Tietosuojakäytäntö

Johdanto

Acubizin tietosuojakäytäntö on voimassa silloin, kun toimimme sinua koskevien henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Tietosuojakäytännön tarkoituksena on myös auttaa sinua ymmärtämään, mitä henkilötietoja keräämme, miksi niitä keräämme sekä miten suojelemme, säilytämme, siirrämme ja poistamme niitä.

Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?

Henkilötiedot ovat mitä tahansa tietoja, jotka voidaan jollain tavalla liittää sinuun.

Keräämme ja käsittelemme yleensä seuraavanlaisia yleisiä henkilötietoja:

• Perustiedot, kuten nimi, osoite, käyttäjätunnus, yrityksen nimi, sähköpostiosoite sekä demografiset tiedot.
• Käyttäjä- ja verkkoliikennetiedot, eli yksilöllinen tunniste ja tekniset tiedot tietokoneestasi, tabletistasi tai matkapuhelimestasi, IP-osoitteesi, maantieteellinen sijaintisi sekä tiedot siitä, millä sivuilla vierailet (kiinnostuksen kohteet).
• Taloudelliset tiedot, kuten laskutiedot.
• Sisältö, jonka olet ladannut tai toimittanut Acubizille, kuten kuvat, kommentit, artikkelit tai videot.
• Tilastot, jotka osoittavat, miten verkkosivustojemme käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa kunkin sivun ja sisällön kanssa.
• Työhakemusten yhteydessä annetut tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Kun käytät verkkosivujamme, keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Näin tapahtuu esimerkiksi silloin, kun käytät verkkosivujamme yleisesti, tilaat uutiskirjeemme, osallistut kilpailuihin tai vastaat kyselyihin, käytät muita palveluitamme, lähetät meille ansioluettelosi työhakemuksen yhteydessä tai otat meihin yhteyttä.

Käytämme verkkosivustoillamme cookies muita seurantatyökaluja. Keräämme siis tietoja sinusta sekä silloin, kun käytät verkkosivustojamme, että silloin, kun olet yhteydessä meihin sähköpostitse.

Joissakin tapauksissa keräämme sinua koskevia tietoja myös muista lähteistä. Näitä lähteitä voivat olla esimerkiksi kolmannet osapuolet, markkinointikumppanimme, julkiset lähteet tai sosiaalinen media.

Mihin tarkoitukseen käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Ostaminen ja toimitus:

• Tilausten käsittely ja laskutus.
• Palveluiden tarjoaminen, kuten verkkoseminaarit, raportit, e-kirjat, taustaselvitykset jne.
• Tuotteita ja palveluita koskevien tarjousten toimittaminen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille.
• Käyttäjien luominen palveluihimme.

Support parannukset:

• Tuotteidemme, palveluidemme ja verkkosivustojemme laadun, toimivuuden ja käyttökokemuksen parantaminen ja kehittäminen.
• Tuotteisiimme ja palveluihimme support tarjoaminen.
• Käyttäjäfoorumien ja verkkotukipalvelujen ylläpito käyttäjien kouluttamiseksi ja vuorovaikutuksen mahdollistamiseksi käyttäjien ja Acubizin välillä.

Markkinointi:

• Markkinointisisällön käsittely ja lähettäminen mieltymysten perusteella.
• Kiinnostusprofiilien luominen, jotta voimme mainostaa sinulle sopivia tuotteita ja palveluita, tarjota sinulle räätälöityä markkinointia, parantaa käyttökokemustasi palveluissamme ja verkkosivustoillamme sekä toimittaa tuotteita, joihin asiakkaamme ovat tyytyväisiä.
• Tunnistamme sinut käyttäjänä ja näytämme sinulle mainoksia, jotka todennäköisesti kiinnostavat sinua eniten.
• Pyytämienne palvelujen tarjoaminen, kuten uutiskirjeen lähettäminen tai yhteydenotto pyynnöstänne.
• Tietojen käyttö palveluidemme ja sisältömme optimoimiseksi.
• Sähköpostiosoitteesi käyttö markkinointitarkoituksiin, jos olet antanut suostumuksesi kansallisten markkinointilakien mukaisesti. Jos olet antanut suostumuksesi, sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä markkinointiviestinnästä alla olevassa kohdassa ”Tarkemmat tiedot markkinointiviestinnän kieltämisestä ja cookies käytöstä” kuvatulla tavalla.

