Vad är ett lönesystem?

Ett lönesystem är ett verktyg som hjälper dig och dina anställda att bättre hålla koll på månatliga löneutbetalningar.

För arbetsgivare ger det en översikt över den totala lönekostnaden och individuella lönespecifikationer för anställda. För anställda erbjuds möjligheten att ha ett personligt onlinelönesystem där de kan se alla tidigare lönespecifikationer och detaljer.

Varför välja ett lönesystem?

Med tabeller och ett makro eller två skulle du kunna hantera din lön i ett Excel-ark själv. Det finns dock många fördelar – för dig och dina anställda – med att välja ett lönesystem som kan hantera allt för dig.

Framför allt är risken större för fel om du måste hantera löneutbetalningen i ett Excel-ark, och det finns en större risk att gällande lagstiftning inte följs, vilket naturligtvis är viktigt när det gäller anställdas löner.

Enklare att hantera löneutbetalning

Det finns många beräkningar, rapporter och överföringar att hålla reda på när du måste betala dina anställda.

En fördel med ett onlinebaserat lönesystem är att det gör löneutbetalningen enklare eftersom många processer och beräkningar körs automatiskt. Vanligtvis behöver du bara mata in företagets och de anställdas basinformation, varefter du är redo att göra löneutbetalning.

Om dina anställda får samma lön varje månad kan du också välja system med automatisk löneutbetalning, rapportering och överföring.

Exempel på lönesystem

Flera olika lönesystem är redan väletablerade på marknaden. Några exempel på dessa lönesystem är Dataløn, Lessor och Proløn. Dessa lönesystem har gemensamt att de kan hantera löner och generera digitala lönespecifikationer.

På så sätt behöver du inte längre hålla reda på ett stort antal lönespecifikationer och dokument, utan istället kommer du att ha din lön konsoliderad i ett enda system.

Det finns lönesystem med olika tillvägagångssätt och tjänster. Därför är det en bra idé att undersöka de många systemen på marknaden innan du väljer ett för att säkerställa att du hittar ett som passar dig och ditt företag väl.

Till exempel tillgodoser lönesystem olika typer av företag, där vissa kan användas gratis av företag med upp till tio anställda. Andra hanteras av ett slag prenumerationstjänst, där du som användare måste betala för lönesystemet.

Krav på ditt lönesystem

När du väljer ett lönesystem finns det ofta krav som systemet måste uppfylla. Det bör åtminstone ha följande funktioner:

• Beräkning och utbetalning av löner (för både tjänstemän och timanställda)
• Löner skickade till de anställdas e-Boks
• Rapportering till eIndkomst (automatiskt)
• Rapportering och överföring av AM-bidrag, ATP, A-skatt, semesterersättning och pension (automatiskt)
• Överföring av bidrag till Moderskapsfonden (automatiskt)
• Rapportering av lönstatistik och frånvarostatistik till Danmarks Statistik och Dansk Arbejdsgiverforening
• Dataöverföring till redovisningssystemet (automatiskt)

Dessutom kan du överväga om ditt företag behöver andra funktioner. Till exempel kan följande vara användbara funktioner att ha:

• Automatisk återställning under de månader när du inte behöver betala löner
• Beskattning av personalförmåner såsom sjukförsäkring, produktköp, restaurang etc.
• Möjlighet att ändra lönen om det har varit ett fel i en tidigare löneutbetalning
• Avdelningsskillnad så att en översikt över lönekostnader bildas för varje anställdgrupp

Integration med lönesystem

Integration med ditt företags lönesystem hjälper dig att ladda, registrera och exportera data för löneutbetalningsbehandling. Detta kan vara i samband med återbetalning av utgifter, reseavdragoch tidsregistrering

. Detta sparar dig mycket tid, eftersom du inte behöver mata in löneposterna i redovisningssystemet själv. Detta förhindrar också stavfel ibokföringen

.