Vad är bokföring?
Bokföring är per definition att föra räkenskaper. Kort sagt är det registrering av finansiella transaktioner i ett bokföringssystem för att analysera och hantera ett företags finanser.
Det är viktigt att bokföringen görs på rätt sätt, eftersom det finns flera krav och regler som måste följas. Om det inte görs korrekt kan man riskera att få böter från myndigheterna
Du kan digitalisera och automatisera din kostnadshanteringsprocess med Acubiz
Att digitalisera och automatisera processen för hantering av utlägg kan leda till en mer effektiv och korrekt bokföring. Företagskort för anställda kan också vara relevanta i förhållande till din bokföring.
I bokföringen registreras alla utgifter och betalningar som är kopplade till ett företags konton systematiskt, och bokföring är därför centralt för driften av ett företag.
Alla transaktioner måste dokumenteras till myndigheterna, och det är ett krav att ha kvitton för alla transaktioner. Dessutom ska alla transaktioner - dvs. köp och försäljningar - bokföras med uppgifter som datum och belopp.
Dubbel bokföring
Dubbel bokföring, även kallat dubbel bokföring, är en term som täcker den typ av bokföring där varje transaktion registreras två gånger. Det innebär att samma belopp registreras i både debet och kredit.
Detta görs för att upprätthålla balans i räkenskaperna.
Vid användning av denna metod måste lika stora saldon användas på både debet- och kreditsidan för att kontona ska balansera. Debetsaldot och kreditsaldot måste därför visa samma belopp.
Debet och kredit är bokföringstermer som visar vardera sidan av saldot:
- Debitering är när pengar sätts in på ett konto.
- Kredit är när pengar tas ut från ett konto.
Denna balans och resultaträkningen används i företagets årsredovisning.
Även om dubbel bokföring inte är ett lagkrav, använder de flesta företag idag denna typ av bokföring.
Bokföring av moms
En viktig del av dubbel bokföring är bokföring av moms, eftersom det innebär registrering och kontroll av alla transaktioner som är relaterade till momsbetalningar.
Företag måste betala moms till staten när de köper varor. När företaget säljer kan det dra av den tidigare betalda momsen. Det är viktigt att redovisa momsen korrekt eftersom den kan påverka företagets finansiella ställning.
I värsta fall kan det leda till böter eller sanktioner från skattemyndigheterna om momsbokföringen inte sköts korrekt.
Dubbel bokföring är inte ett krav, men...
Som företag kan du välja vilken metod för bokföring du vill ha. Det viktigaste är att du naturligtvis följer bokföringslagen.
Dubbel bokföring är inte ett lagkrav, så du bestämmer själv vilken metod du vill välja. Trots detta är dubbel bokföring faktiskt den metod som de flesta företag använder och föredrar idag.
Ett exempel på dubbel bokföring
Ett företag köper in varor till sitt lager till ett värde av 10 000 DKK. I transaktionen till leverantören debiterar företaget kontot "inköp av varor" med 10.000 DKK och krediterar kontot "leverantörer" med samma belopp.
Som ett resultat av detta registreras transaktionen både som en debetpostering på "inköpskontot" och som en kreditpostering på "leverantörskontot". Detta säkerställer att debet och kredit är i balans.
Ett företag har ofta flera konton och transaktioner som registreras i ett bokföringssystem, men exemplet ovan illustrerar principen om dubbel bokföring.
Vad du behöver vara medveten om:
När en bokförare i ett företag använder dubbel bokföring som metod, måste han eller hon bestämma vilken typ av kontering som ska göras och vilka konton som ska användas. Detta gäller varje gång det sker en transaktion i företaget.
Posttypen för varje kontering är avgörande för om bokföraren ska använda debet eller kredit. Men en kontering skapas varje gång en kreditering eller debitering görs.
Som bokförare är det därför alltid en god idé att hålla ett öga på summan av debet och kredit för att se till att de alltid matchar varandra. Om debet- och kreditsaldot stämmer överens är allt som det ska vara
Fördelar med dubbel bokföring:
Det finns flera fördelar med dubbel bokföring som kan förklara varför de flesta företag använder den. De flesta fördelarna kommer av att varje transaktion registreras som en debet- och kreditpost.
Här följer en kort översikt över fördelarna:
- Ger dig en korrekt bild av företagets finansiella ställning
- Skyddar mot fel
- Gör det enklare att granska och upptäcka eventuella fel eller bedrägerier
- Lättare att förstå
- Tillhandahåller bra dokumentation som kan användas som referens i framtiden
Digital bokföring
Eftersom det finns många kvitton och dokument att hålla reda på kan bokföringen lätt bli rörig. För att säkerställa att bokföringen blir korrekt kan du använda dig av digital bokföring. Här får du ett bokföringsprogram som innehåller värdefull information om företagets ekonomi och bokföring.
Dessutom hjälper ett bokföringsprogram dig att hålla reda på alla kvitton som krävs för att dokumentera ditt företags transaktioner. Det kommer också att säkerställa att bokföringen görs med rätt momssats och rätt kostnadskonto, så att du kan vara säker på att balansen upprätthålls.
Bokföringen sparar två till tre dagar per månad:
Genom att optimera processen för kostnader och utbetalningar har Alm. Brand upplevt att deras bokförare sparar två till tre dagar per månad. De använder Acubiz, där processen nu är enkel och bekväm för anställda, godkännare och ekonomiavdelningen.
Vill du veta mer?
Om du vill ha mer kunskap om kostnadshantering kan du läsa om hur Alm. Brand använder Acubiz för att optimera sina utläggsprocesser. Eller varför din bokföringspraxis är viktig.
Vi på Acubiz kan hjälpa dig med digitaliseringen av ditt företags utläggshantering och integration med ditt företagskort och ekonomisystem. Läs mer om vad programvaruintegrationer är här, eller läs mer om integrationsalternativen med Acubiz.
Kontakta oss om du vill veta hur vi kan hjälpa ditt företag eller boka en kostnadsfri online-demo för att lära dig mer.