hänen tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään, eli asiakkaaseen.

Tämän prosessorin tietosuojailmoituksen päivitykset

Acubiz voi muuttaa ja päivittää tämän tietosuojaselosteen milloin tahansa ilman erillistä ilmoitusta, muun muassa sovellettavien lakien ja muiden vaatimusten noudattamiseksi. Uusin versio on aina saatavilla täällä: acubiz.com/oikeudelliset-asiakirjat/acubiz-tietosuojakäytäntö. Suosittelemme, että tutustut tähän ilmoitukseen säännöllisesti mahdollisten muutosten varalta.

Joulukuu 2021