Vad är en utgift?

Om du betalar för något från egen ficka som du senare ska få ersättning för, är det en utgift. Det betyder att du förskotterar pengar för den person som kommer att betala utgiften tills du får dina pengar tillbaka.

Detta händer ofta i arbetssituationer, men det kan också vara så att du förskotterar pengar för en vän om de har glömt sin plånbok hemma.

Om en anställd har en utgift i samband med sitt arbete måste den vanligtvis dokumenteras med kvitton och godkännas av arbetsgivaren innan den anställde får ersättning.

Nedan finns fyra typiska exempel på arbetsrelaterade utgifter:

Frukost: Du köper frukost för kontoret på skift och betalar vanligtvis med ditt personliga kreditkort tills din arbetsgivare ersätter dig.

Kontorsförnödenheter: Fler kontorsförnödenheter behövs, så du köper dem och betalar för dem själv tills du får ersättning.

Motion: Din arbetsplats betalar hela eller en del av ditt gymkort, som är inställt på ditt eget konto.

Måltider: Du behöver köpa lunch till ett möte, så du betalar för det ur din egen ficka initialt.

För- och nackdelar med utgifter

En fördel med utgifter är att det ofta kan gå snabbare att skaffa det du behöver för tillfället. Det är därför lättare att betala omedelbar och reglera räkningarna senare. En annan fördel är att det hjälper till att säkerställa tillgängligheten på de varor eller tjänster du vill ha när det är nödvändigt.

En nackdel är att det kan påverka en enskild anställds ekonomi om stora belopp är inblandade. Om en anställd gör flera utgifter varje månad är det inte den bästa lösningen.

Utgifter för anställda eller företagskort?

Idag använder flera företag företagskort. Men det är viktigt att komma ihåg att ett företagskort inte är detsamma som en utgift för anställd.

När en anställd använder ett företagskort är det fortfarande själva företaget som är ansvarigt för betalningen av detta betalningskort – även om den anställde är innehavaren och användaren av det.

Att använda ett företagskort överbelastas inte en anställds personliga ekonomi med olika utgifter. Detta kommer också att resultera i en mer exakt överblick över deras utgifter varje månad.

Ur företagets perspektiv finns det också flera fördelar med att använda ett företagskort, eftersom företaget kan digitalisera och automatisera hela bokföringsprocessen.

Den specifika skillnaden mellan utgifter och ett företagskort

Med en utgift för anställd förskotterar den anställde pengar för att täcka en arbetsrelaterad utgift. Företaget ersätter senare beloppet till den anställde, vilket är varför det ofta finns ett behov av att dokumentera utgiften.

Ett företagskort är ett kreditkort utgivet av ett företag. Kortet kan användas för att betala för arbetsrelaterade utgifter såsom resekostnader eller kontorsförnödenheter. Företaget kan vanligtvis se en överblick över transaktionerna och utgifterna som gjorts med företagskortet.

En utgift kan ofta vara en administrativ börda för företag, medan ett företagskort är mycket lättare att hantera.