Cookies:

• Kunkin käyttäjän käyttökokemuksen optimointi.
• Tuotteidemme, palveluidemme ja verkkosivujemme optimointi.
• Kohdennettu markkinointi.

Työnhaku:

• Työhakemusten käsittely rekrytointiprosessien yhteydessä.
• Lähetettyjen asiakirjojen arviointi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

Acubiz käsittelee henkilötietoja seuraavalla oikeusperustalla:

Sopimuksen täytäntöönpano tai ennen sopimuksen tekemistä toteutetut toimenpiteet, joihin viitataan GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdassa

Osa henkilötiedoista käsitellään sinun pyynnöstäsi toteutettavien toimenpiteiden yhteydessä ennen oikeudellisesti sitovan sopimuksen solmimista kanssasi. Esimerkiksi silloin, kun haet työpaikkaa Acubizilta. Tällöin ansioluettelosi, hakemuksesi ja suosituksesi käsittely on välttämätöntä, jotta Acubiz voi käsitellä hakemukset ennen työsopimuksen solmimista.

Joissakin tapauksissa Acubiz käsittelee henkilötietoja myös GDPR:n 6 artiklan b kohdan mukaisesti, kun saamme tiedusteluja potentiaalisilta asiakkailta ja joudumme tässä yhteydessä käsittelemään tietoja ennen oikeudellisesti sitovan sopimuksen solmimista.

Acubiz käsittelee henkilötietoja myös verkkosivujemme kautta tilattujen palvelujen ostamisen ja toimittamisen yhteydessä.

GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu suostumuksesi

Acubiz voi käsitellä henkilötietojasi myös suostumuksesi perusteella, jos olet antanut suostumuksesi esimerkiksi cookies muiden seurantatyökalujen käytön, uutiskirjeiden tilaamisen tai muiden tiedustelujen yhteydessä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdassa tarkoitettu oikeutettu etu

Acubizilla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietojasi, kun niitä käsitellään turvallisuus-, support kehittämistarkoituksissa tai kun toimit nykyisten asiakkaidemme asiakaskontaktina tai liidinä, myös support yhteydessä.

Kun olet vuorovaikutuksessa Acubizin kanssa, esimerkiksi vierailemalla Acubizin verkkosivuilla, lataamalla raportteja, e-kirjoja tai taustaselvityksiä, osallistumalla verkkoseminaareihin tai käyttämällä Acubizin palveluita, Acubiz käsittelee henkilötietojasi perustuen oikeutettuun etuumme.

Acubiz käyttää henkilötietojasi toimittaakseen sinulle kohdennettua sisältöä suoramarkkinoinnin kautta sosiaalisen median alustoilla, sähköpostitse, verkkosivustoilla tai Acubiz-palvelun kautta mieltymystesi perusteella. Tämä tapahtuu esimerkiksi cookies kaltaisten tekniikoiden avulla cookies sitä kutsutaan profiloinniksi. Acubiz voi myös yhdistää nämä tiedot mahdollisiin olemassa oleviin asiakassuhteisiin, joita Acubizilla saattaa olla yrityksesi kanssa.

Tässä yhteydessä oikeutettu etu on tarjota sinulle tarkkaa sisältöä, rekisteröidä osallistujia, harjoittaa markkinointia sekä käsitellä pyyntöjäsi.

Miten henkilötietojasi jaetaan ja missä laajuudessa käytämme alihankkijoita?

cookies avulla kerätyt tiedot, jotka koskevat verkkosivustojemme käyttöäsi, näkemäsi mainokset ja mahdollisesti klikkaamasi mainokset, maantieteellinen sijaintisi, demografinen luokittelu jne., voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille siltä osin kuin nämä tiedot ovat tiedossa.

