Sedan 2005 är det obligatoriskt för alla offentliga institutioner i Danmark att använda e-fakturor. Om fakturan inte skickas elektroniskt kommer den att avvisas.

När du skickar en faktura till en offentlig myndighet är det ett krav att fakturan innehåller ett EAN-nummer. EAN-numret är den offentliga myndighetens elektroniska identitet och finns registrerat i Nemhandelsregisteret.

Det är dock inte bara den offentliga sektorn som har börjat använda e-fakturor. Du kan även skicka elektroniska fakturor till privata företag om de är registrerade i Nemhandelsregisteret.

De flesta företag använder idag e-fakturor i viss utsträckning. Många företag har helt gått över till e-fakturor, medan andra använder både e-fakturor och traditionella pappersfakturor.

Om ditt företag ännu inte har provat på elektroniska fakturor, behöver du inte oroa dig.

Lyckligtvis är det enkelt att skapa en e-faktura, eftersom det går till på ungefär samma sätt som när man skapar en pappersfaktura.

Den digitala fakturan måste innehålla samma uppgifter som den fysiska versionen. Den innehåller vanligtvis uppgifter som avsändare, mottagare, utfärdandedatum, fakturanummer och momsbelopp. Kom ihåg att ange CVR-numret om det rör sig om ett företag.

Du kan välja att skicka den via e-post eller via ett ekonomisystem.

Många behöver en förklaring av skillnaden mellan en e-faktura och en onlinefaktura. Men de är inte samma sak och skiljer sig åt vad gäller syfte och användning.

En onlinefaktura är en elektronisk faktura som kan betalas online, medan en e-faktura är en elektronisk version av en faktura som kan skickas och tas emot digitalt.

Läs mer om skillnaden nedan.

En onlinefaktura är en faktura som du skickar via internet i PDF-format och är alltså helt enkelt en PDF-version av en vanlig pappersfaktura. Syftet är att ersätta den traditionella fakturan som du känner till i pappersform. Kunderna kan enkelt betala fakturan online med kreditkort eller via banköverföring.

En e-faktura är ett dokument som skapas, undertecknas och skickas elektroniskt. Fakturan kan skickas på andra sätt än i PDF-format, till exempel via elektroniska redovisningssystem och elektroniska kommunikationsverktyg.

En elektronisk faktura skickas digitalt via ett EAN-nummer, GLN-nummer, P-nummer eller CVR-nummer. Numret är unikt, vilket gör faktureringen säkrare.

Om du dessutom skickar din faktura digitalt i format som OIOUBL eller OIOXML skickas den som krypterad data, vilket gör den säkrare mot fakturabedrägerier.

Det går också att skicka fakturor i PDF-format som en onlinefaktura. Om fakturan däremot skickas som en PDF-fil via e-post är den inte krypterad, vilket innebär att risken för bedrägeri är större.

När du tar emot en e-faktura hamnar den direkt i ditt ekonomisystem, som kan bearbeta fakturan och avläsa de krypterade uppgifterna. Ekonomisystemet kan därför bearbeta dina e-fakturor med ett minimalt behov av manuell inmatning. Förutom att det sparar tid innebär den minskade manuella hanteringen oftast färre fel och bättre datakvalitet.