Voit tarkistaa, mitkä kolmannet osapuolet kuuluvat evästeselosteemme piiriin, ja tiedot ilmoitetaan vain, jos olet antanut suostumuksesi cookies käyttöön.

Lisäksi käytämme useita kolmansia osapuolia tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn. Nämä käsittelevät tietoja yksinomaan puolestamme eivätkä saa käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa.

Henkilötietojen, kuten nimen ja sähköpostiosoitteen, luovuttaminen tapahtuu vain, jos annat siihen suostumuksesi. Kun Acubiz käyttää alihankkijoita, se varmistaa, että alihankkijoiden kanssa tehdään tarvittavat sopimukset henkilötietojesi oikeuksien turvaamiseksi ja asiakkaillemme kohdistuvien velvoitteidemme täyttämiseksi.

Voit milloin tahansa pyytää Acubizilta tarkemman katsauksen alihankkijoistamme ja mahdollisista tietojen siirron kohteista ottamalla meihin yhteyttä (katso yhteystiedot tämän tietosuojakäytännön viimeisestä osiosta).

Kuinka kauan säilytämme tietojasi?

Tietoja säilytetään vain lain salliman ajan ja niin kauan kuin on tarpeen sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi, ja poistamme ne, kun niitä ei enää tarvita. Säilytysaika riippuu tietojen luonteesta ja säilyttämisen syystä. Siksi henkilötietojasi saatetaan käsitellä eri säilytyskäytäntöjen mukaisesti tietotyypin ja keräämisen tarkoituksen perusteella. Olemme laatineet sisäiset ohjeet kaikkien henkilötietoryhmien säilyttämistä varten. Nämä ohjeet on laadittu sovellettavan lainsäädännön mukaisiin velvoitteisiimme nähden, mukaan lukien dokumentointi- ja tarkastusvaatimukset.

Jos haluat lisätietoja tietojen poistamisesta, ota yhteyttä Acubiziin (yhteystiedot löytyvät viimeisestä osiosta).

AcuBot

AcuBot on Visma Acubizin kehittämä chatbot, joka hyödyntää generatiivista tekoälyä vastatessaan käyttäjien Acubizia koskeviin kysymyksiin. AcuBot on tarkoitettu ainoastaan Acubizin tuotteita ja palveluita koskeviin yleisiin kysymyksiin, minkä vuoksi käyttäjien ei tule syöttää chattiin yleisiä tai arkaluonteisia henkilötietoja.

Visma Acubiz on kouluttanut ja testannut AcuBot-botin, ja se tuottaa vastauksia Acubizin verkkosivuston ja Acubizin ohjekeskuksen sisällön perusteella. On kuitenkin syytä korostaa, että AcuBot-botin antamat neuvot ja ohjeet ovat tarkoitettuja ainoastaan tiedoksi. Ne eivät korvaa ammattimaista neuvontaa, ja käyttäjiä kehotetaan hakemaan asianmukaista neuvontaa tarvittaessa.

Mikäli AcuBot ei pysty antamaan käyttäjän kysymykseen hyödyllistä vastausta, käyttäjällä on mahdollisuus luoda tukipyyntö Support. Kun tukipyyntö luodaan AcuBotin kautta, käyttäjän nimi, sähköpostiosoite ja kyselyn kuvaus tallennetaan support .

Visma Acubiz pidättää oikeuden olla sitoutumatta AcuBotin tuottamiin tietoihin.

Turvallisuus

Olemme toteuttaneet teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä estääksemme sen, että tietosi poistettaisiin vahingossa tai laittomasti, julkaistaisiin, katoaisivat, vahingoittuisivat tai päätyisivät sivullisten tietoon, käytettäisiin väärin tai käsiteltäisiin muulla tavalla lainvastaisesti.

Mitkä ovat oikeutesi?

Tietosuojasäännösten mukaisesti sinulla on useita oikeuksia, jotka liittyvät siihen, miten käsittelemme tietojasi. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä.

Voit käyttää seuraavia oikeuksia, jotka liittyvät henkilötietojesi käsittelyyn:

• Pääsy. Sinulla on oikeus pyytää kopio henkilötiedoista, joita käsittelemme sinusta.
• Oikaisu. Sinulla on myös oikeus pyytää sinua koskevien virheellisten henkilötietojen oikaisua. Jos sinulla on tili sivustoillamme tai palveluissamme, tämä voidaan yleensä tehdä kyseisen sivuston tai palvelun asianmukaisissa ”tilisi” tai ”profiilisi” -osioissa.
• Poisto. Voit pyytää sinua koskevien henkilötietojen poistamista.
• Rajoitus. Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä.
• Siirrettävyys. Voit pyytää meitä toimittamaan sinulle tai muille henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
• Kohde. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihin tai suoramarkkinointitarkoituksiin. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka liittyy yleisen edun mukaisten tehtävien hoitamiseen, viranomaisvaltuuksien käyttämiseen tai oikeutettuihin etuihin.

Huomaa, että edellä mainittuihin oikeuksiin voi liittyä tiettyjä poikkeuksia tai rajoituksia, joita saatetaan soveltaa tilanteesi erityispiirteiden mukaan. Tällaisissa tapauksissa annamme sinulle yksityiskohtaista tietoa sovellettavasta poikkeuksesta tai rajoituksesta ja autamme sinua käyttämään oikeuksiasi mahdollisimman laajasti sovellettavien lakien ja määräysten mukaisesti.

Voit ottaa meihin yhteyttä, jos haluat käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi, jos haluat tehdä valituksen tai jos sinulla on muita kysymyksiä tietosuojakäytännöstämme. Ota yhteyttä: infomarketing.acubiz@visma.com.

Jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi käsittelystä, voit myös ottaa yhteyttä Tanskan tietosuojavirastoon. Lisätietoja osoitteessa www.datatilsynet.dk.

Tarkat tiedot markkinointiviestinnän kieltämisestä ja cookies käytöstä

Sinulla on mahdollisuus kieltäytyä Acubizin markkinoinnista ja profiloinnista joko:

• Noudata kyseisessä tiedotteessa annettuja ohjeita.
• Jos sinulla on Acubiz-käyttäjäprofiili, voit muuttaa asetuksia kyseisen muokkausosion alla.
• Ota meihin yhteyttä sähköpostitse: infomarketing.acubiz@visma.com.

Sinulla on myös aina mahdollisuus hyväksyä tai kieltäytyä cookies tietyllä cookies evästebannerimme ja evästeilmoituksemme kautta.

Huomaa, että vaikka kieltäisit markkinointiviestien vastaanottamisen, saatat silti saada Acubizilta hallinnollisia viestejä, kuten tilausvahvistuksia ja viestejä, jotka ovat välttämättömiä tilisi tai tarjottujen palveluiden hallinnoimiseksi.

Tämän tietosuojakäytännön muutokset

Suosittelemme, että tutustut tähän tietosuojakäytäntöön säännöllisesti. Jos teemme muutoksia, jotka vaikuttavat olennaisesti toimintatapoihimme, saatamme ilmoittaa asiasta sinulle myös muilla tavoin. Voimme esimerkiksi lähettää sinulle sähköpostia tai julkaista ilmoituksen verkkosivustollamme tai sosiaalisen median kanavillamme ennen muutosten voimaantuloa.

Tätä tietosuojakäytäntöä tarkistetaan vähintään kerran vuodessa, ja muutokset hyväksyy Acubizin johto sekä tietosuojavalvontaviranomainen ( Data Protection Manager , Rebecca Løssl – Rebecca.lossl@visma.com).

Viimeksi päivitetty: 30.9.2025.

Julkaisija ja yhteystiedot

Verkkosivuston omistaa ja julkaisee:

Visma Acubiz A/S
Gærtorvet 1–5
1799 København V, Tanska
Yrityksen rekisterinumero (CVR): DK20950587
Puhelin: +45 70 214 215
Sähköposti: info.acubiz@visma.com